ResumenEl módulo Empleados controla quién tiene acceso a la plataforma de su propiedad en BuildingLink y permite a la administración del edificio asignar diferentes niveles de acceso a determinados usuarios. Para mayor simplicidad, nos referimos a toda persona con acceso a BuildingLink como un "empleado", independientemente de la función que desempeñe el usuario en el edificio. El módulo Empleados también es donde se administran los horarios de trabajo de los empleados y puede crear un directorio de fotos de estos. |
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Cómo agregar y ver empleados
Para darle a una persona acceso a BuildingLink, simplemente agréguela a la lista de empleados. Ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Empleados. Luego, haga clic en la pestaña Lista de empleados, ubicada en la parte superior de la pantalla. (Dependiendo de la configuración de su edificio, es posible que la página se abra directamente en esta pestaña). Aquí, podrá ver a todos quienes tienen acceso a su edificio al momento. Para agregar un empleado, haga clic en Agregar un nuevo empleado y llene los campos obligatorios (puede agregar información adicional según sea necesario). Asimismo, asegúrese de seleccionar el nivel de autoridad que corresponda; esto determina a qué áreas de BuildingLink podrá acceder el nuevo usuario. Una vez que haya llenado el formulario, haga clic en el botón verde Guardar, ubicado en la esquina superior derecha. (Por favor, tenga en cuenta que solo podrá agregar empleados cuyo nivel de autoridad sea igual o menor al suyo).
Cómo acceder y suministrar la información de inicio de sesión al personal
Para suministrar la información de inicio de sesión a los empleados, ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Empleados, luego Lista de empleados. Haga clic en Editar junto al nombre del usuario cuya información de inicio de sesión desea entregar. Aquí tendrá la opción de usar el botón azul Imprimir info. de usuario o el botón verde Enviar info. de usuario para ver, enviar por email o imprimir el nombre de usuario y la contraseña del empleado. (Por favor, tenga en cuenta que solo podrá suministrar la información de inicio de sesión a los empleados cuyo nivel de autoridad sea menor al suyo).
Si el empleado ya ha iniciado sesión en BuildingLink y ha cambiado su información de inicio de sesión, se le pedirá automáticamente que restablezca la contraseña del empleado antes de poder suministrarla.
Niveles de autoridad de los empleados
Al agregar un nuevo empleado, se le pedirá que elija su nivel de autoridad. También notará que cada empleado tiene un nivel de autoridad específico en la lista de empleados. Estos niveles de autoridad controlan a qué áreas de BuildingLink puede acceder el empleado; no reflejan los cargos o puestos propios de trabajo en el edificio. A continuación, le ofrecemos una breve descripción de los cuatro niveles de autoridad que existen en BuildingLink:
(Tenga en cuenta que algunas de estas capacidades dependen de los ajustes de su edificio y pueden limitarse o ampliarse según sus necesidades).
Recepción: Es el nivel de autoridad de personal más limitado.
- Puede registrar y rastrear paquetes.
- Puede ingresar instrucciones de autorización de invitados y permisos de ingreso y darles vencimiento.
- Puede ingresar solicitudes de mantenimiento a nombre de los residentes y para áreas comunes, pero NO PUEDE editar, cambiar el estado, ni agregar notas a dichas solicitudes.
- Puede buscar datos de los residentes (números de teléfono, correos electrónicos, etc.) pero NO PUEDE editar ninguno de esos datos.
- Puede ingresar solicitudes de reservación de amenidades a nombre de los residentes, pero NO PUEDE aprobar o rechazar las solicitudes.
Mantenimiento:
- Puede hacer todo lo que el personal de nivel de recepción puede hacer.
- Puede editar, cambiar de estado y agregar notas a las solicitudes de mantenimiento.
Administración:
- Puede hacer todo lo que el personal de nivel de mantenimiento puede hacer.
- Puede editar la información de los residentes y crear y desactivar perfiles de ocupantes (mudanzas).
