Réservations de commodités

Paramètres généraux de commodités 

Pour d'autres paramètres d'aménagement généraux, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Options générales du paramétrage de l’immeuble. 

Utilisez la fonction «Aller à» en haut de l'écran pour sélectionner Réservations (Commodités). 

Dans la section Réservations (commodités), vous pouvez décider si les employés non cadres doivent pouvoir saisir des réservations de commodités pour les résidents. Si vous sélectionnez Non, seuls les utilisateurs BuildingLink de niveau Gestion ou Agent directeur pourront soumettre des demandes de réservation au nom d'un résident. Tant que votre module de réservation n'est pas défini sur Interne uniquement, les résidents pourront également soumettre des demandes de réservation à partir de leurs propres ordinateurs ou de l'application résident. Vous pouvez vérifier si votre module Réservations est défini sur Interne uniquement en utilisant le menu déroulant Aller à pour accéder à la section Modules actifs. 
 
Si votre module Réservations est défini sur Interne uniquement, les résidents ne peuvent pas demander de réservations de commodités ni consulter le calendrier des commodités. Pour rendre votre module de réservation interne uniquement, ou permettre aux résidents de soumettre leurs propres demandes de réservation, veuillez contacter le support BuildingLink. 
 
Dans la section, vous pouvez spécifier qui doit recevoir des notifications lorsque de nouvelles demandes sont soumises ou que des réservations sont modifiées. 

Vous verrez également un champ intitulé Notifier les résidents des événements suivants avec une case à cocher à côté de Le statut de la réservation est changé. Si cette case est cochée, les résidents recevront des notifications automatiques chaque fois que leurs réservations de commodités seront approuvées ou refusées.  

Les résidents ne recevront pas de notifications automatiques lorsque les réservations sont annulées.

Ajouter une nouvelle demande de réservation 

À moins que vous n'ayez défini votre module de réservation sur Interne uniquement, ou modifié vos paramètres pour interdire aux employés non-cadres d'ajouter des demandes de réservation, les résidents et les employés avec n'importe quel niveau d'autorité pourront saisir une demande de réservation. Seuls les utilisateurs de niveau Gestion et Agent directeur pourront approuver/refuser ces demandes. Pour saisir une nouvelle demande au nom d'un résident, cliquez sur l'onglet Gestion et sélectionnez Réservations. Ensuite, cliquez sur le bouton vert Établir une nouvelle réservation dans le coin supérieur droit.  

Vous pouvez également ajouter une nouvelle demande de réservation en cliquant sur l'icône Affichage 'Calendrier' en haut de la page des réservations. Vous pouvez soit cliquer sur la date à laquelle vous souhaitez saisir la demande de réservation, soit cliquer sur le bouton vert Établir une nouvelle réservation dans le coin supérieur droit. 

Vous serez redirigé vers un formulaire où vous pourrez saisir toutes les informations pertinentes pour la réservation. Si vous n'êtes pas un utilisateur de BuildingLink au niveau de la direction, le statut sera automatiquement défini sur Demandé et vous ne verrez pas les options Approuver ou Refuser. Si vous êtes un utilisateur de BuildingLink au niveau de la direction et que vous souhaitez approuver automatiquement la demande de réservation que vous saisissez, vous pouvez modifier le statut de Demandée à Approuvée. 

Ensuite, sélectionnez la commodité qui est réservée. Si vous remarquez qu'une commodité manque dans votre liste, veuillez vous reporter à notre section Paramètres de réservation de commodités pour plus d'informations sur l'ajout ou la modification des commodités. 

Après avoir sélectionné la commodité, vous indiquerez qui demande la réservation. S'il y a plus d'un occupant dans l'unité correspondante, vous serez invité à sélectionner également une personne de contact pour la réservation. 

Ensuite, définissez la date et l'heure de réservation. Vous pouvez également choisir d'entrer des réservations Toute la journée -- vous pouvez entrer une réservation toute la journée pour l'unité de gestion, par exemple, si une commodité particulière sera fermée pendant une journée entière. 

Enfin, entrez tous les détails de réservation pertinents et cliquez sur Sauvegarder. 

