Inspecciones

Cómo acceder al módulo Inspecciones 

Los usuarios de mantenimiento, recepción, administración y directivos pueden acceder al módulo Inspecciones haciendo clic en la pestaña Mantenimiento y luego en Inspecciones. 

Panel de control del módulo Inspecciones 

Luego de hacer clic en Inspecciones en la pestaña Mantenimiento se abrirá el Panel de control de Inspecciones, donde podrá ver las Próximas inspecciones a realizarse en el día en curso y los siguientes dos días.También podrá ver las inspecciones completadas, programar inspecciones y crear nuevas listas de verificación.

Cómo crear listas de verificación 

Para crear una nueva lista de verificación de inspección, haga clic en el botón Crear nueva lista de verificación para abrir un menú de detalles de la inspección.  

Para empezar, ingrese el nombre de la lista de verificación, como "Gimnasio" o "Limpieza diaria de áreas comunes". Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas a las que se debe notificar cuando se completa una inspección con la lista de verificación que está creando. Para mantener la lista de verificación organizada, puede agregar encabezados para los elementos de la lista. Se agregará automáticamente una casilla de verificación y un campo de notas para cada elemento de la lista de verificación que se cree, junto con la opción de agregar una foto e ingresar una solicitud de mantenimiento. 

Si necesita reordenar los encabezados o elementos de la lista de verificación, haga clic y mantenga presionadas las dos líneas para desplazar el ítem al lugar que desee. Una vez terminada la lista de verificación, haga clic en Guardar. 

Cómo clonar listas de verificación 

Puede crear nuevas listas de verificación con elementos similares fácilmente; para ello, haga clic en el botón Clonar junto a una lista de verificación existente en la sección Listas de verificación del Panel de control de inspecciones.  

Cómo editar y eliminar listas de verificación 

Si necesita modificar o eliminar una lista de verificación existente, haga clic en el botón Editar de dicha lista, en la sección Listas de verificación, para abrir el menú de edición. 

Puede editar todos los componentes de una lista de verificación, así como agregar o quitar elementos, encabezados o direcciones de correo electrónico.  

También puede eliminar encabezados y elementos de la lista de verificación de forma individual o eliminar la lista de verificación. 

Cómo programar inspecciones 

Una vez que haya creado una lista de verificación, haga clic en el botón Programar inspección del Panel de control de inspecciones para abrir el menú de programación.  

Elija la lista de verificación que desea utilizar para programar la inspección. Indique si la inspección se realizará en una unidad específica o déjela en blanco y seleccione el área del edificio donde se realizará la inspección. Si un determinado empleado es el responsable de realizar la inspección, puede asignarle la inspección a dicho empleado. Por último, seleccione la fecha y, de ser el caso, la frecuencia en que debe realizarse la inspección sea diaria, semanal, mensual o anual y haga clic en Programar. 

Se abrirá un mensaje para confirmar los detalles de la inspección.  

Cómo realizar inspecciones 

Las inspecciones se realizan utilizando la aplicación móvil GEO de BuildingLink; no se pueden realizar con una computadora de escritorio. El ícono de Inspecciones se asemeja a una lupa. Nota: Dependiendo de los ajustes de su edificio, es posible que haya varios íconos en la pantalla de inicio de la aplicación GEO por lo que deberá desplazarse hacia abajo para encontrar el ícono Inspecciones.  

Al pulsar el ícono de Inspecciones en la aplicación, el miembro del personal podrá ver las inspecciones programadas que se le hayan asignado, así como aquellas que están sin asignar para que cualquier persona las pueda tomar. Puede ver las próximas inspecciones haciendo clic en la pestaña Próximamente, mientras que las inspecciones completadas estarán en la pestaña Finalizada.  

Para iniciar una inspección, pulse la inspección en la lista o haga clic en el signo + para realizar una inspección no programada. 

Para inspecciones programadas, haga clic en Iniciar inspección.  

Si va a realizar una inspección no programada, seleccione la lista de verificación que desea utilizar. Puede ingresar el número de unidad y/o el área donde se realizará la inspección antes de pulsar Iniciar inspección. 

Puede usar las casillas de verificación para indicar si un artículo ha sido inspeccionado y agregar notas o fotos que podrían ser importantes para sus registros.  

Puede ingresar una solicitud de mantenimiento para cualquier elemento que requiera seguimiento. Si agregó una nota, esta información aparecerá automáticamente en la descripción de la solicitud de mantenimiento que se genere. Estas solicitudes aparecerán en el módulo de solicitudes de mantenimiento abiertas para que usted o el equipo de mantenimiento las atiendan.  

Una vez que haya terminado de agregar la solicitud de mantenimiento del elemento a la lista de verificación, el número de solicitudes vinculadas a ese elemento se mostrará en línea en la lista.  

Si necesita suspender o cancelar una inspección, haga clic en la flecha "regresar" en la parte superior izquierda. Podrá descartar la inspección o guardarla para terminarla después.  

Cómo enviar una inspección 

Una vez completada la inspección, haga clic en Enviar en la parte superior derecha. Se enviará una notificación a los correos electrónicos configurados como tal una vez completada la inspección.  

Cómo ver las inspecciones enviadas 

Los detalles de las inspecciones enviadas se pueden encontrar en el Panel de control de inspecciones y en la aplicación GEO.  

Las órdenes de trabajo que se hayan generado en una inspección se pueden ver fácilmente haciendo clic en Inspecciones completadas y luego en los detalles de la solicitud. 

Cómo descargar un archivo PDF de una inspección completada   

En una computadora, coloque el puntero sobre la inspección completada y haga clic en la opción PDF que aparece en pantalla o haga clic en el ícono de PDF en los detalles de la inspección. 

Cómo registrar firmas  

Si requiere una firma al completar una inspección para situaciones como mudanzas, puede configurar un tipo de evento llamado "Inspecciones de mudanzas (entrante)" o "Inspecciones de mudanzas (saliente)". Después de la inspección, se puede capturar una firma haciendo clic en el ícono Registro de eventos en la aplicación GEO. Haga clic en el botón + para registrar el evento.