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    • Órdenes de compra

    • Fecha de modificación: Vie., 29 Ago., 2025 a las 11:37 A. M.
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    Resumen
     

     

    El módulo Órdenes de compra le permite crear y enviar órdenes de compra a proveedores autorizados, así como solicitar la aprobación de estas órdenes de compra a los administradores, miembros de la junta directiva u otro personal autorizado. 

     

    Nota: Haga clic en las imágenes para agrandarlas.


     

    Tabla de contenidos

     

    Ajustes de órdenes de compra

     

     

    Antes de comenzar a emitir órdenes de compra, tiene que configurar el módulo para establecer las direcciones predeterminadas, opciones de aprobación y preferencias de notificaciones, entre otros.

    Haga clic en Administrar, a la izquierda. Luego seleccione Órdenes de compra. Haga clic en el ícono del engranaje para ingresar a la página de ajustes.

     



    Dirección de envío



    Especifique el tipo de dirección de envío. Luego ingrese la dirección predeterminada a la que se enviarán las órdenes de compra. Puede modificar la dirección cuando cree una orden de compra, si necesita que la envíen a otro lugar.


     

     

    Dirección de facturación



    A continuación, ingrese la dirección de facturación predeterminada. Si es la misma que la dirección de envío, puede marcar el casillero que dice Igual que la dirección de envío. De lo contrario, seleccione el tipo de dirección y complete la información.

     


     

     


    Términos y condiciones especiales

     

    Puede añadir texto adicional en la parte inferior de las órdenes de compra.



     

     

    Contabilidad



    Ingrese la información contable en esta sección, incluidos los prefijos y los códigos de su software contable y la información fiscal. Marque Habilitar línea de impuestos 2 para agregar un segundo impuesto, si fuera necesario.




    Ajustes de aprobaciones y notificaciones

     

    Por último, seleccione cómo se aprobará la orden de compra.

    Si la aprobación no es necesaria, puede seleccionar La aprobación no está habilitada.

    • Se requiere la aprobación para enviar la OC - Con esta configuración, solo puede seleccionar a usuarios de administración y miembros de la junta directiva para que den la aprobación. 
    • Se solicita aprobación antes del pago - Con esta configuración, puede crear varios grupos de aprobación para elevar la solicitud. 

    Grupos de ejemplo:

    Junta = $0 a $5000

    Gerente regional = $5000 a $100000


    Haga clic en Configurar a la derecha de "Se requiere la aprobación para enviar la OC" para seleccionar quién puede dar la aprobación. También puede hacer clic en Configurar a la derecha de "Se solicita aprobación antes del pago" para crear los grupos y límites de aprobación.  Estas listas se basan en los empleados del edificio.
     
      

    Cómo crear órdenes de compra

     

    Para crear una orden de compra, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Órdenes de compra. Haga clic en Crear orden de compra.




    Puede ingresar los detalles, a quién enviarle la factura, y mostrar los términos y condiciones de la orden de compra. Algunos de los detalles se completarán en función de los ajustes establecidos. Haga clic en Siguiente en la parte inferior de la página para continuar.

     

     

     

     

    Luego, podrá completar a quién facturar y el lugar de envío, y seleccionar su proveedor. Los proveedores se gestionan en el Directorio de proveedores, que se encuentra en la pestaña de Mantenimiento. Haga clic en Siguiente para continuar. 

     



    Aquí podrá agregar los artículos a la orden de compra. Complete el código de expensas, el producto o servicio, la descripción (si corresponde), la cantidad y el precio por artículo individual. Haga clic en Agregar artículo para añadir otro artículo a la orden de compra.

     

     

    También puede ingresar el envío. Los impuestos se calcularán automáticamente en función de los ajustes, pero los puede modificar en forma manual, si lo necesita. Haga clic en Crear para terminar de generar la orden de compra.

     

     

    Ahora podrá revisar toda la información que ingresó para la orden de compra. También podrá incluir notas adicionales, si fuera necesario, y generar archivos PDF de la orden de compra. Si la información es correcta, seleccione Guardar. 

     

     

     

    Cómo solicitar aprobación de órdenes de compra y comunicarse con los proveedores

     

     

    El proceso de aprobación y el flujo de trabajo de la OC dependen de cómo configuró la aprobación.

     

     

    • Si configuró el módulo de modo que requiere aprobación para enviar órdenes de compra a los proveedores (común en propiedades en EE. UU.), consulte el Flujo de trabajo A. 
    • Si lo configuró de modo que requiere aprobación solo para realizar pagos a proveedores, consulte el Flujo de trabajo B. 

