Campos personalizados

Cómo agregar nuevos campos personalizados

Los usuarios de nivel administrativo y directivo en BuildingLink pueden agregar una cantidad ilimitada de campos personalizados y editar la información de esos campos.  

Algunos de los campos personalizados más comunes son:

El residente requiere asistencia en caso de emergencia

Número de acciones (cooperativa)

Fecha de vencimiento de la membresía del gimnasio

Área total

Balcón/Terraza (S/N)

Cumpleaños

Para agregar un nuevo campo personalizado, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Definición de campos personalizados.

Luego, determine si los datos del campo personalizado deben estar vinculados a la unidad física, al perfil de la unidad/ocupación o al ocupante.

• La información de un campo personalizado vinculado a la unidad física se mantendrá fija sin importar quién se mude al apartamento o fuera de este y está diseñada para almacenar información como área total, fecha de instalación del lavaplatos o número de modelo de refrigerador.
• La información de un campo personalizado vinculado al perfil de la unidad/ocupación permanecerá vinculada a la ocupación total de la unidad y está diseñada para almacenar información como el seguro de arrendamiento (S/N) o la cantidad de mascotas.
• La información de un campo personalizado vinculado al ocupante permanecerá vinculada a un ocupante específico y está diseñada para almacenar información como cumpleaños, fecha de vencimiento de la membresía del gimnasio o empleador.

Haga clic en la pestaña correspondiente en la parte superior de la pantalla.

A continuación, haga clic en el botón verde Agregar campo personalizado en la esquina superior derecha.

Se abrirá un formulario donde puede ingresar el nombre del campo personalizado (p. ej. "Requiere asistencia en caso de emergencia"), agrupar el campo personalizado con otros campos relacionados (opcional), ingresar el tipo de datos (formato de fecha, numérico, de texto o lógico) y seleccionar los permisos que corresponda, en función de quién podrá ver/editar la información del campo personalizado.

Consulte las capturas de pantalla a continuación para ver algunos ejemplos de tipos de datos:

También puede decidir si el campo debe mostrarse en las pantallas de la recepción y/o en las órdenes de trabajo impresas. (Por ejemplo, podría ser muy útil mostrar información de mascotas en solicitudes de mantenimiento impresas). Cuando haya terminado de configurar el campo personalizado, presione el botón verde Guardar.

Cómo editar/eliminar campos personalizados

Para modificar o eliminar un campo personalizado, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Definición de campos personalizados.

Luego, seleccione la categoría donde está registrado el campo personalizado: Unidad física, Perfil de unidad u Ocupante. Al hacer clic en cualquiera de las categorías, verá todos los campos personalizados activos de esa categoría. Para ver los campos personalizados inactivos, marque la casilla Mostrar campos inactivos.

Haga clic en el botón Editar junto al campo personalizado que desea modificar o eliminar.

En la ventana Editar campo personalizado, podrá cambiar el nombre y la configuración del campo personalizado. También podrá modificar quién puede ver/editar el campo y dónde se muestra (consulte Cómo agregar un nuevo campo personalizado para ver todas las opciones).

Para eliminar el campo personalizado, cambie el estado de este a inactivo. Asegúrese de guardar los cambios haciendo clic en el botón verde Guardar.

Cómo ingresar y editar datos en los campos personalizados:

Los usuarios de nivel administrativo o directivo en BuildingLink (y los residentes, si usted los autoriza) pueden ingresar y editar datos en los campos personalizados. Los residentes pueden editar la información de sus campos personalizados desde su propia pestaña "Editar perfil" si usted se los permite. Para editar o ingresar datos en los campos personalizados como usuario administrativo o directivo en BuildingLink, busque la unidad en la que desea ingresar o editar datos de campos personalizados en el campo de Búsqueda rápida.

El tipo de campo personalizado (perfil de la unidad, unidad física u ocupante) le indica dónde debe entrar para ingresar o editar datos. Para ingresar o editar los datos de un campo personalizado vinculado a la ocupación, haga clic en la pestaña Ocupantes. Luego, haga clic en el botón Editar ocupante junto al nombre del ocupante que corresponda. A continuación, ingrese todos los datos pertinentes en la sección Campos personalizados del ocupante, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla, y haga clic en Guardar cambios.

Para ingresar o editar datos de campos personalizados vinculados al perfil de la unidad o a la unidad física, haga clic en la pestaña Detalles de la unidad y luego en el botón celeste Editar detalles de la unidad. Verá todos los campos personalizados de la unidad física y del perfil de la unidad en el lado derecho de la ventana Editar detalles de la unidad. Ingrese todos los datos pertinentes y haga clic en Guardar cambios.

Para ingresar datos de campos personalizados en forma de lista (por ejemplo, de varias unidades/ocupantes a la vez), haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Campos personalizados. Seleccione los campos personalizados que desea llenar. A continuación, cambie la configuración de la casilla "Omitir filas sin datos" a "No". Haga clic en Buscar. Hecho esto, podrá hacer clic en cada campo en blanco, ingresar y guardar la información pertinente y pasar a la siguiente unidad de la lista.

Cómo visualizar los datos de los campos personalizados y crear reportes:

La información almacenada en los campos personalizados se puede ver y ordenar por campo personalizado (si desea ver una lista de toda la información de mascotas de todas las unidades, por ejemplo) o por unidad (si necesita ver todos los datos de los campos personalizados de una unidad).

Para crear reportes por campo personalizado, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Campos personalizados. Luego, seleccione todos los campos personalizados cuyos datos desea ver e ingrese cualquier otra información (texto específico, etc.) que desea buscar. Haga clic en el botón Buscar.

Esto crea una hoja de cálculo con toda la información de los campos personalizados que se ajusten a los parámetros de búsqueda. (NOTA: Si agregó y llenó un campo personalizado llamado "Requiere asistencia en caso de emergencia", esta es una excelente manera de crear una hoja de cálculo con toda la información de emergencia e imprimirla para los servicios de emergencia). También puede exportar los datos haciendo clic en Exportar a Excel o reordenar los datos haciendo clic en la columna según la cual desea ordenarlos.

Para buscar datos de campos personalizados por unidad, abra cualquier unidad utilizando el campo de Búsqueda rápida en la esquina superior izquierda. Esto lo llevará directamente a la ventana Descripción general de la unidad, donde podrá ver todos los datos de Campos personalizados de esa unidad. Tenga en cuenta que los campos personalizados de ocupantes (que se muestran junto con la información de contacto de cada ocupante) se muestran solo si ha llenado los campos personalizados de ocupantes de esa unidad.