TimeTracker

Cómo preparar e instalar TimeTracker 

Para instalar TimeTracker, debe tener un lector de huellas dactilares y una computadora con acceso a internet (puede ser la misma computadora que el personal de recepción utiliza para acceder a BuildingLink). Puede adquirir lectores de huellas dactilares en BuildingLink por $90.00 dólares.

1. Luego de adquirir un lector de huellas dactilares, siga los pasos en nuestra página de instalación del lector de huellas dactilares o comuníquese con Soporte de BuildingLink. 
2. Una vez instalado el lector de huellas dactilares, deberá crear una consola de TimeTracker. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Pantallas y Consolas. Haga clic en Agregar una Pantalla/Consola. En Tipo de consola, seleccione Consola de TimeTracker. (Si no ve esta opción, significa que el módulo de administración del tiempo de los empleados no está habilitado en su propiedad. Comuníquese con Soporte de BuildingLink para habilitarlo). Cree un nombre para la consola (p. ej., TimeTracker) y un nombre de usuario (p. ej., Nombre de la Propiedad TT) y contraseña. Haga clic en Guardar para guardar la consola.
3. Luego, haga clic aquí para descargar TimeTracker a través de nuestro programa Universal Installer.

Inicie sesión con el nombre de usuario y contraseña de "BuildingLink Installs". (Para ver esta información, haga clic en Empleados, luego en BuildingLink Installs y, por último, haga clic en el botón Enviar info. de usuario o Imprimir info. de usuario, para ver el nombre de usuario y contraseña). Si desea, puede cambiar el nombre de su computadora haciendo clic en el icono de lápiz.

Seleccione Agregar junto a TimeTracker y luego haga clic en Instalar. 

Si no tiene BuildingLink Connector instalado en su computadora, el sistema también le pedirá que lo instale. Haga clic en Sí y siga las indicaciones para instalar Connector y TimeTracker. (Para ver capturas de pantalla de la instalación de Connector, visite nuestra página de ayuda de Connector). 

 Una vez que TimeTracker haya terminado de instalarse, deberá iniciar sesión con el nombre de usuario y contraseña de la consola de TimeTracker que configuró en el Paso 2. 

Cómo configurar TimeTracker

Los usuarios de nivel directivo pueden editar muchos de los ajustes de TimeTracker en BuildingLink. Para hacerlo, inicie sesión en el sitio web de su edificio, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Empleados.

En la parte superior de la pantalla de Empleados, haga clic en Ajustes bajo la sección Administración del tiempo del empleado. Esta pantalla le permite establecer el día y la hora de inicio específicos de su semana de nómina y determinar cómo gestionar los descansos de los empleados.

También puede establecer reglas sobre cómo se deben gestionar las horas extras en los reportes de nómina y decidir si se necesita o no la aprobación de un directivo para registrar las huellas dactilares de todo el personal.

También puede establecer la configuración general de tiempo y sonido, así como las opciones de notificación. Si desea recibir una notificación por email cada vez que un usuario marca su entrada o salida, ingrese la dirección de email correspondiente en esta ventana. Recuerde hacer clic en Guardar ajustes cuando haya terminado. 

Antes de marcar una entrada, verifique que TimeTracker esté abierto y ejecutándose. El programa TimeTracker puede aparecer en tres lugares en su computadora: (1) En el menú Inicio, en "Todos los programas"; (2) Como un acceso directo en su Escritorio; (3) Como un pequeño ícono en la esquina inferior derecha de la pantalla, en la barra de tareas.

Si el icono de TimeTracker aparece en la barra de tareas (esquina inferior derecha de la pantalla), significa que el programa se está ejecutando. Para ver la consola de TimeTracker, haga doble clic en dicho ícono. La consola se abrirá en la pantalla en una gran ventana blanca y estará lista para usarse.

Si no ve el icono de TimeTracker en la barra de tareas, haga clic en el menú Inicio.  Seleccione "Todos los programas", busque la carpeta que dice "BuildingLink", luego haga clic en TimeTracker. Una vez abierto el programa, el icono de TimeTracker debería aparecer en la barra de tareas y la consola de TimeTracker en su pantalla. 

Cómo registrar empleados en TimeTracker

De forma predeterminada, solo los usuarios con nivel de autoridad directiva pueden registrar a otros empleados. Esto se puede modificar al momento de configurar TimeTracker. Por favor, comuníquese con Soporte de BuildingLink para mayor asistencia.

Para comenzar, registre sus propias huellas dactilares. Abra la consola de TimeTracker y haga clic en el botón Registrar. 

Inicie sesión con sus credenciales de BuildingLink. 

Verá dos manos en la pantalla. Haga clic en el recuadro verde que corresponde al dedo que va a utilizar en el lector. Todos los dedos deberían funcionar, aunque hemos notado que los pulgares, ocasionalmente, son un poco difíciles.

Luego, coloque el dedo en el lector de huellas dactilares y retírelo una vez que la imagen de la huella dactilar en negro aparezca en el primer recuadro verde. Repita esto tres veces más y haga clic en Registrar otra vez. Tenga en cuenta que es importante hacer este proceso con cierta rapidez, ya que la pantalla puede cerrarse por razones de seguridad y volver al principio sin guardar su huella dactilar. Si esto sucede, simplemente repita los pasos.

