| Aperçu Le module Tâches récurrentes est destiné à aider le personnel à se rappeler quand effectuer des travaux d'entretien réguliers (c.-à-d. nettoyage des filtres, visites et inspections des immeubles, entretien paysager, etc.). Il permet au responsable et au personnel de maintenance de saisir des tâches de maintenance préventive ou toute autre tâche qui se produit à intervalles réguliers ; une fois saisies, le système génère automatiquement de nouvelles demandes de maintenance pour ces tâches aux intervalles spécifiés. |
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Vous pouvez trouver les tâches récurrentes situées sous l'onglet Maintenance.
Saisie de nouvelles tâches récurrentes
Pour commencer à saisir une tâche récurrente, cliquez sur l'onglet Maintenance, sélectionnez Tâches récurrentes, puis sélectionnez l'option Tâches récurrentes dans le menu.
Ensuite, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle tâche.
La première section Définition de la tâche de la fenêtre suivante est presque identique à l'écran Nouvelle demande lors de la saisie d'une seule demande de maintenance. Si vous n'êtes pas familier avec ce formulaire, vous pouvez consulter la rubrique d'aide pour Saisir une nouvelle demande.
La deuxième section de cette page, Planification de tâche, vous permet de configurer la fréquence d'exécution de votre tâche. Tout d'abord, spécifiez l'intervalle de temps qui correspond au moment où cette tâche doit être effectuée à l'aide du menu déroulant ; vous verrez des options allant d'aussi fréquemment que «chaque jour» à aussi rarement que «Tous les 5 ans».
Si votre tâche doit être effectuée certains jours de la semaine ou certains mois de l'année, sélectionnez l'une de ces options à l'aide des cases à cocher sous le menu déroulant d'intervalle pour sélectionner ces jours ou ces mois.
Si vous choisissez un intervalle comme «chaque jour» ou «Tous les ans», le champ «Date de début» contrôlera le moment où votre tâche est générée.
Vous pouvez sélectionner une date de fin pour votre tâche si vous le souhaitez ou choisir le nombre de tâches à arrêter de générer une fois atteint.
Vous pouvez créer un contournement saisonnier pendant lequel votre tâche ne se produira pas. Cochez la case et entrez vos dates.
Vous pouvez également envoyer des notifications par courriel aux membres du personnel lorsqu'une nouvelle tâche de ce type est générée ou lorsque la tâche est terminée.
Cochez la case de ces notifications, le ou les destinataires seront extraits de la section «Notifications de maintenance» des paramètres généraux de votre immeuble.
Vous pouvez remplacer l'adresse ou les adresses courriel de notification en cochant la deuxième case et en saisissant l'adresse ou les adresses courriel du destinataire dans ce champ.
De plus, des tâches récurrentes peuvent être configurées pour envoyer un courriel à une personne externe, telle qu'un fournisseur, avec un texte d'instruction spécifique inclus.
Lorsque vous avez rempli le formulaire, cliquez sur le bouton Sauvegarder.
Rechercher/modifier des tâches récurrentes
Pour rechercher une tâche récurrente spécifique, cliquez sur l'onglet Maintenance, sélectionnez Tâches récurrentes, puis sélectionnez l'option Tâches récurrentes dans le menu. Utilisez le panneau de recherche pour rechercher une tâche existante créée pour votre immeuble. Vous pouvez rechercher des tâches déjà terminées ou des tâches inactives.
Cliquez sur Recherche avancée pour développer davantage d'options de recherche telles que Unité, Inclure les unités désactivées, Catégorie d'équipement, Articles d'équipement ou Ré. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur Rechercher pour afficher vos résultats à l'écran.
Une fois que vous avez localisé la tâche appropriée, vous pouvez cliquer n'importe où sur cette ligne pour ouvrir la demande et modifier les spécifications.
Commentaires sur les tâches récurrentes ouvertes
Vos tâches de maintenance récurrentes ouvertes apparaîtront dans le module Maintenance sous la section Rechercher des demandes, comme toute autre demande de maintenance saisie par le personnel ou les résidents. Une fois qu'une tâche apparaît sur la page Rechercher des demandes, vous pouvez commenter cette demande de la même manière que vous le feriez pour toute autre demande de maintenance.
Affichage de la prévision/du calendrier des tâches récurrentes
Une fois que vous avez saisi les tâches récurrentes et planifié l'intervalle auquel elles se produisent, vous pouvez afficher une prévision des tâches à venir en accédant à l'onglet Maintenance, en sélectionnant Tâches récurrentes, puis en cliquant sur Prévision des tâches récurrentes.
Sur cette page, vous pouvez entrer n'importe quelle plage de dates et effectuer une recherche pour voir toutes les tâches planifiées pendant cette période. En plus de la plage de dates, vous pouvez également rechercher une ou plusieurs tâches spécifiques relevant d'une catégorie de maintenance spécifique.
Après avoir cliqué sur Rechercher, vos résultats s'afficheront à l'écran et pourront être exportés vers Excel ou au format PDF.