Rechercher et modifier les demandes de maintenance

Lien vidéo : « Maintenance : Ajout et fermeture de demandes » 

Recherche de demandes de maintenance 

Pour afficher une liste des demandes de maintenance en cours pour votre propriété, cliquez sur l’onglet « Maintenance » et sélectionnez « Rechercher les demandes ».  Vous serez amené à un écran qui affichera toutes les demandes de maintenance en cours pour votre propriété. Si vous souhaitez afficher les demandes qui sont actuellement en attente ou qui ont été fermées, assurez-vous de vérifier les filtres appropriés sous l’option « Statut ». 

En cliquant sur l’onglet « Avancé », vous pouvez également sélectionner une plage de dates spécifique, inclure les demandes d’unités qui ont été désactivées, afficher toutes les notes associées à chaque demande de maintenance ou choisir d’afficher uniquement les tâches récurrentes. 

Modification de l’état d’une demande de maintenance 

Cliquez sur l’onglet « Maintenance » et sélectionnez « Rechercher les demandes ». Ensuite, cliquez sur la demande que vous souhaitez modifier ou mettre à jour.  

Lorsque vous cliquez sur la demande de maintenance que vous souhaitez afficher ou modifier, vous verrez une page comme celle ci-dessous. Pour modifier l’une des informations concernant la demande de maintenance, telles que le numéro d’unité ou le problème de maintenance, cliquez sur le bouton « Modifier » situé dans la première section du côté droit. Pour modifier le fournisseur ou l’employé affecté. Regardez dans la section intitulée « Affectations » et effectuez des mises à jour à partir des menus déroulants. 

Vous pouvez également modifier l’employé assigné, le fournisseur assigné et la catégorie de maintenance pour plus d’une demande à la fois. Pour ce faire, cochez la case à gauche des demandes que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur le bouton « Modifier ».  

Une fenêtre contextuelle apparaîtra et vous pourrez mettre à jour la catégorie, le statut, l’employé affecté et le fournisseur pour toutes ces demandes à la fois. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « mettre à jour » en bas. 

Pour modifier l’état d’une demande de maintenance (ou de plusieurs demandes de maintenance), sélectionnez l’option « Statut » appropriée : 

Choisissez « Fermé » en cliquant dessus pour les demandes complétées.  

Choisissez l’option « En attente » pour les demandes qui ne peuvent pas être complétées en raison de pièces insuffisantes ou d’une autre circonstance atténuante. Cela vous permettra également de sélectionner une date à laquelle la demande de maintenance apparaîtra à nouveau dans votre liste de demandes ouvertes comme un petit rappel qu’elle doit encore être traitée. (Sinon, il peut rester dans le dossier « En attente » indéfiniment!) 

Si vous choisissez l’option « Fermé », selon les paramètres de votre immeuble, le résident peut recevoir un avis par courriel « Statut changé en fermé ». Quels que soient les paramètres de votre immeuble, le changement de statut en « En attente » ne déclenchera pas d’avis par courriel au résident. Cependant, vous pouvez ajouter un commentaire « En attente » à la demande de maintenance qui, selon les paramètres de votre immeuble, sera envoyé par courriel au résident. 

Ajoutez une pièce jointe / photo à une demande de maintenance, faites défiler vers le bas de la demande et recherchez les zones de téléchargement juste en dessous de la section « affectations ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter des images » ou « Ajouter des documents ». Les options de téléchargement de photos et de documents vous inviteront à sélectionner les photos ou les documents souhaités à partir de votre ordinateur (limite de 4 Mo).  

Pour ajouter un commentaire à une demande de maintenance (ou pour ajouter le même commentaire à plusieurs demandes de maintenance via notre fonctionnalité Mettre à jour plusieurs demandes de maintenance), cliquez simplement dans la zone Commentaire et commencez à taper. Si vous préférez, vous pouvez également choisir parmi l’une des réponses de maintenance prédéfinies de votre propriété en sélectionnant la réponse appropriée, puis en cliquant sur Insérer une réponse. Pour ajouter à la liste des réponses prédéfinies qui s’affiche, voir Paramètres des réponses de maintenance prédéfinies. 

Une fois que la réponse prédéfinie apparaît dans le champ Commentaire, vous aurez toujours la possibilité de modifier le texte ou d’ajouter du texte supplémentaire si nécessaire. Si vous souhaitez ajouter un commentaire privé - un commentaire qui ne sera pas affiché au résident - assurez-vous de cocher la case à côté de « Masquer pour le résident ». Tous les commentaires enregistrés apparaîtront dans le journal d’activité pour cette demande de maintenance, et tous les commentaires non privés – selon les paramètres de votre immeuble – peuvent également être envoyés par courriel au résident. 

