Inspections

Accès au module Inspections 

Les utilisateurs de maintenance, de réception, de gestion et d'agent directeur peuvent accéder au module Inspection en accédant à l’onglet Maintenance et en cliquant sur Inspections.

Tableau de bord du module Inspections 

En cliquant sur les inspections dans l’onglet Maintenance, vous vous rendrez au  tableau de bord des inspections, où vous pourrez voir les inspections à venir qui auront lieu le jour en cours et les deux prochains jours. Vous pourrez également voir les inspections terminées, planifier les inspections et créer de nouvelles listes de contrôle.  

Création de listes de contrôle 

Pour créer une nouvelle liste de contrôle d’inspection, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle liste de contrôle pour ouvrir un nouveau menu de détails d’inspection.  

Commencez par ajouter un nom pour votre liste de contrôle, tel que « Centre de conditionnement physique » ou « Nettoyage quotidien des zones communes ». Spécifiez l’adresse de courriel de toute personne qui pourrait vouloir être avisée lorsqu’une inspection est terminée à l’aide de cette liste de contrôle. Vous pouvez garder votre liste de contrôle organisée en ajoutant des en-têtes pour les éléments de la liste de contrôle. Une case à cocher et un champ de notes seront automatiquement ajoutés pour chaque élément de liste de contrôle créé, ainsi que la possibilité d’ajouter une photo et d’entrer une demande de maintenance. 

Si vous devez réorganiser les en-têtes ou les éléments de la liste de contrôle, cliquez sur les trois lignes et maintenez-les enfoncées pour faire glisser l’étiquette à l’endroit souhaité. Une fois la liste de contrôle terminée, cliquez sur Sauvegarder. 

Clonage des listes de contrôle 

Créez facilement de nouvelles listes de contrôle avec des éléments similaires en cliquant sur le bouton Copier à côté d’une liste de contrôle existante dans la section Listes de contrôle de l’inspection située sur le tableau de bord des inspections.  

Modification et suppression des listes de contrôle 

Si vous devez modifier ou supprimer une liste de contrôle existante, cliquez sur le bouton Modifier pour cette liste de contrôle sous Listes de contrôle d’inspection pour ouvrir le menu d’édition de la liste de contrôle.   

Vous pouvez modifier n’importe quel composant d’une liste de contrôle existante ainsi qu’ajouter ou supprimer des éléments, des en-têtes ou des adresses courriel. 

Vous pouvez également supprimer des en-têtes et des éléments de liste de contrôle individuellement ou supprimer la liste de contrôle. 

Planification des inspections 

Une fois votre liste de contrôle créée, cliquez sur le bouton Planifier l’inspection sur le tableau de bord des inspections pour ouvrir le menu de planification.  

Spécifiez la liste de contrôle que vous souhaitez utiliser lors de la planification d’une inspection. Précisez si l’inspection aura lieu dans une unité spécifique ou laissez en blanc et spécifiez la zone du bâtiment où l’inspection aura lieu. S’il y a un employé spécifique qui sera responsable de la conduite de l’inspection, vous pouvez attribuer l’inspection à cet employé. Enfin, sélectionnez la date à laquelle l’inspection doit avoir lieu ainsi que la fréquence à laquelle l’inspection doit avoir lieu sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle et cliquez sur Planifier. 

Une confirmation apparaîtra pour confirmer les détails de l’inspection. 

Réalisation d’inspections 

Les inspections sont effectuées à l’aide de l’application  mobile GEO de BuildingLink et ne peuvent pas être effectuées via un ordinateur de bureau. L’icône Inspections ressemble à une loupe. Remarque: en fonction de la configuration de votre bâtiment, il peut y avoir de nombreuses tuiles sur votre écran d’accueil GEO, et vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour trouver l’icône Inspections.  

Lorsque les membres du personnel cliquent sur l’icône Inspections dans l’application, ils verront toutes les inspections actuellement prévues qui leur sont assignées et toutes les inspections qui sont planifiées mais non assignées pour que quiconque puisse les réclamer. Les Inspections à venir peuvent être visualisé en cliquant sur l’onglet Prochainement, tandis que les inspections terminées peuvent être consultées en cliquant sur l’onglet Complété. 

Pour démarrer une inspection, appuyez sur l’inspection dans la liste ou cliquez sur le + pour effectuer une inspection non programmée. 

Pour les inspections planifiées, cliquez sur Débuter l’inspection.  

Lorsque vous effectuez des inspections imprévues, sélectionnez la liste de vérifications à utiliser. Vous pouvez entrer le numéro d’unité et/ou la zone où l’inspection aura lieu avant de cliquer sur Débuter l’inspection. 

Vous pouvez utiliser les cases à cocher pour indiquer si un article a été inspecté et ajouter des notes ou des photos qui peuvent être importantes pour la tenue des dossiers. 

Vous pouvez entrer une demande de maintenance pour tous les éléments nécessitant un suivi. Si une note a été ajoutée, ces informations apparaîtront automatiquement dans la section description de la demande de maintenance générée. Ces demandes apparaîtront dans les demandes de maintenance ouvertes pour que vous ou votre équipe de maintenance puissiez les traiter. 

Une fois que la demande de mise à jour de l’élément de la liste de vérification a été ajoutée, le nombre de demandes associées à cet élément de la liste de vérification s’affichera en ligne sur la liste de vérification. 

Si vous devez suspendre ou annuler une inspection, cliquez sur la flèche de retour en haut à gauche. Vous serez en mesure d'éliminer l’inspection ou d’enregistrer l’inspection afin que vous puissiez la terminer plus tard. 

Présentation d’une inspection 

Une fois l’inspection terminée, cliquez sur Soumettre en haut à droite. Tous les courriels configurés pour être notifiés après avoir terminé votre inspection recevront une notification.  

Voir les inspections soumises 

Les détails de l’inspection soumis se trouvent sur le tableau de bord des inspections et dans GEO.  

Tout bon de travail ajouté à une inspection peut être consulté simplement en cliquant sur Inspection complétée, puis sur la demande dans les détails affichés. 

Téléchargement d’un fichier PDF d’une inspection complétée 

Sur un PC, passez le pointeur de votre souris sur l’inspection terminée et cliquez sur l’option PDF qui apparaît, ou cliquez sur l’icône PDF dans les détails de l’inspection.  

Collecte de signatures 

Si vous avez besoin d’une signature lorsque vous effectuez une inspection pour des éléments tels que les déménagements, vous pouvez configurer un type d’événement appelé « Inspections pour départs » ou « Inspections de déménagement ». Après l’inspection, une signature peut être capturée en cliquant sur l’icône Journal des événements dans l’application GEO. Cliquez sur le bouton + pour enregistrer l’événement.