- Puede aprobar o rechazar solicitudes de reservación de amenidades.
- Puede agregar documentos a la biblioteca del edificio.
- Puede agregar eventos al calendario del edificio.
- Puede aprobar o rechazar publicaciones de residentes en el tablero de anuncios.
- Puede enviar emails a todo el edificio.
- Puede crear anuncios.
- Puede crear encuestas.
- Puede agregar nuevos empleados de nivel de recepción, mantenimiento o administración.
- Puede generar varios reportes de datos.
Directivo (máximo nivel de autoridad):
- Puede hacer todo lo que el personal de nivel administrativo puede hacer.
- Puede utilizar el Sistema de Transmisión de Emergencia.
- Puede cambiar los nombres, activar y desactivar categorías y campos de formularios en el Administrador de recursos.
Cómo editar los perfiles de los empleados
Si desea editar el perfil de un empleado por cualquier motivo (p. ej., para cambiar su nivel de autoridad, ingresar datos adicionales en campos como "Cumpleaños" o "Biografía", cambiar su email, etc.), simplemente vaya a la pestaña Administrar, luego Empleados y, por último, en Lista de empleados haga clic en Editar junto al nombre del empleado cuyo perfil desea editar. A continuación, se abrirá un formulario donde puede modificar la información registrada o agregar nueva información. Asegúrese de hacer clic en Guardar todos los cambios cuando haya terminado de editar la información.
Cómo eliminar o desactivar empleados
Ingrese a la pestaña Administrar y seleccione Empleados, luego Lista de empleados. Haga clic en Editar junto al nombre del empleado a quien desea desactivarle el acceso a BuildingLink. A continuación, en el campo "Estado de este empleado", seleccione Inactivo o haga clic en el botón rojo Desactivar. Si selecciona el estado Inactivo, podrá buscar a este empleado en el futuro marcando la casilla Incluir empleados inactivos, ubicada en la parte superior de la lista de empleados. (Recuerde: Solo puede desactivar a empleados cuyo nivel de autoridad sea menor al suyo).
Cómo configurar un directorio de fotos de empleados
Ingrese a la página Administrar y seleccione Empleados. Luego, haga clic en la pestaña Directorio de fotos ubicada en la parte superior de la pantalla. Haga clic en Configurar para personalizar el directorio de fotos. Podrá agregar fotos, elegir si desea mostrar el directorio a los residentes, seleccionar el estilo y diseño que prefiera y los campos que desea mostrar (cumpleaños, biografía, etc.). Estos campos extraen los datos de los perfiles de los empleados, así que asegúrese de haber ingresado en los perfiles de los empleados toda la información que le gustaría mostrar en el directorio (consulte "Cómo editar los perfiles de empleados"). También puede usar los números para definir el orden en que se muestran los empleados o hacer clic en el botón azul Ordenar empleados alfabéticamente. De forma predeterminada, todos los empleados de la Lista de empleados se muestran en el Directorio de fotos; si desea excluir a determinadas personas del Directorio de fotos, puede hacerlo editando el perfil del empleado; para ello, en el campo Incluir este empleado en el Directorio de Fotos, seleccione No. (Consulte “Cómo editar los perfiles de empleados”).
Cómo monitorear y administrar los horarios de trabajo de los empleados
Ingrese a la página Administrar y seleccione Empleados. Luego, haga clic en la pestaña Administrar los horarios de trabajo ubicada en la parte superior de la pantalla. Verá una lista de todos sus empleados, junto con la información de horarios de trabajo que ya haya registrado. Para editar o ingresar más información, simplemente haga clic en Editar junto al nombre del empleado cuyo horario de trabajo desea agregar o editar. Ahí podrá ingresar el horario de trabajo del empleado utilizando los menús desplegables. Si desea ver el horario diario, haga clic en la pestaña Programación diaria ubicada en la parte superior de la pantalla. Si desea llevar un control de las horas trabajadas por cada empleado, consulte la sección TimeTracker.
