Calendrier

Définition de vos catégories de calendrier

Vous pouvez utiliser les catégories de calendrier pour définir les autorisations d’affichage et de publication par catégorie. (Ex. Dans la capture d’écran #1, seuls les utilisateurs de la gestion peuvent publier des événements dans la catégorie de calendrier « Événements de l’immeuble », mais la gestion, les non-employés de la direction, les membres  du conseil d’administration et les résidents pourront voir les événements publiés dans cette catégorie). Pour afficher ou modifier vos catégories de calendrier, cliquez sur l’onglet Gestion et sélectionnez le Calendrier. Ensuite, cliquez sur l’onglet en haut de votre écran pour Catégories du calendrier. Dans l’onglet, vous pourrez afficher toutes les catégories et autorisations actuelles. 

Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton vert Ajouter une catégorie dans le coin supérieur droit. Vous pouvez écrire dans le titre de votre catégorie et définir vos propres permis de visualisation et de publication.

Pour afficher les événements d’une catégorie sur votre affichage public, assurez-vous d’avoir sélectionné « Résidents » sous « Qui peut voir les événements dans cette catégorie », puis cochez « Oui » à côté de « Afficher les événements de cette catégorie sur l'affichage public». Pour en savoir plus à ce sujet, visitez la section Affichage Public.

Pour modifier ou supprimer une catégorie de calendrier, sélectionnez le nom de la catégorie. Cela vous mènera à l’écran des détails de la catégorie de calendrier. Pour supprimer la catégorie, cliquez sur le texte rouge Supprimer la catégorie.

Ajout d’événements au calendrier

 Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Calendrier. Ici, vous pouvez voir tous les événements du calendrier de votre immeuble. Vous pouvez ajouter un nouvel événement en cliquant sur une date spécifique ou en utilisant le bouton vert Ajouter une entrée au calendrier dans le coin supérieur droit.

Une fois que vous avez cliqué sur une date ou sur Ajouter une entrée au calendrier, vous serez amené à un formulaire qui vous permettra de remplir toutes les informations sur l’événement. Sélectionnez d’abord la catégorie de l’événement. Remplissez ensuite le titre et la description de l’événement.  Au bas de cet écran, sélectionnez votre date/heure de début et votre date/heure de fin. Si vous entrez dans un événement qui n’a pas d’heure de début et de fin spécifique (par exemple, « Vacances: Bureau fermé »), sélectionnez « Toute la journée ». Si vous souhaitez autoriser les résidents à confirmer leur présence pour l’événement, cochez la case « Permettre aux résidents de RSVP ». Ensuite, cliquez sur Sauvegarder l'entrée ou Sauvegarder une entrée et notifier avant de quitter cette page. Le bouton Sauvegarder une entrée et notifier avertira vos résidents qu’un nouvel événement a été ajouté au calendrier et - si vous avez choisi de collecter des RSVP - demandera leur RSVP. 

Voir les RSVPs collectés

Si vous avez choisi de permettre à vos résidents de confirmer leur présence, nous vous recommandons fortement d’utiliser l’option Sauvegarder une entrée et notifier décrite ci-dessus. 

Vous pouvez afficher les RSVPs collectés en cliquant sur un événement au calendrier. À partir du site Web, le RSVP s’affichera automatiquement sur le côté droit. Dans l’application, sélectionnez simplement l’option « Afficher les RSVP ». Vous pouvez saisir et modifier les RSVPs au nom des résidents en cliquant sur « Modifier RSVP » et pouvez également générer un PDF de la liste des participants en cliquant sur « Exporter vers PDF ».

Événements récurrents

 Un événement récurrent est un événement qui se produira plus d’une fois sur votre calendrier à l’intervalle de votre choix - une réunion du personnel qui a lieu le troisième mardi de chaque mois, par exemple, ou une soirée cinéma mensuelle pour les résidents. L’option d’événements récurrents vous permet d’ajouter votre événement une seule fois et de le configurer pour remplir automatiquement votre calendrier les jours appropriés. Pour ajouter un événement récurrent, accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Calendrier. En, cliquez sur Ajouter une entrée au calendrier dans le coin supérieur droit ou sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez ajouter votre première entrée récurrente.

Lorsque vous planifiez une entrée récurrente, choisissez l’heure de début et de fin, le modèle de récurrence (un mardi sur deux du mois, chaque semaine le mardi, etc.) et les dates de début et de fin. Pour les événements qui n’ont pas de date de fin (comme les réunions du conseil d’administration), choisissez « Aucune date de fin ». Assurez-vous de sélectionner Sauvegarder l'entrée ou Sauvegarder une entrée et notifier.

Suppression/modification d’événements

 Pour supprimer ou modifier un événement, accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Calendrier. Dans le Calendrier, cliquez sur l’événement spécifique que vous souhaitez modifier ou supprimer.

* S’il s’agit d’une entrée récurrente, vous aurez la possibilité de « Modifier cette entrée au calendrier » ou « Modifier cette entrée au calendrier et les suivantes ». Choisir « Modifier cette entrée au calendrier » vous permettra d’apporter une modification unique à l’événement à la date spécifique sur laquelle vous avez cliqué. Choisir « Modifier celle-ci et les entrées au calendrier suivantes » vous permettra de modifier globalement toutes les occurrences suivantes de l’événement.

Après avoir cliqué sur une entrée, vous serez amené à un écran d’édition. Apportez simplement les modifications que vous souhaitez apporter, puis cliquez sur Sauvegarder l'entrée ou Sauvegarder une entrée et notifier pour modifier l’entrée. Pour supprimer l’entrée, cliquez sur le texte rouge Supprimer l’entrée et confirmez en cliquant sur « OK » sur la fenêtre contextuelle.

Affichage/impression du calendrier

 Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Calendrier. Dans le calendrier, cliquez sur le bouton bleu Vue d’impression pour imprimer une copie de votre calendrier. Pour sélectionner les catégories de calendrier visibles sur votre version imprimée, cochez ou décochez les catégories dans le menu déroulant des catégories à droite du champ De recherche du calendrier.

Si vous préférez afficher les entrées au calendrier dans un format de liste, sélectionnez Voir de liste en haut du calendrier.