Paramètres des bons de commande

Paramètres des bons de commande 

Avant de commencer à émettre des commandes fournisseur, vous devrez configurer le module en ajoutant des adresses par défaut, des options d’approbation, des préférences de notification, etc. Pour commencer, cliquez sur l’onglet Paramètres puis sur Bons de commande. 

Commencez par ajouter des adresses de livraison et de facturation par défaut pour les bons de commande émis, les conditions générales et un préfixe de bon de commande. Ceux-ci peuvent tous être changés lors de l’émission d’un bon de commande spécifique. Faîtes défiler jusqu’à la deuxième moitié de la page pour activer jusqu’à deux lignes de taxe, ajouter des codes de dépenses et configurer les paramètres d’approbation. 

Ensuite, déterminez si l’approbation est requise pour envoyer un bon de commande à un fournisseur (commun pour les propriétés américaines) ou si l’approbation n’est pas requise avant d’envoyer un bon de commande à un fournisseur, mais est requise pour envoyer un paiement à un fournisseur (commun pour les propriétés canadiennes).  

Ensuite, sélectionnez les gestionnaires et/ou les membres du conseil d’administration qui devraient être autorisés à approuver les bons de commande. (Toutes les agents directeurs peuvent approuver les bons de commande. Les gestionnaires peuvent créer et modifier des bons de commande, mais doivent figurer sur la liste pour pouvoir les approuver. Les membres du conseil d’administration ne peuvent pas créer ou modifier les bons de commande, mais ils peuvent approuver les bons de commande et ajouter des commentaires s’ils figurent sur la liste du personnel autorisé.) 

Si vous avez choisi d’exiger une approbation avant d’envoyer un bon de commande à un fournisseur, entrez les adresses courriel de la ou des personnes qui doivent être avisées lorsqu’un bon de commande est en attente d’approbation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses courriel en séparant chaque adresse courriel par un point-virgule (;). 

Si vous avez choisi d’exiger une approbation avant d’envoyer le paiement à un fournisseur (commun pour les propriétés canadiennes), l’étape suivante consiste à créer jusqu’à quatre groupes d’utilisateurs autorisés à qui vous pouvez demander l’approbation. Lors du choix d’un groupe spécifique auprès de lequel demander l’approbation, des notifications par courriel seront automatiquement envoyées. Vous pouvez également entrer les adresses courriel de la ou des personnes qui doivent être avisées lorsqu’un utilisateur autorisé approuve un bon de commande. 

Émission de bons de commande 

Pour émettre une commande fournisseur, cliquez sur l’onglet Gestion, sélectionnez Bons de commande, puis cliquez sur Créer une nouvelle commande d'achats.  Les champs « Facture à » et «Envoyer à » seront automatiquement renseignés à partir des adresses par défaut que vous avez configurées, mais vous pouvez les remplacer si vous le souhaitez. Choisissez à qui le bon de commande sera émis en sélectionnant un fournisseur dans le menu déroulant. (Les fournisseurs doivent être ajoutés à votre répertoire des fournisseurs avant que vous puissiez les sélectionner. Pour savoir comment ajouter des fournisseurs au répertoire des fournisseurs, cliquez ici.) 

Ensuite, remplissez la section « Articles » de la commande fournisseur et cliquez sur Sauvegarder les modifications. Les codes de dépenses sont facultatifs.  

Votre bon de commande sera désormais marqué comme un « brouillon ». Vous pouvez continuer à le modifier jusqu’à ce qu’il soit soumis pour approbation. 

Soumettre des BC pour approbation et communiquer avec les fournisseurs 

Le processus d’approbation et le flux de travail po sont déterminés par vos paramètres d’approbation. Si vous avez configuré le module pour qu’il nécessite une approbation lors de l’envoi de BC à des fournisseurs (commun pour les propriétés américaines), voir Workflow A.  Si vous avez configuré le module pour qu’il nécessite une approbation uniquement lors de l’envoi de paiements aux fournisseurs, voir Workflow B.  

Flux de travail des bons de commande A - Approbation requise pour envoyer un bon de commande 

Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre bon de commande pour approbation, cliquez sur le bouton vert Soumettre pour approbation. En cliquant sur Soumettre pour approbation, vous enverrez automatiquement par courriel les adresses ajoutées à la page Paramètres du BC afin qu’elles puissent se connecter et approuver le BON de commande et marquer votre BON de commande comme « En attente d’approbation ». Les utilisateurs autorisés peuvent également cliquer sur Soumettre et approuver pour approuver le bon de commande sur place.  

