AperçuLe module Employés contrôle qui a accès à la plateforme BuildingLink de votre propriété et permet à la direction de l’immeuble d’attribuer différents niveaux d’accès à des utilisateurs spécifiques. Par souci de simplicité, nous appelons « employés » tous ceux qui ont accès à BuildingLink, quel que soit le rôle réel de l’utilisateur dans l’immeuble. Le module Employés est également l’endroit où vous allez gérer les horaires de travail des employés ou configurer un répertoire de photos d’employés. |
Table des matières |
Ajout/affichage d’employés
Pour donner accès à BuildingLink à quelqu’un, il suffit de l’ajouter à la liste des employés. Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Employés. Ensuite, cliquez sur l’onglet en haut de votre écran nommé Liste des employés. (Selon les paramètres de votre immeuble, cet onglet peut déjà être sélectionné.) Ici, vous pourrez voir tous ceux qui ont actuellement accès à votre immeuble. Pour ajouter une nouvelle personne, cliquez sur Ajouter un nouvel employé et remplissez les champs obligatoires (des informations supplémentaires peuvent être ajoutées à votre discrétion). Assurez-vous également de sélectionner le niveau d’autorité approprié ; cela déterminera l’étendue de l’accès de BuildingLink que le nouvel utilisateur aura. Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur le bouton vert Sauvegarder dans le coin supérieur droit. (Veuillez noter : Vous ne pouvez ajouter que des employés qui seront égaux ou inférieurs au niveau d’autorité que vous possédez.)
Accès et distribution des informations de connexion du personnel
Pour distribuer les informations de connexion des employés, accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Employés, puis Liste des employés. Cliquez sur Modifier en regard du nom de l’utilisateur dont vous souhaitez distribuer les informations de connexion. Vous aurez ensuite la possibilité d’utiliser le bouton bleu Imprimer les informations de connexion ou le bouton vert Infos du courriel de connexion par courriel pour afficher, envoyer par courriel ou imprimer le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’employé. (Veuillez noter : Vous ne pouvez distribuer des informations de connexion que pour les employés qui ont un niveau d’autorité inférieur au vôtre.)
Si l’employé s’est déjà connecté à BuildingLink et a modifié ses informations de connexion, vous serez automatiquement invité à réinitialiser son mot de passe avant de pouvoir le distribuer.
Niveaux d’autorité des employés
Lors de l’ajout d’un nouvel employé, vous serez invité à choisir un niveau d’autorité. Vous remarquerez également que des niveaux d’autorité sont spécifiés pour chaque employé de votre liste d’employés. Ces niveaux d’autorité contrôlent la quantité d’accès BuildingLink de l’employé - ils ne reflètent pas les titres de poste réels dans l’immeuble. Vous trouverez ci-dessous une brève description des quatre niveaux d’autorité de BuildingLink :
(Veuillez noter que certaines de ces capacités dépendent des paramètres de votre immeuble et peuvent être limitées ou étendues si vous le souhaitez.)
Réception : Le niveau d’autorité du personnel le plus limité.
- Peut enregistrer / suivre les colis.
- Peut entrer les instructions d’autorisation PTE / invité et les expirer.
- Peut entrer des demandes d’entretien au nom d’un résident et pour les aires communes, mais NE
- PEUT PAS modifier / changer le statut / ajouter des notes à ces demandes.
- Peut rechercher des données de résident (numéros de téléphone, courriels, etc.) mais NE PEUT
- PAS modifier ces données
Peut entrer une demande de réservation d’équipement au nom d’un résident, mais NE PEUT - PAS approuver ou refuser la demande.
Maintenance:
- Peut faire tout ce qu’un membre du personnel de niveau réception peut faire.
- Peut modifier / changer le statut / ajouter des notes aux demandes de maintenance.
Gestion:
- Peut faire tout ce qu’un membre du personnel de niveau Maintenance peut faire.
- Peut modifier les informations sur les résidents et créer/désactiver des profils d’occupants (emménagements/déménagements).
