TimeTracker

Configuration et installation de TimeTracker

Pour installer TimeTracker, vous devez disposer d’un lecteur d’empreintes digitales et d’un ordinateur avec accès Internet (il peut s’agir du même ordinateur que le personnel de la réception utilise pour accéder à BuildingLink). Les lecteurs d’empreintes digitales peuvent être achetés auprès de BuildingLink pour 90 $.

1. Après avoir acheté un lecteur d’empreintes digitales, suivez les étapes sur notre page d’installation du lecteur d’empreintes digitales ou contactez l’assistance de BuildingLink. 
2. Une fois le lecteur d’empreintes digitales installé, vous devrez créer une console TimeTracker. Pour ce faire, cliquez sur votre onglet Paramètres et sélectionnez Affichages et consoles. Cliquez sur Ajouter un écran/console. Sous Type de console, sélectionnez Console TimeTracker. (Si vous ne voyez pas cette option, le module Gestion du temps des employés n’a pas été activé pour votre immeuble. Contactez l’assistance BuildingLink pour l’activer.) Choisissez un nom de console (ex. TimeTracker), puis un nom de connexion (ex. nom de la propriété TT) et un mot de passe. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre console.
3. Ensuite, cliquez ici pour télécharger TimeTracker via notre installateur universel.

Connectez-vous à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe « BuildingLink Installs ». (Accédez à ces informations de connexion en cliquant sur Employés, en cliquant sur Installations De BuildingLink et en choisissant le bouton Informations de connexion par courriel ou Imprimer les informations de connexion pour afficher le nom d’utilisateur et le mot de passe.) Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le nom de votre ordinateur en cliquant sur l’icône du crayon.

Sélectionnez Ajouter dans TimeTracker, puis cliquez sur Installer. 

Si Buildinglink Connector n’est pas installé sur votre ordinateur, le système vous invite également à installer le Connector. Cliquez sur Oui et suivez les directives pour installer Connector et TimeTracker. (Pour les captures d’écran d’installation du Connector, visitez notre Page d’aide du Connector .) 

Une fois l’installation de TimeTracker terminée, vous devrez vous connecter avec le nom de connexion et le mot de passe de la console TimeTracker que vous avez configurés à l’étape 2.

Configuration de TimeTracker

De nombreux paramètres TimeTracker peuvent être modifiés par un utilisateur agent de sécurité dans BuildingLink. Pour ce faire, connectez-vous au site Web de votre bâtiment, cliquez sur l’onglet Gérer et sélectionnez Employés.

En haut de l’écran Employés, choisissez la section Paramètres sous Gestion du temps des employés.  Cet écran vous permet de dicter le jour et l’heure de début spécifiques de votre semaine de paie, et de déterminer comment les pauses des employés sont gérées.

Vous pouvez également dicter des règles sur la façon dont les heures supplémentaires doivent être traitées sur les rapports de paie et décider si l’approbation d’un agent de sécurité est nécessaire ou non pour enregistrer toutes les empreintes digitales du personnel.

Vous pouvez également définir des paramètres généraux de synchronisation et de son, ainsi que des options de notification. Si vous souhaitez recevoir une notification par courriel chaque fois qu’un utilisateur entre ou sort, entrez l’adresse couriel correcte sur cet écran. Assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder les paramètres lorsque vous avez terminé.

Exécution de TimeTracker

Avant de vous rendre au point, assurez-vous d’abord que TimeTracker est ouvert et en cours d’exécution. Il y a trois endroits où le programme TimeTracker peut apparaître sur votre ordinateur: (1) Dans le menu Démarrer, sous « Tous les programmes »; (2) Comme un raccourci sur votre bureau; (3) Sous la forme d’une petite icône dans le coin inférieur droit de votre écran, dans la barre des tâches.

Si l’icône TimeTracker s’affiche dans la barre des tâches (coin inférieur droit de l’écran), le programme est déjà en cours d’exécution. Pour voir la console TimeTracker, double-cliquez sur la petite icône.  La console doit apparaître sur votre écran sous la forme d’une grande boîte blanche et est prête à l’emploi.

