Nota: Este artículo se refiere al módulo que se rediseñó recientemente. Este módulo actualizado está en proceso de implementación y podría estar disponible solo para algunos usuarios.
Resumen
Los campos personalizados son una forma práctica de registrar información que no se ajusta a los campos estándar de Perfil de unidad o de Ocupante. Debido a que cada edificio es diferente, puede agregar campos personalizados según las necesidades de su propiedad en específico.
Nota: Haga clic en las imágenes para agrandarlas.
Tabla de contenidos
- Cómo agregar nuevos campos personalizados
- Cómo editar y eliminar campos personalizados
- Cómo ingresar y editar datos en los campos personalizados
- Cómo visualizar los datos de los campos personalizados y crear reportes
Cómo agregar nuevos campos personalizados
Los usuarios de nivel administrativo y de seguridad pueden agregar una cantidad ilimitada de campos personalizados y editar la información de esos campos. Algunos de los campos personalizados más comunes son:
- residentes que requieren asistencia en caso de emergencia;
- número de acciones (cooperativa);
- fecha de vencimiento de la membresía del gimnasio;
- área total;
- balcón/terraza (S/N);
- cumpleaños.
Para agregar un nuevo campo personalizado, haga clic en la pestaña Administrar, seleccione Campos personalizados, y haga clic en Ajustes en la parte superior de la pantalla; o vaya a la pestaña Ajustes y seleccione Campos personalizados.
Luego, determine si los datos del campo personalizado deben estar vinculados a la unidad física, al perfil de la unidad/ocupación o al ocupante.
- La información de un campo personalizado vinculado al Perfil de unidad/Ocupación permanecerá vinculada a la ocupación total de la unidad y está diseñada para almacenar información como el seguro de arrendamiento (S/N) o la cantidad de mascotas.
- La información de un campo personalizado vinculado al Ocupante permanecerá vinculada a un ocupante específico y está diseñada para almacenar información como cumpleaños, fecha de vencimiento de la membresía del gimnasio o empleador.
- La información de un campo personalizado vinculado a la Unidad física se mantendrá fija sin importar quién se mude al apartamento o fuera de este. Está diseñada para almacenar información como área total, última fecha de instalación del lavaplatos o número de modelo de refrigerador.
Seleccione la pestaña correspondiente dentro de la sección “Campos personalizados” en la parte superior de la pantalla. A continuación, haga clic en el botón verde Agregar campo personalizado en la esquina superior derecha. En este ejemplo, seleccionamos la pestaña Perfil de unidad/Ocupación, por lo que haremos clic en el botón Agregar campo personalizado del perfil de unidad/ocupación.
Se abrirá un formulario donde puede ingresar el nombre del campo personalizado (p. ej. “Requiere asistencia en caso de emergencia”), agrupar el campo personalizado con otros campos relacionados (opcional), ingresar el tipo de entrada (formato de texto, numérico, de fecha, binario (sí/no, verdadero/falso), botón de selección, lista desplegable, moneda) y seleccionar los permisos que corresponda, en función de quién podrá ver y editar la información del campo personalizado.
Consulte las capturas de pantalla a continuación para ver algunos ejemplos de tipos de entrada de datos:
También puede decidir si el campo debe mostrarse en las pantallas de la recepción y/o en las órdenes de trabajo impresas. (Por ejemplo, podría ser muy útil mostrar información de mascotas en solicitudes de mantenimiento impresas). Cuando haya terminado de configurar el campo personalizado, presione el botón verde Guardar.
Cómo editar y eliminar campos personalizados
Para modificar o eliminar un campo personalizado existente, haga clic en la pestaña Administrar, seleccione Campos personalizados, y haga clic en Ajustes.
Luego, seleccione la categoría donde está registrado el campo personalizado: Perfil de unidad/Ocupación, Ocupante o Unidad física. Al hacer clic en cualquiera de las categorías, verá todos los campos personalizados activos de esa categoría. Haga clic en el campo personalizado que desee modificar o desactivar. Para ver los campos personalizados inactivos, marque la casilla Mostrar los campos inactivos.
