Bibliothèque

Ajout d'un nouveau document à la bibliothèque

Pour ajouter un nouveau document à la bibliothèque, cliquez sur l'onglet Communiquer ou Gestion et sélectionnez Bibliothèque. Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau document. (Remarque : Seuls les utilisateurs BuildingLink disposant de l'autorité de gestion ou d'agent directeur peuvent ajouter ou modifier des documents de la bibliothèque.)

Cliquer sur Ajouter un nouveau document vous amène à un nouvel écran où vous pouvez ajouter le titre de votre document et sélectionner une catégorie. Si vous ne voyez pas une catégorie appropriée, vous pouvez toujours en ajouter une nouvelle dans la section « Catégories de bibliothèque » de vos paramètres.

Une fois que vous avez sélectionné votre catégorie, vous pouvez établir des autorisations de visualisation dans la section « Qui peut voir ce document ».

Si vous ne sélectionnez aucune des options, seuls les utilisateurs BuildingLink d'une autorité de gestion ou d'agent directeur pourront voir le document. Pour rendre votre document visible par un emplacement spécifique, sélectionnez d'abord « Tous les occupants » ou « Types spécifiques d'occupants », puis sélectionnez l'emplacement souhaité.

Vous pouvez choisir de définir une « date du document » et/ou une « date d'expiration ». La date du document est une date de pertinence et non une date de visualisation et tous les documents sont visibles par votre public sélectionné une fois qu'ils sont enregistrés dans le système.

Pour les documents importants, comme une modification de la politique de vos règles de construction, sélectionnez l'option « Marquer comme important », afin que les résidents soient plus susceptibles de remarquer ce document spécifique dans la bibliothèque.

Ensuite, saisissez votre document en pièce jointe ou saisissez du texte directement dans le champ Texte du document. Pour joindre un fichier, cliquez sur le bouton « Choisir» et choisissez un document créé précédemment sur votre ordinateur. Les documents peuvent peser jusqu'à 50 Mo. Si votre document fait plus de 50 Mo, veuillez consulter nos conseils sur la compression/réduction des documents et des images.

Gardez à l'esprit que pour ouvrir un fichier joint, votre public cible doit avoir le programme approprié pour ce fichier installé sur ses propres ordinateurs. (Par exemple, si vous téléchargez une feuille de calcul Excel, vos résidents doivent avoir installé Excel sur leur propre ordinateur pour accéder au document.)

Pour les liens vers des sites Web externes, incluez le lien dans le champ « Lien Web optionnel ». Vous pouvez utiliser la zone Texte du document pour ajouter une description de votre pièce jointe ou toute information supplémentaire que vous souhaitez communiquer. Vous pouvez utiliser une et/ou une combinaison des trois méthodes pour partager des documents ici.

Une fois que vous avez fini de saisir toutes les informations sur le document, vous avez deux options : Sauvegarder ou Sauvegarder et notifier, toutes deux dans le coin supérieur droit. Le bouton « Sauvegarder » enregistre simplement le document dans la bibliothèque afin que votre public cible puisse y accéder. Le bouton « Sauvegarder et notifier » enregistre le document, mais offre également des options pour informer les résidents et le personnel qu'un nouveau document a été téléchargé. Pour plus d'informations, continuez à lire ci-dessous.

Notifications par courriel et liens de documents uniques

Si vous choisissez « Sauvegarder et notifier » lors de l'ajout d'un nouveau document dans la bibliothèque, vous pourrez envoyer une notification à vos résidents pour les informer qu'un document a été ajouté à la bibliothèque et leur fournir le lien unique de ce document. Après avoir cliqué sur le bouton « Sauvegarder et notifier », une boîte apparaîtra montrant un message de notification par défaut.

(Remarque : pour en savoir plus sur l'envoi manuel de courriels via BuildingLink, cliquez ici.)

Vous pouvez personnaliser ce courriel avant de l'envoyer en modifiant l'objet et le texte du message. Une fois que vous êtes satisfait de votre courriel, cliquez sur le bouton Envoyer dans le coin inférieur gauche de la boîte.