Si vous ne voyez pas l’icône TimeTracker dans votre barre des tâches, cliquez sur Menu Démarrer.  Sélectionnez « Tous les programmes », trouvez le dossier intitulé « BuildingLink », puis cliquez sur TimeTracker. Après avoir ouvert le programme, vous devriez voir l’icône TimeTracker sur votre barre des tâches et la console TimeTracker devrait apparaître sur votre écran.

Inscription des employés dans TimeTracker

Par défaut, seuls les utilisateurs ayant l’autorité d’agent de sécurité peuvent inscrire d’autres employés. Cela peut être modifié lors de la configuration de TimeTracker. Veuillez contacter l’assistance BuildingLink pour obtenir de l’aide supplémentaire.

Pour commencer, inscrivez vos propres empreintes digitales. Lancez la console TimeTracker et cliquez sur le bouton S’inscrire . 

Connectez-vous avec vos informations d’identification BuildingLink.

Sur votre écran, vous verrez deux mains. Cliquez sur le carré vert qui correspond au doigt spécifique que vous prévoyez d’utiliser avec le lecteur.  N’importe quel doigt devrait fonctionner, bien que nous trouvions que les pouces sont très parfois problématiques.

Ensuite, placez votre doigt sur le lecteur d’empreintes digitales et retirez-le une fois que l’image d’empreinte digitale noire apparaît dans la première boîte verte. Répétez cela trois fois de plus et cliquez à nouveau sur S’inscrire. Veuillez noter qu’il est important de le faire assez rapidement car l’écran peut s’éteindre pour des raisons de sécurité et revenir au début sans enregistrer votre empreinte digitale. Si cela se produit, répétez simplement les étapes.

Une fois que votre propre empreinte digitale a été enregistrée, vous pouvez commencer à inscrire d’autres employés. Lancez la console TimeTracker et cliquez sur le bouton « S’inscrire ». Vous pouvez vous connecter avec vos informations d’identification BuildingLink ou placer votre doigt enregistré sur le lecteur d’empreintes digitales. Cliquez sur « Inscrire les empreintes digitales d’un autre utilisateur » et sélectionnez un employé dans la liste. La liste sera tirée de la section Employés de BuildingLink; si un employé spécifique n’apparaît pas sur la liste, il n’a pas encore été ajouté à la liste des employés de BuildingLink, et doit être ajouté avant qu’une empreinte digitale puisse être enregistrée. (Cliquez ici pour obtenir de l’aide pour ajouter des employés de BuildingLink.)

Après avoir cliqué sur le nom de l’employé, vous verrez deux mains à l’écran. Cliquez sur le carré vert qui correspond au doigt que votre employé prévoit d’utiliser avec le lecteur d’empreintes digitales. Maintenant, demandez à l’employé de placer son doigt sur le lecteur d’empreintes digitales et de le retirer après 2-3 secondes. Répétez cela trois fois de plus et cliquez à nouveau sur S’inscrire . Essayez de le faire assez rapidement car l’écran peut sortir pour des raisons de sécurité et revenir au début sans enregistrer votre empreinte digitale. Si cela se produit, répétez simplement les étapes.

Le lecteur d’empreintes digitales est un appareil sensible et a parfois du mal à obtenir une bonne lecture sur les utilisateurs qui ont la peau sèche.  Si vous avez des problèmes avec cette étape, essayez de frotter votre doigt contre votre front ou votre nez pour obtenir un peu d’humidité supplémentaire sur votre empreinte digitale.

Synchronisation d’entrée/sortie à l’aide de la console TimeTracker

Une fois que votre empreinte digitale a été enregistrée, tout ce que vous avez à faire pour enregistrer le temps est de placer le doigt enregistré sur le lecteur. Même si la console n’est pas actuellement visible à l’écran, TimeTracker s’exécute en arrière-plan, et lorsque le lecteur reconnaît l’utilisateur, la console réapparaît et vous invite à vous connecter ou à vous déconnecter.  Sur cet écran, vous pouvez également taper toutes les notes qui se rapportent à l’horloge si votre immeuble permet des notes supplémentaires.