Une fois qu’un bon de commande a été approuvé, il peut maintenant être envoyé à un fournisseur. Cliquez sur Envoyer par courriel le BC au fournisseur pour joindre automatiquement le bon de commande en tant que fichier PDF dans la page Composer le courriel de BuildingLink, où vous pouvez envoyer le bon de commande au fournisseur et à d’autres. Si vous préférez remettre le bon de commande en main ou l’envoyer par la poste, vous pouvez générer un PDF à imprimer à la place. Si vous choisissez cette option, cliquez simplement sur Ouvrir le BC pour indiquer que le bon de commande a été envoyé au fournisseur et que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante. Vous pouvez également ajouter des notes au journal des activités sur le côté gauche de la page; ces notes apparaîtront avec l’historique d’état du BC. 

Une fois que les boutons Envoyer un bon de commande au fournisseur ou Ouvrir le BC ont été cliqués, la commande fournisseur sera marquée comme «Actif». Une fois que les biens et services ont été rendus et que vous avez reçu une facture, vous pouvez mettre à jour les sections *facultatif* « Reçu » et « Options comptables ». Cliquez sur OK pour payer lorsque vous êtes prêt à émettre un paiement au fournisseur. 

Votre bon de commande portera désormais la mention « Prêt pour le paiement ». En cliquant sur Fermer le BC, vous enregistrerez une copie permanente du bon de commande et supprimerez l’option pour l’annuler. Vous pouvez continuer à ajouter des notes au journal des activités après que la commande fournisseur a été marquée « Fermé ».  

Flux de travail des bons de commande B - Approbation requise pour envoyer des paiements aux fournisseurs 

Une fois votre brouillon de bon de commande terminé, vous verrez l’option d’envoyer le bon de commande directement au fournisseur en cliquant sur Envoyer par courriel le BC au fournisseur.  Cela reliera automatiquement le bon de commande sous forme de fichier PDF dans la page Composer le courriel de BuildingLink, où vous pourrez envoyer le bon de commande au fournisseur et à d’autres. Si vous préférez remettre le bon de commande en main ou l’envoyer par la poste, vous pouvez générer un PDF à imprimer à la place. Si vous choisissez cette option, cliquez simplement sur Ouvrir le BC pour indiquer que le bon de commande a été envoyé au fournisseur et que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.  

Une fois que les boutons Envoyer par courriel le BC au fournisseur ou Ouvrir un BC ont été cliqués, la commande fournisseur sera marquée comme «Actif». Une fois que les biens et services ont été rendus et que vous avez reçu une facture, vous pouvez mettre à jour les sections *facultatif* « Reçu » et « Options comptables ». Veillez à cliquer sur Sauvegarder les modifications.  

Ensuite, cliquez sur Soumettre pour approbation. Cela vous permettra de sélectionner les groupes auxquels vous souhaitez demander l’approbation. Une fois que vous avez fait votre sélection, cliquez sur Envoyer la demande.  

Après avoir demandé l’approbation, le bon de commande sera marqué comme « En attente d’approbation ». Cliquez sur le bouton vert Approuver pour autoriser la commande fournisseur. Vous pouvez également cliquer sur le bouton vert Ajouter une note et cocher la case Note d’approbation pour indiquer l’approbation par réunion du conseil d’administration, vote du comité, etc. 

Une fois la commande fournisseur approuvée, cliquez sur OK pour payer.  

Une fois que la commande fournisseur est marquée comme « OK pour paiement », tous les postes seront corrigés, mais vous pouvez toujours ajouter des notes et mettre à jour la section Options comptables, ou annuler la commande fournisseur. Cliquez sur Fermer le BC lorsque vous avez apporté des modifications finales et que vous souhaitez déposer la commande fournisseur.  

Génération de fichiers PDF 

Vous pouvez générer un fichier PDF de vos bons de commande à tout moment, une fois qu’ils ont dépassé le statut brouillon. Cliquez simplement sur le bouton bleu Générer PDF. 

Modification/annulation des bons de commande 

Les informations d’expédition et de facturation peuvent être modifiées jusqu’à ce qu’un bon de commande ait été marqué comme « Envoyé ». 

Les postes peuvent être modifiés jusqu’à ce qu’un bon de commande soit dans l’état « OK pour paiement ». 

Les options comptables peuvent être modifiées jusqu’à ce qu’une commande fournisseur soit en état « Fermé ». 

Les bons de commande peuvent être annulés à tout moment avant d’être en état « Fermé ». 

Recherche de bons de commande 

Vous pouvez choisir les bons de commande qui apparaîtront sur l’écran d’accueil des bons de commande en cliquant sur la barre grise des paramètres. Vous pouvez également cliquer sur le bouton de recherche bleu pour parcourir toutes les commandes fournisseur par numéro de bon de commande, fournisseur, code de dépenses, statut de bon de commande et plage de dates.