Una vez que haya registrado su propia huella dactilar, podrá comenzar a registrar a otros empleados. Abra la consola de TimeTracker y haga clic en el botón "Registrar". Puede iniciar sesión con sus credenciales de BuildingLink o colocar su dedo registrado en el lector de huellas. Haga clic en "Registrar las huellas digitales de otro usuario" y seleccione un empleado de la lista. La lista se extraerá de la sección Empleados de BuildingLink; si un determinado empleado no aparece en la lista, significa que aún no consta en la lista de empleados de BuildingLink y deberá agregarlo antes de poder registrar su huella dactilar. (Haga clic aquí para consultar cómo agregar empleados a BuildingLink).

Después de hacer clic en el nombre del empleado, verá dos manos en la pantalla. Haga clic en el cuadrado verde que corresponde al dedo que el empleado va a utilizar en el lector de huellas. Ahora, pídale al empleado que coloque su dedo en el lector y lo retire después de 2 a 3 segundos. Repita esto tres veces más y haga clic en Registrar otra vez. Trate de hacer este proceso con cierta rapidez, ya que la pantalla puede cerrarse por razones de seguridad y volver al principio sin guardar la huella dactilar. Si esto sucede, simplemente repita los pasos.

El lector de huellas dactilares es un dispositivo sensible y a veces es difícil obtener una buena lectura si el usuario tiene la piel seca. Si tiene problemas con este paso, intente frotarse el dedo en la frente o nariz para humedecer un poco la huella.

Cómo marcar la entrada/salida utilizando la consola de TimeTracker

Una vez que haya registrado su huella dactilar, todo lo que tendrá que hacer para marcar su entrada es colocar el dedo registrado en el lector. Incluso si la consola no aparece en la pantalla en ese momento, TimeTracker se está ejecutando en segundo plano y, cuando el lector reconozca al usuario, la consola volverá a aparecer y le pedirá que inicie o cierre la sesión. En esta pantalla, también puede escribir cualquier nota relacionada con la marcación si su edificio permite agregar notas. 

Luego de hacer clic en Iniciar sesión, una pequeña ventana emergente le informará que ha iniciado sesión correctamente y desaparecerá después de unos segundos. Dependiendo de los ajustes de su edificio, es posible que la ventana emergente se abra sin necesidad de hacer clic en el botón Iniciar sesión.

Descansos: Al configurar la consola de TimeTracker, los usuarios de nivel directivo pueden decidir si desean llevar un control de los descansos. Para marcar su salida a un descanso, asegúrese de haber marcado su entrada al inicio de su jornada. Con la consola de TimeTracker abierta en pantalla, coloque su dedo registrado en el lector de huellas. La pantalla de la consola cambiará a una cuadrícula con varias opciones de duración. Haga clic en la duración correspondiente a su descanso. En esta pantalla, también puede ingresar cualquier nota relacionada con el descanso. Una pequeña ventana emergente le informará que ha iniciado su descanso y desaparecerá después de unos segundos.

Marcación de salida: Con la consola de TimeTracker abierta en pantalla, coloque su dedo registrado en el lector de huellas. La pantalla de la consola cambiará a una pantalla de inicio de sesión/cierre de sesión; haga clic en Cerrar sesión. En esta pantalla, también puede ingresar una nota relacionada con esta marcación (por ejemplo, la razón por la que se va antes de tiempo, de ser el caso). Una pequeña ventana emergente le informará que ha marcado su salida y desaparecerá después de unos segundos. Dependiendo de la configuración de su edificio, es posible que la ventana emergente se abra sin necesidad de hacer clic en el botón Cerrar sesión.

Cómo modificar el tiempo trabajado de un empleado

Cualquier persona con nivel de autoridad directivo puede modificar el tiempo trabajado de un empleado si dicho empleado se olvida de marcar su entrada o salida. Para ello, haga clic en Detalles de actividad de TimeTracker bajo el encabezado Administración del tiempo del empleado. 

Esto le mostrará todas las marcaciones de entrada y salida dentro de su período de búsqueda. Haga clic en Ajustar hora junto al registro que desea modificar.

Se abrirá una ventana emergente que le permitirá modificar la fecha o la hora y agregar notas al registro. Haga clic en Actualizar cuando termine. 

Reportes de gestión del tiempo de los empleados

TimeTracker se integra con BuildingLink para brindarle varias funciones para gestionar los horarios y la asistencia de sus empleados. Para ver estas funciones, debe tener nivel directivo en BuildingLink. Estas funciones se encuentran en la sección Empleados de la pestaña Administrar. Una vez que haya hecho clic en Empleados, seleccione Administración del tiempo del empleado.

Rejilla de entrada/salida: La rejilla le muestra cuáles de sus empleados han marcado su entrada, quiénes están en descanso o quiénes no han marcado en ese momento.

Detalles de actividad de TimeTracker: Esta sección muestra las marcaciones de entrada y salida y los descansos durante un período de tiempo seleccionado. Puede elegir ver sólo un empleado o todos y seleccionar un rango de fechas. Desde esta pantalla, también puede modificar las horas trabajadas y agregar los registros que hagan falta. Por último, puede exportar la información de esta pantalla a un archivo Excel o PDF.

Reportes resumidos y Preparación del informe de horas: Esta sección muestra un resumen de las horas trabajadas en un rango de fechas seleccionado para elaborar el informe de horas. Puede seleccionar ver uno o todos los empleados. Desde esta pantalla, también puede modificar las horas trabajadas, agregar los registros que hagan falta y exportar el reporte a un archivo Excel o PDF.