Biblioteca

Cómo agregar un nuevo documento a la Biblioteca

Para agregar un nuevo documento a la Biblioteca, haga clic en la pestaña Comunicar o Administrar y seleccione Biblioteca. Luego, haga clic en el botón verde Agregar un nuevo documento. (Nota: Solo los usuarios de nivel Administrativo o Directivo en BuildingLink pueden agregar o editar documentos en la Biblioteca).

Al hacer clic en Agregar un nuevo documento, se abre una ventana donde puede ingresar el título del documento y seleccionar una categoría. Si no encuentra una categoría adecuada, puede agregar una nueva categoría en la sección "Categorías de la biblioteca" del módulo de Ajustes.

Una vez que haya seleccionado la categoría, puede definir los permisos de visualización en la sección "¿Quién puede ver este documento?”.

Si no selecciona ninguna de las opciones, solo los usuarios con nivel de autoridad administrativa o directiva en BuildingLink podrán ver el documento. Para que su documento sea visible en una ubicación específica, primero seleccione "Todos los ocupantes" o "Tipo(s) de ocupante(s) específico(s)" y luego seleccione la ubicación deseada.

Puede establecer la "Fecha de creación del documento" y/o la "Fecha de vencimiento". La fecha de creación del documento es solo para fines de registro, no es la fecha de visualización del documento; todos los documentos son visibles para la audiencia seleccionada una vez que se guardan en el sistema.

Para documentos importantes, como un cambio en las políticas o reglas del edificio, seleccione la opción "Marcar como importante", para llamar la atención de los residentes a ese documento específico en la Biblioteca.

A continuación, cargue el documento como un archivo adjunto o ingrese texto directamente en el campo Texto del documento. Para adjuntar un archivo, haga clic en el botón "Seleccionar" y elija un documento creado previamente en su computadora. El peso máximo de los documentos es de 50 MB. Si el documento pesa más de 50 MB, por favor, consulte nuestros consejos sobre cómo comprimir/reducir documentos e imágenes.

Tenga en cuenta que, para abrir un archivo adjunto, la audiencia seleccionada debe tener el programa adecuado para ese tipo de archivo instalado en sus computadoras. (Por ejemplo, si carga una hoja de cálculo de Excel, los residentes deben tener Excel instalado en sus computadoras para poder abrir el documento).

Para enlaces a sitios web externos, ingrese el enlace en el campo "Enlace web opcional". Puede usar el cuadro Texto del documento para escribir una descripción del archivo adjunto o cualquier información adicional que desee comunicar. Puede usar uno o varios de estos tres métodos para compartir documentos en la Biblioteca.

Una vez que haya terminado de ingresar toda la información del documento, tiene dos opciones: Guardar o Guardar y notificar, ambos ubicados en la esquina superior derecha. El botón "Guardar" simplemente guarda el documento en la biblioteca para que su audiencia seleccionada pueda acceder a él. El botón "Guardar y notificar" guarda el documento, pero también le da la opción de notificar a los residentes y al personal que se ha cargado un nuevo documento. Para más información, continúe leyendo a continuación.

Notificaciones por correo electrónico y enlaces únicos de documentos

Si elije la opción "Guardar y notificar" al agregar un nuevo documento a la biblioteca, podrá enviar una notificación a los residentes para informarles que se ha agregado un documento a la Biblioteca y darles el enlace único de ese documento. Después de hacer clic en el botón "Guardar y notificar", aparecerá un cuadro con un mensaje de notificación predeterminado.

(Nota: Para más información sobre cómo enviar correos electrónicos manualmente a través de BuildingLink, haga clic aquí).

Puede personalizar el correo electrónico antes de enviarlo editando el asunto y el texto del mensaje. Una vez que termine de editar su correo electrónico, haga clic en el botón Enviar ubicado en la esquina inferior izquierda.

También puede enviar una notificación por correo electrónico con el enlace del documento después de guardarlo. Primero, haga clic en la pestaña Comunicar o Administrar y seleccione Biblioteca. Haga clic en el cuadro azul a la izquierda de una categoría específica para ver los documentos y/o subcategorías que esta contiene. Notará que, junto a cada documento de la biblioteca, hay una opción llamada "Notificar por email". Al hacer clic en ese enlace, aparecerá el cuadro descrito anteriormente, donde puede personalizar y enviar su correo electrónico.

Si desea obtener el enlace único de un documento sin enviar una notificación por correo electrónico, puede copiar el enlace del cuadro Notificar por email y luego hacer clic en Cancelar en lugar de Enviar. (Para ingresar a esta sección, haga clic en la pestaña Comunicar o Administrar y seleccione Biblioteca. Haga clic en el cuadro azul a la izquierda de una categoría específica para ver los documentos y/o subcategorías que esta contiene y luego haga clic en el enlace "Notificar por correo electrónico"). Puede utilizar el enlace único de un documento para que los residentes accedan directamente a ese documento desde otras páginas, por ejemplo, puede incluir el enlace a las Políticas de Reservación de Amenidades en las Instrucciones de reservación de amenidades.

Cómo ver documentos de la Biblioteca

Los usuarios con nivel de autoridad administrativa o directiva en BuildingLink pueden ver todos los documentos de la Biblioteca, independientemente de los permisos de visualización específicos. Sin embargo, los permisos de visualización controlan si otros usuarios de BuildingLink pueden acceder al documento.

Si tiene acceso a un documento en particular, haga clic en la pestaña Comunicar o Administrar y seleccione Biblioteca. Verá una lista de todas las categorías de documentos. Haga clic en el cuadro azul a la izquierda de una categoría específica para ver los documentos y/o subcategorías que esta contiene. Haga clic en "Ver" junto al documento que desea visualizar. También puede ajustar su búsqueda utilizando los parámetros de búsqueda ubicados en la parte superior de la pantalla.

Después de hacer clic en Ver, aparecerá un cuadro con el texto del documento, de ser el caso, así como un enlace al archivo adjunto del documento (si corresponde). Para abrir el documento, simplemente haga clic en el enlace y el documento se abrirá como un archivo adjunto de correo electrónico. Tenga en cuenta que su computadora debe poder abrir el tipo de documento que está intentando abrir, si el documento está guardado como .PDF asegúrese de tener Adobe Reader instalado en su computadora para ver el documento.

También puede imprimir documentos desde esta pantalla haciendo clic en el botón Imprimir.

Cómo editar, dar vencimiento (desactivar) y eliminar documentos de la Biblioteca

Para editar o dar vencimiento a un documento, haga clic en la pestaña Comunicar o Administrar y seleccione Biblioteca. A continuación, busque el documento que desea editar o eliminar y haga clic en el enlace "Editar/Eliminar" a la derecha del documento. Al hacer clic en este botón, podrá editar los detalles o permisos del documento. 

Cuando un documento alcanza la Fecha de vencimiento, ya no se puede visualizar en Documentos activos y se archiva en la sección Documentos vencidos de la Biblioteca. Los documentos vencidos se pueden volver a activar cambiando la fecha de vencimiento del documento.

Para dar vencimiento a un documento inmediatamente, haga clic en la casilla "Dar vencimiento ahora" y luego en el botón verde "Guardar" en la parte superior derecha.

Al eliminar un documento, este se borra del sistema y no queda ninguna copia. Para eliminar un documento, haga clic en el botón rojo "Eliminar" en la esquina superior derecha, luego haga clic en el botón azul "OK" cuando aparezca el mensaje de confirmación.