Gestionnaire des ressources

Dans l'écran «Options générales du paramétrage de l’immeuble», utilisez le menu déroulant pour sélectionner la section intitulée «Gestionnaire des ressources». Choisissez ensuite si vous souhaitez réserver le gestionnaire d’actifs uniquement aux gestionnaires ou si tout le personnel de l'immeuble doit y avoir accès.

Après avoir cliqué sur une catégorie particulière, vous verrez toutes les informations sur les actifs existants pour ce ou ces types particuliers sélectionnés. Pour ajouter un nouvel élément Cliquez sur Ajouter nouveau en haut à droite de la page. 

Vous serez redirigé vers un formulaire avec tous les champs applicables pour cette ressource particulière. Ces champs sont spécifiques au type d'actif. Vous verrez des champs différents lors de l'ajout d'informations sur l'équipement que lors de l'ajout d'informations sur l'espace de stockage, par exemple. Lors de l'ajout d'un élément, sélectionnez le Type et ajoutez des informations aux champs applicables (aucun n'est requis). Toutes les listes déroulantes qui apparaissent sont dynamiques, ce qui signifie que tout texte saisi sera enregistré dans la liste déroulante pour une utilisation future. Pour renommer ou désactiver l'un des champs du formulaire d'inscription d'une ressource particulière, veuillez cliquer ici. 

Une fois toutes les informations sur l'actif saisies, cliquez sur Sauvegarder ou sur Sauvegarder et ajouter un autre. Cliquer sur Sauvegarder et en ajouter un autre vous permettra d'ajouter plusieurs actifs (tous vos espaces de stockage, par exemple) en une seule fois. 

Affectation/Modification des affectations des ressources 

À côté de chaque actif, vous verrez une colonne «Assigné(e) à» ou «Emplacement» avec un lien indiquant «Assigné(e) à». Cliquez sur «Assigner» à côté de la ressource que vous souhaitez attribuer. 

Vous pourrez saisir à qui l'actif est attribué et, le cas échéant, la «date de début» et la «date de fin» de l'affectation. (Ces dates sont pour vos dossiers uniquement - lorsque la date de fin est atteinte, l'attribution ne changera pas automatiquement.) Si vous souhaitez attribuer l'actif à un occupant spécifique dans une unité, entrez le numéro de l'unité et un menu déroulant apparaîtra, vous permettant de sélectionner un occupant spécifique. 

Lorsque vous avez terminé d'ajouter les informations sur votre élément, cliquez sur Sauvegarder. 

Pour modifier l'attribution d'un actif ou pour marquer l'élément comme non attribué, cliquez sur le lien «Modifier» à côté de l'actif approprié. Vous pourrez modifier le numéro d'unité/l'occupant attribué ou simplement sélectionner « Changer le statut en « Non assigné ». Vous pouvez également modifier les dates de début et de fin de l'affectation. (Ces dates sont uniquement pour vos dossiers - lorsque la date de fin est atteinte, le devoir ne changera pas automatiquement.) Ces informations peuvent également être modifiées en cliquant sur le bouton Modifier dans la colonne de droite. 

Affichage/exportation des informations sur les ressources 

Dans les résultats de votre recherche, vous pouvez cliquer sur l'un des en-têtes de colonne pour trier selon cette colonne. Des options de tri supplémentaires apparaîtront lors d'un clic droit sur les en-têtes de colonne. 

Pour exporter une feuille de calcul d'informations sur les actifs, cliquez sur le bouton Exporter vers Excel. 

Vous pouvez également afficher les informations sur les actifs associées à une unité particulière en affichant l'unité dans la zone de recherche rapide, tant que le type d'actif est défini pour s'afficher sur l'écran de recherche de la réception. 

Paramètres des catégories de ressouces et des champs de formulaire 

Seuls les utilisateurs de BuildingLink de niveau agent directeur peuvent activer, désactiver et renommer les catégories des ressources et les champs de formulaire. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Gestionnaire des ressources. 

Vous serez redirigé vers une page qui affiche tous les actifs répertoriés par catégorie. Pour supprimer une catégorie d'actifs entière, cliquez sur le lien «Changer le statut» à droite de cette catégorie et définissez le statut sur «Inactif».

Pour modifier les types d'actifs dans une catégorie d'actifs spécifique, cliquez sur le lien Modifier à côté de la catégorie dont vous souhaitez modifier les types d'actifs. 

Vous serez redirigé vers un écran où vous pourrez supprimer un type d'actif de votre liste d'actifs en décochant la case «actif/ve» à côté du type des ressources. 

Vous pouvez également décider de renommer un actif. Par exemple, si vous suivez tous les « appareils/équipements intégrés à l'unité » pour les unités de votre propriété, vous constaterez peut-être que nous avons quelques types d'actifs que vous n'utilisez pas et qu'il nous en manque quelques-uns dont vous avez besoin. Si tel est le cas, vous pouvez modifier le nom d'un type d'actif dont vous n'avez pas besoin de suivre (par exemple, les fournaises) en un type d'actif dont vous avez besoin de suivre (par exemple, les pompes à chaleur) en saisissant un «Nom alternatif» pour cet actif. 

Pour modifier vos paramètres «Champs de formulaire», cliquez sur Paramètres et sélectionnez Gestionnaire des ressources. Cliquez sur Modifier à côté des champs de formulaire de la catégorie que vous souhaitez modifier. 

Vous pouvez supprimer des champs en décochant la case dans la colonne Actif. Par exemple, si vous ne suivez pas la couleur des appareils/équipements intégrés à l'unité, vous pouvez supprimer cette catégorie. 

Le suivi de la date d'achat peut être impératif dans votre propriété. Dans ce cas, définissez ce champ sur «Obligatoire».