Note : Cet article concerne le module nouvellement redessiné. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et ne sera peut-être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Le gestionnaire des ressources est un excellent outil pour suivre une grande variété de ressources assignées. Il peut être utilisé pour les affectations à court et à long terme, et fournit un moyen facile de voir quelles ressources sont actuellement disponibles et lesquels ont déjà été attribués. Vous pouvez également suivre les ressources de l'immeuble tels que les espaces de stationnement ou d'entreposage. Si vous ne voyez pas actuellement le gestionnaire de ressources pour votre immeuble, veuillez contacter le support de BuildingLink et nous pourrons vous aider à activer le module.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Paramètres généraux du gestionnaire de ressources
- Visualisation/ajout de renseignements sur les ressources
- Affectation ou modification des affectations de ressources
- Visualisation/exportation de renseignements sur les ressources
Paramètres généraux du gestionnaire de ressources
Si vous êtes un agent de gestion ou agent directeur qui utilise BuildingLink, vous pouvez décider si vous souhaitez que les utilisateurs de la réception et de la maintenance puissent voir et utiliser le gestionnaire de ressources.
Vous pouvez modifier les autorisations en accédant à Gérer, puis en sélectionnant Gestionnaire de ressources et en cliquant sur Paramètres en haut de la page, ou en accédant à l’onglet Paramètres et en sélectionnant Gestionnaire de ressources.
Vous pouvez choisir qui peut voir et utiliser le gestionnaire de ressources et utiliser les boutons pour activer et désactiver les types de ressources en fonction des besoins de votre immeuble. Vous pouvez également modifier la catégorie en cliquant sur l’icône en forme de crayon ou modifier les champs en cliquant sur l'icône en forme de crayon sous Caractéristiques.
Lorsque vous modifiez des catégories, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour activer l'option de catégorie.
Vous pouvez également changer le nom si vous voyez une catégorie que votre immeuble n'utilisera pas, mais que vous souhaitez ajouter une autre option. Cochez la case à afficher dans l'aperçu de l'unité si nécessaire.
Visualisation/ajout de renseignements sur les ressources
Pour afficher/ajouter/modifier les informations sur les ressources, allez à Gérer, puis à Gestionnaire de ressources.
Catégories de ressources et comment elles peuvent être attribuées:
- Appareils électroménagers : Ne peuvent être assignés qu'à l'unité physique.
- Location : Peut être attribué à un occupant spécifique dans un logement
- Places de stationnement : Ne peuvent être attribuées qu'à l'occupation de l'unité.
- Espaces d'entreposage : Ne peuvent être attribués qu'à l'occupation de l'unité.
- Biens immobiliers : Ne peuvent pas être attribués à une unité ou à une occupation et sont conçus pour un suivi interne seulement.
Sélectionnez un type de ressource à ajouter, à supprimer ou à modifier. Vous pouvez choisir parmi les onglets en haut ou dans la liste de la page Tableau de bord.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit pour ajouter une nouvelle ressource.
Dans cet exemple, nous avons sélectionné l’onglet Espaces de stationnement, nous allons donc cliquer sur Ajouter espace de stationnement.
L'information sera basée sur les caractéristiques sélectionnées à la page Paramètres. Cela signifie que vous verrez des champs différents pour différentes catégories. Remplissez les renseignements; aucun des champs n'est obligatoire. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
Si vous saisissez plusieurs ressources, cochez les cases de ce que vous souhaitez dupliquer pour la prochaine ressource sous « Sauvegarder et ajouter une autre utilisation ». Cliquez sur Sauvegarder et ajouter un autre.
Affectation ou modification des affectations de ressources
Si vous n'avez pas affecté l'unité à la ressource lors de la création, vous pouvez l'ajouter ultérieurement. Allez à Gérer, puis à Gestionnaire des ressources. Ensuite, choisissez le type et utilisez les filtres au besoin. Vous verrez l'option Attribuer. Ajoutez l'unité, ainsi que les dates de début et de fin, pour indiquer quand ils utiliseront la ressource, le cas échéant. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder.
Vous pouvez maintenant voir leurs informations sur la liste. Si vous devez modifier l'affectation, cliquez sur Modifier pour l'attribuer à une autre unité. Vous pouvez également supprimer l'unité pour que la ressource ne soit pas attribuée en cliquant sur Retirer.
Visualisation/exportation de renseignements sur les ressources
Vous trouverez des renseignements sur les ressources sous Gérer, puis sous Gestionnaire de ressources. Choisissez la catégorie que vous souhaitez consulter pour voir la liste actuelle. Vous pouvez utiliser les filtres pour l'unité, le texte, la catégorie, le statut et l'inclusion désactivés pour affiner la recherche. Cliquez sur Exporter vers Excel pour exporter si nécessaire.
Dans vos résultats de recherche, vous pouvez cliquer sur n'importe quel en-tête de colonne pour trier par cette colonne. Pour exporter une feuille de calcul contenant des renseignements sur les ressources, cliquez sur le bouton Exporter vers Excel.
Vous trouverez également des renseignements sur les ressources dans l'aperçu de l'unité.