     
    Flujo de trabajo de orden de compra A: Se requiere aprobación para enviar la orden de compra

     

     

    Cuando esté listo para enviar la orden de compra para aprobación, haga clic en Enviar para aprobación. Al hacer clic en Enviar para aprobación, la orden de compra se enviará por correo electrónico automáticamente a quien pueda aprobarla según los ajustes que haya configurado. Una vez que la OC se haya enviado, se modificará a "Pendiente de aprobación".

     


     


     

    Una vez que la PO se haya aprobado, se podrá enviar al proveedor. Haga clic en Email para el proveedor para adjuntar automáticamente la OC como un archivo PDF en la página "Redactar email" de BuildingLink, donde puede enviar la OC por correo electrónico al proveedor y a otras personas.

     

     

    Si prefiere entregar la OC personalmente o enviarla por correo postal, puede generar un PDF e imprimirlo. Si elige esta opción, simplemente haga clic en Abrir para indicar que la OC se ha enviado al proveedor, y que está listo para pasar al siguiente paso. 

     

     

    También puede agregar notas al Registro de actividades ubicado a la izquierda de la página. Estas notas aparecerán en el historial de estado de la OC.
     


     


    Después de hacer clic en los botones "Email para el proveedor" o "Abrir", la OC se mostrará como "Abierta". Una vez que se hayan prestado los bienes y servicios y usted haya recibido una factura, podrá actualizar las secciones *opcionales* "Recibido" y "Opciones de contabilidad". Haga clic en OK para pagar cuando esté listo para realizar el pago al proveedor.

     

     

    La OC se mostrará como "OK para pagar". Al hacer clic en Cerrar la orden de compra, se guardará una copia permanente de la orden de compra, y se eliminará la opción de cancelarla. Sin embargo, puede agregar notas al registro de actividades incluso después de que la orden de compra se marque como "Cerrado".

     

     

    Flujo de trabajo de orden de compra B: Se requiere aprobación para realizar pagos a proveedores 

     

     

    Una vez terminado el borrador de la orden de compra, tendrá la opción de enviar la OC directamente al proveedor haciendo clic en Email para el proveedor. Esto adjunta automáticamente la OC como un archivo PDF en la página "Redactar email" de BuildingLink, donde puede enviar la OC por correo electrónico al proveedor y a otras personas.


     

    Si prefiere entregar la OC personalmente o enviarla por correo postal, puede generar un PDF e imprimirlo. Si elige esta opción, simplemente haga clic en Abrir para indicar que la OC se ha enviado al proveedor, y que está listo para pasar al siguiente paso.
     

     

    Luego de hacer clic en los botones Email para el proveedor o Abrir, la orden de compra se mostrará como "Abierta". Una vez que se hayan prestado los bienes y servicios y usted haya recibido una factura, podrá actualizar las secciones *opcionales* "Recibido" y "Opciones de contabilidad". Recuerde hacer clic en Guardar cambios. Luego, haga clic en Enviar para aprobación. 

     


    Después de solicitar la aprobación, la orden de compra se mostrará como "Pendiente de aprobación". Haga clic en el botón Aprobar para autorizar la orden de compra. También puede incluir una nota en la casilla de texto Agregar nota. Haga clic en Guardar para registrar la nota en su OC. Una vez que la orden de compra esté aprobada, haga clic en OK para pagar. 

     


     

    Una vez que la orden de compra esté marcada como "OK para pagar", no podrá editar la información de los artículos, pero sí podrá agregar notas, actualizar la sección Opciones de contabilidad o cancelar la orden de compra. Haga clic en Cerrar orden de compra una vez que haya realizado cualquier modificación final y desee archivar la orden de compra. 

     


    Cómo generar archivos PDF

     

    Puede generar un PDF de las órdenes de compra en cualquier momento, siempre que hayan pasado del estado de "Borrador". Simplemente haga clic en el botón Generar PDF.

     

     

    Cómo editar o cancelar órdenes de compra

     

    • La información de envío y facturación se puede editar hasta que la orden de compra aparezca como "Enviada".

    • Los artículos se pueden editar hasta que la orden de compra esté en estado "OK para pagar".
        
    • Las Opciones de contabilidad se pueden editar hasta que la orden de compra esté en estado "Cerrado".

    • Las órdenes de compra se pueden cancelar en cualquier etapa hasta que estén en estado "Cerrado". 

    Cómo buscar órdenes de compra

     

     

    Puede configurar los siguientes filtros para establecer qué órdenes de compra se muestran en la pantalla de inicio de Órdenes de compra: 

     

    • Buscar el número de orden de compra
    • Buscar el proveedor
    • Buscar el número de factura
    • Buscar la fecha
    • Estado
    • Agrupar
    • Código de expensas