Vous pouvez également envoyer une notification par courriel avec un lien de document après avoir enregistré le document. Tout d'abord, cliquez sur l'onglet Communiquer ou Gestion et sélectionnez Bibliothèque. Cliquez sur la case bleue à gauche d'une catégorie spécifique pour afficher les documents et/ou les sous-catégories en dessous. Vous remarquerez qu'à côté de chaque document de votre bibliothèque, il y a une option pour « Notifier par courriel ». Cliquer sur ce lien fera apparaître la boîte décrite ci-dessus, où vous pourrez personnaliser et envoyer votre courriel.

Si vous souhaitez obtenir le lien unique d'un document mais que vous n'avez pas besoin d'envoyer une notification par courriel, vous pouvez copier le lien à partir de la zone Notifier par courriel, puis cliquer sur Annuler au lieu d'envoyer. (Accédez ici en cliquant sur l'onglet Communiquer ou Gestion et sélectionnez Bibliothèque. Cliquez sur la case bleue à gauche d'une catégorie spécifique pour afficher les documents et/ou sous-catégories ci-dessous, puis cliquez sur le lien « Notifier par courriel ».) Vous pouvez utiliser le lien unique d'un document pour diriger les résidents directement vers ce document à partir d'autres pages. Par exemple, vous pouvez inclure le lien vers un formulaire de politique de réservation d'équipements dans vos instructions de réservation de commodités. 

Affichage des documents de la bibliothèque

Les utilisateurs BuildingLink disposant d'un niveau d'autorité de gestion ou d'agent directeur pourront afficher tous les documents de la bibliothèque, quelles que soient les autorisations d'affichage spécifiques. Cependant, les autorisations de visualisation contrôlent si d'autres utilisateurs de BuildingLink pourront accéder au document.

Si vous avez accès à un document particulier, cliquez sur l'onglet Communiquer ou Gestion et sélectionnez Bibliothèque. Vous verrez une liste de toutes les catégories de documents. Cliquez sur la case bleue à gauche d'une catégorie spécifique pour afficher les documents et/ou les sous-catégories en dessous. Cliquez sur « Visualiser» à côté du document que vous souhaitez afficher. Vous pouvez également affiner votre recherche en utilisant les paramètres de recherche en haut de votre écran.

Après avoir cliqué sur Visualiser, une boîte apparaîtra avec n'importe quel texte de document ainsi qu'un lien vers la pièce jointe du document (le cas échéant). Pour ouvrir le document, cliquez simplement sur le lien lui-même et le document s'ouvrira comme une pièce jointe à un courriel. Gardez à l'esprit que votre ordinateur doit avoir la capacité d'ouvrir des documents du type que vous essayez d'ouvrir - si le document est enregistré au format .PDF, assurez-vous qu'Adobe Reader est installé sur votre ordinateur pour afficher le document.

Vous pouvez également imprimer des documents à partir de cet écran en cliquant sur le bouton Imprimer.

Modification, expiration ou suppression de documents de la bibliothèque

Pour modifier ou faire expirer un document, cliquez sur l'onglet Communiquer ou Gestion et sélectionnez Bibliothèque. Ensuite, recherchez le document que vous souhaitez modifier ou supprimer et sélectionnez le lien « Modifier/Supprimer » à droite du document. En cliquant sur ce bouton, vous pourrez modifier les détails ou les autorisations du document.

L'expiration d'un document supprimera le document de l'affichage actif et l'archivera dans la section Documents expirés de la bibliothèque. Les documents expirés peuvent également être rendus actifs à nouveau en modifiant la date d'expiration sur le document.

Pour faire expirer le document, cliquez sur la coche à gauche de « Expirer maintenant », puis cliquez sur le bouton vert « Sauvegarder» en haut à droite.

La suppression d'un document l'effacera du système et nous ne conserverons pas de copie. Pour supprimer un document, cliquez sur le bouton rouge « Supprimer » dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur le bouton bleu « OK » dans la boîte de message de confirmation.