Inventario

Cómo configurar el inventario de su edificio (¡para usuarios del módulo Inventario por primera vez!) 

Para utilizar el módulo Inventario se requiere una breve configuración inicial, pero una vez que tenga todo configurado correctamente, puede ser una sencilla herramienta para administrar el inventario de su edificio. Para configurar el módulo Inventario, siga estos pasos: 

Cómo crear o editar categorías de inventario 

Antes de poder llevar un control de los artículos de inventario, debe crear categorías de inventario. Si es la primera vez que utiliza el módulo Inventario, debe crear al menos una categoría de inventario antes de poder comenzar a agregar artículos. Para crear una nueva categoría de inventario, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Inventario y luego Categorías de inventario - Ver/Editar. A continuación, haga clic en Agregar una nueva categoría, ingrese el nombre de la categoría (por ejemplo, "Iluminación" o "Filtros de A/A") y guárdela. Si solo necesita editar el nombre de una categoría, puede hacer clic en el nombre de la categoría, en lugar del botón Agregar una nueva categoría. 

Cómo agregar o editar artículos de inventario y configurar alertas por correo electrónico 

Diríjase a la pestaña Mantenimiento, seleccione Inventario, luego Artículos de inventario - Ver/Editar y luego haga clic en el botón Crear nuevo artículo. Si bien el formulario puede parecer extenso, los únicos campos que debe llenar obligatoriamente son el nombre del artículo y la categoría correspondiente (es decir, puede crear un artículo llamado "Bombillas de 60 vatios" y colocarlo en la categoría "Bombillas"). Puede optar por incluir una descripción del artículo, información del fabricante, información de compra, etc. Debe establecer la cantidad mínima que desea tener disponible de este artículo; por ejemplo, ¿desea que siempre haya como mínimo 50 bombillas disponibles? También puede seleccionar si desea recibir una notificación cuando la cantidad disponible esté por debajo del mínimo, o en una fecha específica, independientemente de la cantidad de artículos en inventario en ese momento.  

Si necesita editar un artículo de inventario, haga clic en Mantenimiento, Inventario, luego Artículos de inventario - Ver/Editar y utilice el panel de búsqueda para buscar el artículo que desea editar por nombre; puede seleccionar una categoría para refinar su búsqueda. Esto abrirá la información sobre el artículo de inventario en cuestión. Puede realizar cambios directamente en esa página, luego, asegúrese de hacer clic en Guardar. 

Cómo contabilizar una transacción de inventario 

Para contabilizar una adición o deducción en su inventario, diríjase a la pestaña Mantenimiento y seleccione Inventario, luego Contabilizar transacción de inventario. Primero deberá seleccionar qué artículo va a contabilizar; por lo general, esto se hace al momento de una compra, pero también puede ser que esté configurando su inventario por primera vez, en cuyo caso deberá ingresar la cantidad de cada artículo que tiene actualmente en stock. Luego, indique si va a agregar o deducir del inventario y la cantidad correspondiente. El registro de fecha será automáticamente la fecha actual, a menos que retrotraiga manualmente la transacción. También puede incluir una descripción, como dónde compró los artículos o por qué se está deduciendo una gran cantidad de inventario a la vez. Luego de guardar, se lo llevará a la página de artículos de inventario del artículo que acaba de actualizar; allí puede confirmar si la cantidad disponible es correcta y simplemente volver a guardar. 

Cómo deducir artículos del inventario al completar una orden de trabajo 

Si no está seguro de cómo acceder a una solicitud de mantenimiento para agregar un comentario del trabajo realizado o para cambiar el estado de la solicitud, consulte primero cómo ingresar y buscar órdenes de trabajo. 

Al hacer clic en una determinada orden de trabajo, notará en el cuadro superior izquierdo que hay un enlace que dice "Actualizar inventario". Al seleccionar este botón, podrá elegir el artículo que utilizó (puede filtrar por categoría si es necesario) y luego ingresar la cantidad que va a deducir del inventario. De forma predeterminada, la descripción de esta transacción hará referencia al número de solicitud de mantenimiento, pero siempre puede ingresar otros comentarios si es necesario. Al realizar esta transacción, también se le mostrará la cantidad actual disponible y la cantidad mínima establecida para su referencia. Luego de guardar la transacción, volverá a la página de la orden de trabajo; las transacciones de inventario quedarán documentadas en la sección Registro de actividades de la página con fecha y hora. 

Cómo ver reportes de inventario 

Si ingresa a la pestaña Mantenimiento y selecciona Inventario, verá que dispone de dos tipos de reportes: el Reporte de niveles de inventario y el Reporte de transacciones del inventario. 

El Reporte de niveles le permite seleccionar una categoría de inventario a la vez y ver qué cantidad de cada artículo tiene actualmente en stock, cuál es la cantidad mínima establecida para cada artículo y el porcentaje de uso en los últimos 12 meses. También tiene la opción de ver todos los artículos o solo aquellos que están por debajo del mínimo. Este reporte es interactivo y puede hacer clic en cualquier fila para ver la página de artículos de inventario del artículo que seleccione. 

El reporte de transacciones le permite seleccionar un intervalo de fechas y bien todas las categorías y artículos o solo una determinada categoría o artículo. En los resultados de la búsqueda podrá ver el saldo inicial para el período seleccionado, la fecha y cantidad de cada deducción y el saldo final de los artículos seleccionados.