- Peut approuver / rejeter les demandes de réservation d’agrément.
- Peut ajouter des documents à la bibliothèque de l’immeuble.
- Peut ajouter des événements au calendrier de construction.
- Peut approuver/rejeter les messages des résidents sur les babillards .
- Peut envoyer des courriels à l’échelle de l’immeuble
- Peut créer des annonces.
- Peut créer des enquêtes.
- Peut ajouter de nouveaux employés de niveau de réception, de maintenance ou de gestion.
- Peut exécuter des rapports de données assortis.
Agent directeur (niveau d’autorité le plus élevé) :
- Peut faire tout ce qu’un membre du personnel de gestion peut faire.
- Peut utiliser le système de diffusion d’urgence.
- Peut renommer, activer et désactiver des catégories et des champs de formulaire dans le Gestionnaire des ressources.
Modification des profils des employés
Si vous souhaitez modifier un profil d’employé pour quelque raison que ce soit (pour modifier un niveau d’autorité, saisir des données supplémentaires dans des champs tels que « Anniversaire » ou « Biographie », modifier une adresse courriel, etc.), accédez simplement à l’onglet Gestion, puis Employés, puis à Liste des employés et cliquez sur Modifier à côté du nom de l’employé dont vous souhaitez modifier le profil. Vous serez ensuite redirigé vers un formulaire où vous pourrez modifier les informations existantes ou ajouter de nouvelles informations. Veillez à cliquer sur Sauvegarder tous les changements lorsque vous avez terminé la modification.
Suppression/désactivation d’employés
Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Employés, puis Liste des employés. Cliquez sur Modifier à côté du nom de l’employé dont vous souhaitez désactiver l’accès à BuildingLink. Ensuite, sélectionnez Inactif à côté de « Statut actif de cet employé » ou cliquez sur le bouton rouge Désactiver. Si vous sélectionnez Inactif, vous pourrez rechercher cet employé ultérieurement en sélectionnant Inclure Inactif en haut de votre liste d’employés. (Remarque : Vous ne pouvez désactiver que les employés qui ont un niveau d’autorité inférieur au vôtre.)
Configuration de votre répertoire de photos d’employés
Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Employés. Ensuite, cliquez sur l’onglet en haut de votre écran nommé Répertoire photo. Cliquez sur Configurer pour personnaliser le répertoire de photos. Vous pourrez ajouter des photos, choisir si votre répertoire est affiché aux résidents, sélectionner votre style de mise en page préféré et choisir les champs que vous souhaitez afficher (anniversaire, biographie, etc.). Ces champs extraient les données des profils des employés, alors assurez-vous d’avoir saisi toutes les informations que vous souhaitez afficher dans les profils d’employés réels (voir « Modification des profils d’employés »). Vous pouvez également utiliser les numéros pour contrôler l’ordre d’affichage des employés ou choisir le bouton bleu Trier les employés alphabétiquement. Par défaut, tous les employés de votre liste d’employés seront affichés dans votre répertoire de photos; si vous souhaitez exclure des personnes spécifiques de l’annuaire de photos, vous pouvez le faire en modifiant leurs profils d’employés et en choisissant Non à côté de Inclure cet employé dans le répertoire de photos. (Voir « Modification des profils des employés »).
Suivi/gestion des horaires de travail des employés
Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Employés. Ensuite, cliquez sur l’onglet en haut de votre écran qui dit Gérer les horaires de travail. Vous verrez une liste de tous vos employés, ainsi que toutes les informations sur l’horaire de travail que vous avez déjà saisies. Pour saisir des informations supplémentaires ou modifier des informations existantes, cliquez simplement sur Modifier à côté du nom de l’employé dont vous souhaitez ajouter ou modifier les informations sur l’horaire de travail. Vous pourrez ensuite saisir son horaire de travail à l’aide des menus déroulants. Si vous souhaitez voir un horaire quotidien, cliquez sur l’onglet Horaire quotidien en haut de votre écran. Si vous souhaitez suivre les heures travaillées par les employés, veuillez consulter notre section TimeTracker.