Pour enregistrer le temps consacré à une demande de maintenance ou pour ajouter des frais à une demande de maintenance, cliquez sur « Ajouter des charges » ou « Ajouter du temps passé ». Ces boutons se trouvent sous la section des commentaires. 

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Ajouter des charges », une zone pour ajouter des frais apparaîtra en dessous. Ajoutez ensuite le montant facturé dans la section « Montant des charges » et choisissez qui est facturé (bâtiment ou résident). Une fois que vous avez rempli ces sections, cliquez sur le bouton vert « Sauvegarder ». Vous verrez les frais ajoutés apparaître dans le journal des activités ci-dessous lorsque vous avez terminé. 

Si vous facturez toutes les heures ou si vous avez besoin de suivre le temps passé sur une demande de maintenance, vous pouvez également « Ajouter du temps passé » à la demande. Pour ajouter cela, cliquez sur le bouton « Temps consacré » et une autre section apparaîtra où vous pourrez ajouter une heure de début et de fin, ou entrer le temps manuellement. Vous pouvez également ajouter qui a effectué le travail si nécessaire. Après avoir ajouté le temps, cliquez sur « Sauvegarder ». 

Impression des demandes de maintenance 

Bien qu’il n’y ait pas vraiment besoin d’imprimer vos demandes de maintenance (vous aurez toujours un enregistrement consultable de chaque demande générée via BuildingLink), certains bâtiments aiment imprimer les demandes de maintenance à remettre à leurs concierges. (Remarque: Un moyen plus efficace d’obtenir vos demandes de maintenance aux conciergesqui n’auront pas accès à l’e-mail ou à un ordinateur est de leur faire utiliser notre application GEO, qui fonctionne à partir d’un iPhone, iPad, iPod Touch ou appareil Android. Cela leur permettra de recevoir les demandes en temps réel, sans avoir besoin de papier ou d’encre!) 

Pour imprimer une demande de maintenance - ou plusieurs - cliquez sur l’onglet « Maintenance » et sélectionnez « Rechercher les demandes ».  Chaque demande de maintenance aura une petite image d’une imprimante à côté d’elle que vous pouvez cliquer pour imprimer une demande de maintenance individuelle. Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Imprimer la liste » pour imprimer la liste complète des demandes ouvertes. 

En cliquant sur une demande de maintenance à imprimer, vous verrez un aperçu de la demande en cours d’impression. Vous pouvez également décider si vous souhaitez ou non inclure des photos, des commentaires et / ou des commentaires privés avec la demande de maintenance imprimée. 

Ensuite, cliquez sur le  bouton  rouge « Imprimer ». 

Impression des factures pour les demandes de maintenance 

Si vous avez ajouté des frais à une demande de maintenance, vous pouvez également imprimer une facture pour le résident. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Rechercher les demandes. Cliquez sur la demande pour laquelle vous souhaitez imprimer une facture. Ensuite, cliquez sur le bouton « Créer une facture ».  

Ensuite, cliquez sur Générer un PDF ou sur Imprimer et générer un PDF. Vous pouvez également utiliser les filtres en haut pour contrôler l’apparence de la facture : vous pouvez choisir d’inclure des commentaires, des frais aux résidents et/ou des frais de l’immeuble. 

Affichage des rapports de facturation et saisie des frais payés 

Pour indiquer que des frais de maintenance ont été payés, cliquez sur l’onglet « Maintenance » et sélectionnez « Rechercher les demandes ». Sélectionnez la demande de maintenance appropriée et cliquez dessus.  

Pour indiquer qu’une charge a été payée, cliquez sur la section « Ajouter des charges » de la demande de maintenance et entrez des frais négatifs pour le montant qui a été payé. Par exemple, s’il y a des frais de 10,00 $ sur la demande et que 10,00 $ ont maintenant été payés, entrez des frais de -10,00 $. Si vous souhaitez indiquer un numéro de chèque ou des informations supplémentaires sur le paiement, vous pouvez utiliser le champ Commentaires à cette fin. Assurez-vous de cliquer sur « Sauvegarder » lorsque vous avez terminé. 

Pour consulter un rapport sur les frais de maintenance impayés et payés pour votre propriété, cliquez sur l’onglet « Maintenance », sélectionnez « Rapports de maintenance », puis sélectionnez « Rapport de paiements rejetés ». Pour plus d’informations, veuillez consulter notre page d’aide Rapports de maintenance.