 
 
Pour saisir une réservation récurrente, cochez la case à côté de Créer une réservation récurrente. Une fenêtre contextuelle vous permettra de programmer la réservation de manière récurrente. L'outil de réservation récurrente peut être utilisé pour réserver la salle du club pour un groupe de lecture tous les lundis, par exemple, ou pour les réunions du conseil qui nécessitent des réservations de salle du conseil tous les deuxièmes mardis du mois. 

Approuver/Refuser/Annuler ou Modifier les réservations de commodités 

Pour modifier le statut d'une réservation, vous devez être un utilisateur de BuildingLink de la Gestion ou Agent directeur. Si vous avez un type de réservation qui ne devrait pas nécessiter d'approbation, veuillez consulter notre section Paramètres de réservation de commodités pour plus d'informations sur la définition d'un type de commodité spécifique à approuver automatiquement. 

Pour modifier le statut d'une réservation, cliquez sur l'onglet Gestion et sélectionnez Réservations. Par défaut, vous verrez toutes les réservations demandées et approuvées. Si vous souhaitez uniquement afficher les réservations demandées, cochez la case à côté de Demandée en haut de l'écran et cliquez sur le bouton bleu Rechercher. 

Cliquez sur Visualiser/Modifier à côté de la réservation que vous souhaitez approuver, refuser ou annuler. 

Si vous modifiez le statut d'une réservation récurrente, vous aurez la possibilité de modifier l'occurrence spécifique sur laquelle vous avez cliqué ou de modifier la série entière. Pour afficher les réservations récurrentes, vous devez sélectionner Oui pour inclure les réservations récurrentes. 

Sur le côté droit de l'écran, modifiez le statut de la réservation en cliquant sur l'option appropriée. Selon les paramètres de votre propriété, cela peut envoyer automatiquement un courriel au résident indiquant que sa réservation a été modifiée. 
 

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Ajouter une note au journal si vous souhaitez ajouter une note à propos de la réservation (par exemple, "Paiement reçu" ou, pour une réservation d'ascenseur, «Certificat d'assurance reçu».) Lors de l'ajout de notes, assurez-vous pour cocher la case à côté de Privatiser la note si vous ne voulez pas que le résident puisse la voir. Cliquez sur Sauvegarder la note. 

Vous pouvez également communiquer avec le résident au sujet de la réservation en cliquant sur le bouton Envoyer un courriel au résident. Cet outil peut être utilisé pour envoyer des rappels par courriel si, par exemple, le résident doit encore remettre des documents ou un paiement avant que la réservation ne soit approuvée. Le courriel que vous envoyez sera enregistré dans votre champ Notes et historique de la réservation en tant qu'enregistrement permanent. 

Si vous avez besoin de modifier des informations concernant la réservation, y compris la date ou l'heure, cliquez sur le bouton bleu Modifier à côté de Détails de la réservation. 

 
Affichage des réservations de commodités 

 
Pour afficher les réservations de commodités existantes, accédez à l'onglet Gestion et sélectionnez Réservations. Par défaut, vous verrez une liste de toutes vos réservations. En haut de l'écran, vous pouvez trier vos réservations par type de commodité statut ou plage de dates. Après avoir sélectionné les paramètres de recherche souhaités, cliquez sur le bouton bleu Rechercher. 

Pour afficher les détails d'une réservation spécifique, cliquez sur le bouton Visualiser/Modifier à côté de cette réservation. 
 
Vous pouvez également afficher les réservations sous forme de calendrier. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Affichage du calendrier en haut de l'écran. Définissez tout autre paramètre de recherche en haut de l'écran, puis vous pourrez afficher les détails d'une réservation en cliquant dessus dans le calendrier. 

La vue Calendrier est un excellent moyen de vérifier la disponibilité d'une commodité spécifique avant de faire une nouvelle demande. Remarque : En ce qui concerne la disponibilité des commodités, vous pouvez également définir vos commodités pour interdire les réservations qui se chevauchent, ce qui signifie que vous recevrez un message d'erreur si vous essayez de faire une demande pour une heure qui a déjà été demandée. Pour ce faire, veuillez consulter notre section Paramètres de réservation de commodités. 

Veuillez garder à l'esprit que le calendrier des réservations est distinct de votre calendrier de l’immeuble. Pour afficher votre calendrier de l’immeuble, vous verrez un raccourci dans le coin supérieur droit.  

Le personnel peut également voir les réservations à venir pour une unité en utilisant la boîte de recherche rapide.