Calendario

Cómo configurar las categorías del Calendario

Puede utilizar las categorías del calendario para establecer permisos de publicación y visualización por cada categoría. (p. ej., en la captura de pantalla nro. 1, solo los usuarios administrativos pueden publicar eventos en la categoría "Eventos del edificio", sin embargo, la administración, los empleados no administrativos, los miembros de la junta y los residentes pueden ver los eventos publicados en esta categoría). Para ver o modificar las Categorías del calendario, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Calendario. Luego, haga clic en la pestaña Categorías del calendario ubicada en la parte superior En esta pestaña podrá ver todas las categorías y permisos vigentes. 

Para agregar una nueva categoría, haga clic en el botón verde Agregar una nueva categoría, ubicado en la esquina superior derecha. Puede escribir el nombre de la categoría y establecer los permisos de publicación y visualización que requiera.

Para mostrar los eventos de una determinada categoría en la pantalla pública, asegúrese de haber seleccionado “Residentes” en la pregunta “¿Quién puede ver eventos en esta categoría?” y luego marque “Sí” en la pregunta “¿Desea incluir eventos de este tipo cuando los eventos del calendario de residentes se muestren en la pantalla pública?”. Para más información al respecto, visite la sección Pantalla pública.

Para editar o eliminar una categoría del calendario, seleccione el nombre de la categoría. Esto lo llevará a la pantalla de detalles de la categoría del calendario. Para eliminar la categoría, haga clic en el botón rojo Eliminar categoría text..

Cómo agregar eventos al Calendario

Ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Calendario. Aquí, puede ver todos los eventos del calendario de su edificio. Para agregar un nuevo evento, haga clic en un día específico o utilice el botón verde Agregar una entrada ubicado en la esquina superior derecha.

Una vez que haga clic en la fecha o en Agregar una entrada, se abrirá un formulario que le permitirá ingresar toda la información del evento. Primero seleccione la categoría del evento. Luego, escriba el título y la descripción del evento.   En la parte inferior de esta pantalla, seleccione la fecha y hora de inicio y finalización. Si el evento que va a ingresar no tiene una hora de inicio y finalización específica (p. ej., “Feriado: oficina cerrada”), seleccione “Todo el día”. Si desea que los residentes puedan confirmar su asistencia al evento, haga clic en la casilla junto a “Permitir al residente confirmar”. A continuación, haga clic en Guardar entrada o Guardar entrada y notificar antes de salir de esta página. El botón Guardar entrada y notificar notifica a los residentes que se ha agregado un nuevo evento al calendario y, si usted optó por solicitar confirmaciones de asistencia, les solicitará su confirmación de asistencia. 

Cómo ver las confirmaciones de asistencia recibidas

Si ha decidido permitir que los residentes confirmen su asistencia, le recomendamos utilizar la opción Guardar entrada y notificar señalada anteriormente. 

Puede ver las confirmaciones de asistencia recibidas haciendo clic en el evento del calendario. En la página web, las confirmaciones de asistencia se muestran automáticamente en el lado derecho. En la aplicación, simplemente seleccione la opción "Ver confirmados". Puede ingresar y editar confirmaciones de asistencia a nombre de los residentes haciendo clic en "Editar confirmaciones" y también puede generar un PDF de la lista de asistentes haciendo clic en "Exportar a PDF".

Eventos recurrentes

Un evento recurrente es un evento que ocurre más de una vez en el calendario, en el intervalo que usted elija, por ejemplo, una reunión de personal que se realiza el tercer martes de cada mes o una noche de cine mensual para los residentes. La opción de eventos recurrentes le permite agregar un evento una única vez y configurarlo para que aparezca automáticamente en el calendario en los días que corresponda. Para agregar un evento recurrente, ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Calendario. Luego, haga clic en Agregar una entrada en la esquina superior derecha o seleccione el día en que desea agregar la primera entrada de su evento recurrente.

Cuando programe una entrada recurrente, seleccione la hora de inicio y finalización, el intervalo de recurrencia (el segundo martes de cada mes; todos los martes, etc.) y la fecha de inicio y finalización. Para eventos que no tienen fecha de finalización (como reuniones de la junta directiva), elija "Nunca". Asegúrese de seleccionar Guardar entrada o Guardar entrada y notificar.

Cómo ver y editar eventos

Para eliminar o editar un evento, ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Calendario. En el Calendario, haga clic en el evento que desea editar o eliminar.

* Si se trata de una entrada recurrente, tendrá la opción de “Editar esta entrada” o “Editar esta y las siguientes entradas”. Si selecciona “Editar esta entrada”, podrá realizar una modificación única al evento en la fecha específica en la que hizo clic. Si selecciona “Editar esta y las siguientes entradas”, podrá cambiar todas las siguientes incidencias del evento en conjunto.

Luego de hacer clic en una entrada, se abrirá una pantalla de edición. Simplemente realice los cambios que requiera y haga clic en Guardar entrada o Guardar entrada y notificar para cambiar la entrada. Para eliminar la entrada, haga clic en el botón rojo Eliminar entrada y luego en "OK" cuando aparezca la ventana de confirmación.

Cómo ver e imprimir el Calendario

Ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Calendario. En el Calendario, haga clic en el botón azul Imprimir vista para imprimir una copia del calendario. Para seleccionar qué categorías se muestran en la versión impresa del calendario, marque o desmarque las categorías correspondientes en el menú desplegable a la derecha del campo Buscar evento.

Si prefiere ver las entradas del calendario en formato de lista, seleccione Vista de lista en la parte superior del calendario.