Après avoir cliqué sur Se connecter, une petite fenêtre contextuelle vous fera savoir que vous vous êtes connecté avec succès et disparaîtra après quelques secondes. Selon les paramètres de votre immeuble, vous pouvez obtenir la fenêtre contextuelle sans avoir besoin de cliquer sur le bouton de connexion.

Pauses : lors de la configuration de la console TimeTracker, les utilisateurs de niveau agent de sécurité peuvent décider de suivre les pauses. Afin de vous déconnecter pour une pause, assurez-vous que vous avez déjà chronométré pour la journée. Avec la console TimeTracker à l’écran, placez votre doigt enregistré sur le lecteur d’empreintes digitales. L’écran de la console passera à une grille de différents choix de durée. Cliquez sur la durée appropriée pour la pause. Sur cet écran, vous pouvez également taper toutes les notes qui se rapportent à la pause. Une petite fenêtre contextuelle vous fera savoir que vous êtes maintenant en pause et disparaîtra après quelques secondes.

Chronométrage: Avec la console TimeTracker à l’écran, placez votre doigt enregistré sur le lecteur d’empreintes digitales. L’écran de la console passera à un écran de connexion, où vous pouvez cliquer sur Se déconnecter. Sur cet écran, vous pouvez également taper toutes les notes qui se rapportent à cette horloge (par exemple, une raison pour laquelle vous partez tôt). Un petit pop-up vous permettra de savoir que vous êtes maintenant cadencé et disparaîtra après quelques secondes. Selon les paramètres de votre immeuble, vous pouvez obtenir la fenêtre contextuelle sans avoir à cliquer sur le bouton De sortie.

Toute personne ayant l’autorité d’un agent de sécurité peut ajuster le temps d’un employé si un employé oublie d’horloger ou de sortir. Pour ce faire, cliquez sur Détails de l’activité TimeTracker sous l’en-tête Gestion du temps des employés . 

Cela vous montrera toutes les horloges et sorties dans votre période de recherche. Cliquez sur Ajuster l’heure en regard de l’enregistrement que vous souhaitez modifier.

Une fenêtre contextuelle apparaîtra qui vous permettra de modifier la date ou l’heure et d’ajouter des notes supplémentaires à l’enregistrement. Assurez-vous de cliquer sur Mettre à jour lorsque vous avez terminé. 

Rapports sur la gestion du temps des employés

TimeTracker s’intègre à BuildingLink pour fournir plusieurs fonctionnalités permettant de gérer le temps et la présence de vos employés. Pour voir ces fonctionnalités, vous devez avoir le niveau d’agent de sécurité dans BuildingLink. Ces fonctionnalités se trouvent sous votre onglet Gérer dans la  section Employés. Une fois que vous avez cliqué sur Employés, assurez-vous que La gestion du temps des employés est sélectionnée.

Grille d’entrée/sortie : La grille vous indique lesquels de vos employés sont actuellement en poste, en pause ou pas en poste.

Détail de l’activité TimeTracker: Cette section affiche les ins / sorties d’horloge et les pauses sur une période de temps sélectionnée. Vous pouvez choisir de ne voir qu’un seul employé ou tous et sélectionner n’importe quelle plage de dates. À partir de cet écran, vous pouvez également ajuster les heures et ajouter des entrées manquantes. Enfin, vous pouvez exporter les informations de cet écran vers un fichier Excel ou PDF.

Rapports récapitulatifs et préparation des feuilles de temps : Cette section présente un résumé des heures travaillées sur une plage de dates sélectionnée pour la préparation de la feuille de temps. Vous pouvez choisir de voir un ou tous les employés. À partir de cet écran, vous pouvez également ajuster les heures, ajouter des entrées manquantes et exporter le rapport vers un fichier Excel ou PDF.