Vue d'ensemble
Notre fonctionnalité de bons de travail pour les fournisseurs permet aux immeubles dont le répertoire des fournisseurs est activé de créer des bons de travail personnalisés des fournisseurs qui peuvent être envoyés par courriel à des fournisseurs / entrepreneurs externes ou leur remettre directement lorsqu'ils viennent sur place pour effectuer des travaux de l’immeuble / l’unité.
Table des matières
- Génération d'un bon de travail du fournisseur
- Distribution d'un bon de travail du fournisseur
- Modification ou suppression d'un bon de travail du fournisseur
- Enregistrement d'un bon de travail du fournisseur rempli
- Attribution d'une demande de maintenance à un fournisseur par rapport à la génération d'un bon de travail du fournisseur
Génération d'un bon de travail du fournisseur
Pour générer un bon de travail fournisseur pour une demande de maintenance existante, cliquez sur l'onglet Maintenance et sélectionnez Rechercher les demandes. Ensuite, cliquez sur la demande de maintenance pour laquelle vous souhaitez générer un bon de travail fournisseur. Ensuite, sous la section « Affectations », cliquez sur Composer un bon de travail fournisseur. Si vous ne voyez pas cette option, votre répertoire des fournisseurs n'est pas activé ou répertorié. Vous devez ajouter au moins un fournisseur à votre répertoire de fournisseurs afin de générer un bon de travail de fournisseur.
Ensuite, remplissez les détails du travail et les instructions d'accès. Vous pouvez choisir de les copier directement à partir de la demande de maintenance existante en sélectionnant l'option Copier depuis ci-dessus. Une fois copié, vous pouvez également ajouter des détails supplémentaires ou des spécifications techniques supplémentaires pour le fournisseur qui pourraient ne pas avoir été inclus dans la demande de maintenance d'origine (surtout si elle a été soumise par un résident).
Toutes les sections supplémentaires que vous avez choisi d'inclure sur le formulaire (ex. : service et main-d’œuvre, pièces et matériel) s'afficheront en bas pour que le fournisseur les remplisse une fois le travail terminé.
Pour prévisualiser votre bon de travail fournisseur, cliquez sur le bouton Aperçu. Lorsque vous êtes satisfait de votre bon de travail fournisseur, cliquez sur le bouton Créer un PDF. Cela enregistrera automatiquement le bon de travail du fournisseur dans la section Pièces jointes et photos de la demande de maintenance. Cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer un courriel au fournisseur pour enregistrer le bon de travail et être immédiatement dirigé pour composer un courriel.
Distribution d'un bon de travail du fournisseur
Une fois votre bon de travail fournisseur généré, il apparaîtra dans la section « Documents » de votre demande de maintenance. Pour l'imprimer pour votre fournisseur, lors de son arrivée sur place, cliquez simplement sur le document et ouvrez le fichier téléchargé lorsqu'il apparaît. Vous pourrez ensuite imprimer le PDF.
Pour envoyer un bon de travail à un fournisseur par courriel, cliquez sur Courriel fournisseur. Vous allez sélectionner le fournisseur, puis appuyer sur Continuer. Ensuite, cochez le bon de travail que vous souhaitez envoyer par courriel au fournisseur et cliquez à nouveau sur Continuer. Vous serez amené à notre section courriel, avec le champ « À » déjà sélectionné de manière appropriée pour vous et la pièce jointe déjà incluse dans votre courriel. Il suffit d'ajouter un sujet et une note rapide dans le champ « Texte du message » ; puis cliquez sur Envoyer un courriel.
Modification ou suppression d'un bon de travail du fournisseur
Pour modifier ou supprimer un bon de travail du fournisseur qui a déjà été généré, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Rechercher les demandes. Cliquez sur la demande de maintenance pour laquelle votre bon de travail fournisseur a été généré. Le bon de travail du fournisseur sera affiché dans la section Pièces jointes et photos de la demande de maintenance. Pour modifier, il suffit de cliquer sur l'icône. Pour supprimer, cliquez sur l'icône de la corbeille.
Enregistrement d'un bon de travail du fournisseur rempli
Si vous le souhaitez, vous pouvez stocker le bon de travail rempli que le fournisseur vous renvoie dans la section Pièces jointes et photos de la demande de maintenance. Cliquez simplement sur la demande de maintenance en question, accédez à la section Documents, puis cliquez sur Ajouter des documents. Notez que le bon de travail initial du fournisseur sera déjà enregistré dans la demande de maintenance. Pour différencier celui terminé de l'initial, il suffit d'entrer une légende.
Attribution d'une demande de maintenance à un fournisseur par rapport à la génération d'un bon de travail du fournisseur
L'assignation d'une demande de maintenance à un fournisseur spécifique vous permet de garder une trace du fournisseur qui effectuera le travail, et vous donne également la possibilité d'envoyer la demande directement à un contact fournisseur, le cas échéant. Vous enverrez par courriel une copie exacte de la demande de maintenance, sans champs ni informations supplémentaires. La génération d'un bon de travail fournisseur vous permet de remettre un bon de travail plus formalisé pour que votre fournisseur le remplisse sur place, puis de vous revenir. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires au bon de travail et également demander des informations spécifiques au fournisseur.