Catégories d'équipement, articles et rapports

Si vous utilisez le module d'équipement pour la première fois, assurez-vous d'abord de visiter Configuration de l'équipement dans votre immeuble. 

Installation de l'équipement dans votre immeuble (pour les nouveaux utilisateurs d'équipement!) 

L'utilisation du module d'équipement nécessite une configuration initiale, mais une fois que vous avez tout configuré correctement, cela peut être un moyen simple de gérer l'équipement de votre immeuble. Pour configurer le module d'équipement, procédez comme suit : 

1. Créer des catégories d'équipement 

2. Créer des articles d'équipement (inclus dans vos catégories d'équipement) 

Création/modification de catégories d'équipement 

Avant de pouvoir suivre les articles d'équipement, vous devez créer des catégories d'équipement. En d'autres termes, si vous utilisez le module Équipement pour la première fois, vous devez créer au moins une catégorie avant de pouvoir commencer à ajouter vos articles.  

Pour créer une nouvelle catégorie d'équipement, cliquez sur l'onglet Maintenance, sélectionnez Équipement, puis sélectionnez l'onglet du milieu Catégories d'équipement. 

Sélectionnez ensuite Ajouter une nouvelle catégorie. 

Nommez simplement votre catégorie (c.-à-d. « chaudières » ou « unités CVC ») et sauvegardez votre catégorie. 

Modification du nom d'une catégorie existante 

Si vous avez besoin de modifier le nom d'une catégorie existante, vous pouvez cliquer sur le nom de la catégorie plutôt que sur le bouton Ajouter une nouvelle catégorie. Cela vous amènera à un formulaire où vous pourrez mettre à jour le texte dans le champ «Nom de la catégorie». 

Ajout/modification d'éléments d'équipement 
 

Dans l'onglet Maintenance, sélectionnez Articles d'équipement, puis cliquez sur le bouton Créer un nouvel élément dans l'onglet Articles d'équipement. 

Champs obligatoires 

Les seuls champs que vous devez remplir sont le nom de l'équipement, un nom abrégé et une catégorie appropriée. 

Exemple : vous pouvez créer un élément appelé « Ascenseur ouest » et le placer dans la catégorie «Ascenseur». 

Champs facultatifs 

De nombreux autres champs sont disponibles pour la saisie de données. Plus vous fournissez de données sur chaque article d'équipement, plus les rapports d'équipement seront complets.

Joindre des documents et des photos 

Vous pouvez joindre des documents ou des photos à chaque équipement sous Pièces jointes et photos. Les documents tels que les manuels, les reçus et les schémas sont généralement téléchargés sur les éléments d'équipement. Il peut également être prudent de télécharger des photos de l'équipement. 

Modification des éléments d'équipement 

Si vous avez besoin de modifier un élément d'équipement existant, cliquez sur Maintenance, Équipement, puis sur Articles d'équipement, et utilisez le panneau de recherche pour trouver l'élément que vous souhaitez modifier par son nom ; vous pouvez sélectionner une catégorie appropriée pour affiner votre recherche. Cliquez sur Rechercher pour afficher vos résultats à l'écran. 

Une fois vos résultats affichés à l'écran, cliquez sur le bouton Modifier sur la ligne de l'équipement que vous recherchez et modifiez-le. Vous serez renvoyé à la fenêtre Afficher/Modifier l'article d'équipement, où vous pourrez apporter et enregistrer des modifications. 

Lier les équipements aux demandes de maintenance 

Lors de la saisie ou de la modification d'une demande de maintenance, la direction et le personnel de l’immeuble peuvent spécifier à quel équipement la demande se rapporte. 

Rechercher des demandes de maintenance par équipement 

Vous pouvez également rechercher des demandes de maintenance par élément d'équipement pour voir les problèmes de maintenance relatifs à des équipements spécifiques de l’immeuble. Lorsque vous utilisez les demandes de recherche sous l'onglet Maintenance, vous et trouvez le filtre Équipement sous les options de recherche avancées. 

Affichage des rapports d'équipement 

À l'aide du module d'équipement, vous pourrez exécuter trois types de rapports liés à l'équipement. Vous pouvez accéder à deux de ces rapports, le rapport des détails de l'équipement et le rapport de remplacement d'équipement, en accédant à l'onglet Maintenance, en sélectionnant Équipement et en naviguant jusqu'à l'onglet Rapports de l'équipement. 

Le rapport des détails de l'équipement vous permet d'imprimer toutes les informations que vous avez stockées pour vos éléments d'équipement, soit pour tous les articles de toutes les catégories, soit pour tous les articles appartenant à une catégorie de votre choix. D'autres options de détails de rapport sont disponibles pour personnaliser davantage votre rapport. Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur Rechercher ou Récupérer au format Excel pour afficher ou exporter votre rapport. 

Cliquer sur Rechercher affichera le rapport dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre tandis que cliquer sur Récupérer au format Excel déclenchera un téléchargement .xls sur votre appareil ou ordinateur local. 

Le rapport de remplacement d'équipement - Coûts projetés par année 
 

Le rapport calculera pour vous les dates de remplacement de l'équipement et vous indiquera combien vous pouvez vous attendre à ce que vos remplacements d'équipement coûtent au total dans la plage de dates que vous sélectionnez. 

Remarque : Pour utiliser ce rapport, vous devez saisir, lors de l'ajout de chaque élément d'équipement, sa date d'installation, sa durée de vie utile et son coût de remplacement. 

Une fois que vous avez défini vos paramètres de recherche, cliquez sur Rechercher pour afficher le rapport à l'écran où vous pouvez exporter les informations vers Excel. 

Le dernier rapport lié à l'équipement se trouve dans l'onglet Maintenance en sélectionnant Rapports de maintenance, puis en cliquant sur Rapport sommaire - Demandes de service par article d'équipement. Ici, vous pouvez spécifier n'importe quelle plage de dates et d'autres critères. Votre recherche révélera combien de demandes de maintenance ont été liées à chacun de vos équipements au cours de cette période. Ce rapport est utile pour vous aider à déterminer si une pièce d'équipement est défectueuse ou peut avoir besoin d'être remplacée (au moyen d'une fréquence ou d'un nombre accru de demandes de maintenance). 

Gardez à l'esprit que ce rapport est interactif et vous permet de voir une liste des demandes de maintenance correspondant à ce nombre en cliquant sur les chiffres en gras dans les colonnes de droite. Cela vous permettra de voir tous les détails sur les demandes spécifiques répertoriées plutôt que la vue récapitulative.