En la ventana Editar campo personalizado, podrá cambiar el nombre o la configuración del campo personalizado. También podrá modificar quién puede ver y editar el campo, y dónde se muestra (consulte “Cómo agregar un nuevo campo personalizado” para ver todas las opciones).
Para eliminar un campo personalizado, cambie el estado del campo personalizado a “Inactivo”. Asegúrese de guardar los cambios haciendo clic en el botón verde Guardar.
Cómo ingresar y editar datos en los campos personalizados
Los usuarios de nivel administrativo y de seguridad pueden ingresar y editar información de los campos personalizados. Los residentes también pueden editar la información de los campos personalizados de sus perfiles, si los autoriza.
Para editar o ingresar datos en los campos personalizados como usuario administrativo o de seguridad, busque la unidad en la que desea ingresar o editar datos de campos personalizados en el campo de Búsqueda rápida.
El tipo de campo personalizado (Perfil de unidad/Ocupación, Ocupante o Unidad física) determina dónde debe entrar para ingresar o editar datos. Para ingresar o editar los datos de un campo personalizado vinculado a un ocupante, haga clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra a la derecha del tipo de ocupante (propietario, arrendatario, etc.) del nombre del ocupante específico. Luego, haga clic en el botón Editar ocupante. A continuación, ingrese todos los datos pertinentes en la sección “Campos personalizados del ocupante”, ubicada en la parte inferior de la pantalla, y haga clic en Guardar ocupante cuando termine.
Para ingresar o editar datos de campos personalizados vinculados al perfil de unidad/ocupación o a la unidad física, haga clic en el botón azul Editar texto en la tarjeta de campos personalizados. Aquí verá todos los campos personalizados del perfil de la unidad y de la unidad física. Ingrese o edite todos los datos pertinentes y haga clic en Guardar cambios.
Para ingresar datos de campos personalizados en forma de lista (p. ej., de varias unidades u ocupantes a la vez), haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Campos personalizados. Seleccione los campos personalizados que desea llenar. A continuación, marque la casilla “Incluir unidades sin datos”. Haga clic en Campos de búsqueda. Hecho esto, podrá hacer clic en cada campo en blanco, ingresar y guardar la información pertinente, y pasar a la siguiente unidad de la lista.
Cómo visualizar los datos de los campos personalizados y crear reportes
La información almacenada en Campos personalizados se puede ver y ordenar por campo personalizado (si desea ver una lista de toda la información de mascotas de todas las unidades, por ejemplo) o por unidad (si solo necesita ver todos los datos de los campos personalizados de una unidad).
Para crear reportes por campo personalizado, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Campos personalizados. Luego, seleccione todos los campos personalizados cuyos datos desea ver e ingrese cualquier otra información (texto específico, etc.) que desea buscar. Haga clic en el botón Campos de búsqueda.
Esto crea una hoja de cálculo con toda la información de los campos personalizados que se ajusten a los parámetros de búsqueda. (NOTA: Si agregó y llenó un campo personalizado llamado “Requiere asistencia en caso de emergencia”, esta es una excelente manera de crear una hoja de cálculo con toda la información de emergencia e imprimirla para los servicios de emergencia). También puede exportar los datos haciendo clic en Exportar a Excel o reordenar los datos haciendo clic en la columna según la cual desea ordenarlos.
Para buscar datos de campos personalizados por unidad, abra cualquier unidad utilizando el campo de Búsqueda rápida en la esquina superior izquierda. Esto lo llevará directamente a la ventana “Vista de unidad”, donde podrá ver todos los datos de campos personalizados de esa unidad. Tenga en cuenta que solo verá los campos personalizados de ocupantes (que se mostrarán junto con la información de contacto de cada ocupante) si ya ha llenado los campos personalizados de los ocupantes de esa unidad.
