AperçuLe module d’inventaire permet aux gestionnaires et au personnel de maintenance de suivre les niveaux d’utilisation des articles en stock, d’enregistrer les spécifications et les informations d’achat pour ces articles, et même de générer des courriels lorsque des articles doivent être réorganisés. Ce module s’intègre directement au module de maintenance vous permettant de suivre l’utilisation des articles par rapport à des réparations spécifiques.
Si vous utilisez le module d’inventaire pour la première fois, assurez-vous de visiter d’abord La configuration de l’inventaire dans votre immeuble. |
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Configuration de l’inventaire dans votre immeuble (pour les nouveaux utilisateurs de l’inventaire!)
L’utilisation du module d’inventaire nécessite une configuration initiale, mais une fois que vous avez tout configuré correctement, cela peut être un moyen très facile de gérer l’inventaire de votre immeuble. Pour configurer le module Inventaire, procédez comme suit :
Création/modification de catégories d’inventaire
Avant de pouvoir réellement suivre les articles en stock, vous devez créer des catégories d’inventaire. Si vous utilisez le module d’inventaire pour la première fois, vous devez créer au moins une catégorie d’inventaire avant de pouvoir commencer à ajouter vos articles. Afin de créer une nouvelle catégorie d’inventaire, cliquez sur l’onglet Maintenance, sélectionnez Inventaire, puis Catégories d’inventaire - voir/modifier. Vous pouvez ensuite sélectionner Ajouter une nouvelle catégorie, nommer votre catégorie (c’est-à-dire « Éclairage » ou « Filtre de climatisation ») et enregistrer votre catégorie. Si vous devez simplement modifier le nom d’une catégorie existante, vous pouvez cliquer sur le nom de la catégorie, plutôt que sur le bouton Ajouter une nouvelle catégorie.
Ajout/modification d’éléments d’inventaire et définition d’alertes par courriel
Accédez à l’onglet Maintenance, sélectionnez Inventaire, puis Articles/Pièces d’inventaire - voir/modifier, puis cliquez sur le bouton Créer un nouvel élément. Bien que le formulaire puisse sembler impressionant, les seuls champs que vous devez remplir sont le nom de l’article et une catégorie appropriée (c’est-à-dire que vous pouvez créer un élément appelé « Ampoules de 60 watts » et le placer dans la catégorie « Ampoules »). Vous pouvez choisir d’inclure une description de l’article, des informations sur le fabricant, des informations d’achat, etc. Vous devez spécifier la quantité minimale souhaitée en main pour cet article; ne voulez-vous jamais avoir moins de 50 ampoules de rechange sous la main, par exemple? Vous pouvez également choisir d’être averti lorsque votre quantité disponible tombe en dessous du montant souhaité, ou vous pouvez être averti à une date spécifiée, quel que soit le nombre de ces articles dans votre inventaire à ce moment-là.
Si vous devez modifier un article d’inventaire existant, cliquez sur Maintenance, Inventaire, puis sur Articles/Pièces d’inventaire - voir/modifier et utilisez simplement le panneau de recherche pour rechercher l’élément que vous souhaitez modifier par son nom; vous pouvez sélectionner une catégorie appropriée pour vous aider à affiner votre recherche. Cela s’ouvrira sur les informations sur l’article d’inventaire que vous avez recherché. Vous pouvez apporter des modifications directement sur cette page et vous assurer d’appuyer sur Sauvegarder.
Enregistrement d’une transaction d’inventaire
Pour afficher un ajout ou une déduction à votre inventaire, accédez à l’onglet Maintenance et sélectionnez Inventaire, puis Publier une transaction d’inventaire. Vous devrez d’abord sélectionner l’article pour lequel vous publiez une transaction; en règle générale, vous le ferez si vous avez effectué un achat, mais vous pouvez également configurer votre inventaire pour la première fois, auquel cas vous devrez entrer le nombre de chaque article que vous avez actuellement en stock. Vous pouvez ensuite choisir si vous ajoutez ou déduisez de l’inventaire et la quantité que vous ajoutez / déduisez. La date affichée au calendrier sera automatiquement la date d’aujourd’hui, sauf si vous antidatez manuellement votre transaction. Vous pouvez également choisir d’inclure une description, par exemple l’endroit où vous avez acheté ces articles ou la raison pour laquelle vous déduisez un montant important de votre inventaire en même temps. Lorsque vous enregistrez, vous serez amené à la page de l’article d’inventaire pour l’article que vous venez de mettre à jour - vous pouvez confirmer ici que votre quantité disponible est correcte, puis simplement enregistrer.
Déduire des articles de l’inventaire tout en remplissant un bon de travail
Si vous n’êtes pas sûr de la façon d’accéder à une demande de maintenance afin de commenter le travail que vous effectuez ou de modifier l’état de la demande, veuillez d’abord voir comment entrer et rechercher des bons de travail.
Lorsque vous cliquez sur un bon de travail spécifique, vous remarquerez dans la case en haut à gauche qu’il y a un lien « Mettre à jour l’inventaire ». Lorsque vous sélectionnez ce bouton, vous pourrez choisir l’article que vous avez utilisé (vous pouvez filtrer par catégorie si nécessaire), puis vous pourrez saisir la quantité que vous déduisez de votre inventaire. La description de cette transaction fera référence au numéro de demande de maintenance par défaut, mais vous pouvez toujours entrer des commentaires supplémentaires si nécessaire. Lors de l’exécution de cette transaction, vous serez également montré votre quantité actuelle en main et la quantité minimale souhaitée pour référence. Lorsque vous enregistrez votre transaction, vous serez renvoyé à la page de votre bon de travail; vos transactions d’inventaire seront documentées dans la section Journal d’activité de la page et seront estampillées de la date et de l’heure.
Affichage des rapports d’inventaire
Lorsque vous accédez à l’onglet Maintenance et sélectionnez Inventaire, vous verrez que deux types de rapports sont à votre disposition - le rapport de niveaux d’inventaire et le rapport de transaction d’inventaire.
Le rapport des quantités de l'inventaire vous permettra de sélectionner une catégorie d’inventaire à la fois et de voir combien de chaque article vous avez actuellement en main, quelle est la quantité minimale souhaitée pour chaque article et le pourcentage d’utilisation au cours des 12 derniers mois. Vous pouvez également choisir d’afficher tous les articles, ou uniquement les articles pour lesquels vous êtes en dessous de la quantité minimale souhaitée. Ce rapport est interactif et vous pouvez cliquer sur n’importe quelle ligne pour afficher la page Article d’inventaire de l’élément que vous sélectionnez.
Le rapport de transaction d'inventaire vous permet de sélectionner n’importe quelle plage de dates et toutes les catégories / éléments ou simplement une catégorie / un élément spécifique. Lorsque vous effectuez une recherche, vous pouvez voir votre solde de départ pour la période que vous avez choisie, la date et la quantité de chaque déduction, et votre solde de fin pour le ou les articles sélectionnés.
