Note: Cet article concerne le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et sera peut-être disponible uniquement pour certains utilisateurs.

Résumé

Les champs personnalisés sont un moyen pratique de suivre les informations qui ne correspondent pas aux champs standard du Profil de l'unité ou de l’Occupant. Comme chaque immeuble est différent, vous pouvez ajouter des champs personnalisés qui sont pertinents pour votre propriété spécifique.

Note: Cliquez sur les images pour les agrandir. 

Table des matières

• Ajout de nouveaux champs personnalisés
• Modifier/supprimer des champs personnalisés
• Saisie/modification de données de champs personnalisés
• Affichage des données de champs personnalisés et extraction de rapports

Ajout de nouveaux champs personnalisés

Les utilisateurs de niveau agent directeur et gestion peuvent ajouter un nombre illimité de champs personnalisés et modifier l'information contenue dans ces champs. Voici quelques champs personnalisés courants:

• Un résident a besoin d'aide en cas d'urgence
• Nombre d'actions (Coop)
• Date d'expiration de l'adhésion au gymnase
• Pieds carrés
• Balcon/Terrasse (O/N)
• Anniversaire

Pour ajouter un nouveau champ personnalisé, cliquez sur l’onglet Gestion, sélectionnez Champs personnalisés, puis cliquez sur Paramètres en haut de la page, ou allez dans l’onglet Paramètres et sélectionnez Champs personnalisés.

Ensuite, décidez si les données du champ personnalisé doivent être liées au profil ou à l'occupation de l'unité, à l'occupant ou à l'unité physique.

• Les données du champ personnalisé d'occupation resteront liées à l'occupation totale de l'unité et sont conçues pour stocker des informations telles que l'assurance du locataire (O/N) ou le nombre d'animaux de compagnie.
• Les données du champ personnalisé de l’occupant resteront liées à un occupant spécifique et sont conçues pour stocker des informations telles que la date d'anniversaire, la date d'expiration de l'abonnement au gymnase ou l'employeur.
• Les données du champ personnalisé de l'unité physique resteront constantes, peu importe qui emménage dans l'appartement. Il est conçu pour stocker des informations telles que la superficie en pieds carrés, la date de la dernière installation du lave-vaisselle ou le numéro de modèle du réfrigérateur.

Sélectionnez l'onglet Champs personnalisés approprié en haut de l'écran. Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter dans le coin supérieur droit. Dans cet exemple, nous avons sélectionné l’onglet Profil de l'unité/occupation, nous allons donc cliquer sur le bouton Ajouter un champ personnalisé de profil d'unité/d'occupation. 

Vous serez redirigé vers un formulaire où vous pourrez entrer le nom du champ personnalisé (p. ex. « Nécessite de l'aide en cas d'urgence »), regrouper le champ personnalisé avec d'autres champs relatifs (facultatif), entrer le type d'entrée (champ de texte, numérique, date, binaire (oui/non - vrai/faux), boutons radio, liste déroulante, devise) et sélectionner les autorisations appropriées, en fonction de qui devrait être en mesure de visualiser/modifier les informations du champ personnalisé.  

Voir les captures d'écran ci-dessous pour quelques exemples de type d'entrée:

Vous pouvez également décider si le champ doit apparaître sur les écrans de la réception ou sur les bons de travail imprimés. (Par exemple, il pourrait être très utile d'afficher des renseignements sur les animaux de compagnie sur les demandes d'entretien imprimées.) Lorsque vous avez terminé de configurer votre champ personnalisé, assurez-vous d'appuyer sur le bouton vert Sauvegarder.

Modifier/supprimer des champs personnalisés

Pour modifier ou supprimer un champ personnalisé existant, cliquez sur l’onglet Gérer, sélectionnez Champs personnalisés, puis cliquez sur Paramètres. 

Ensuite, sélectionnez la catégorie dans laquelle le champ personnalisé est enregistré dans le profil de l'unité/l’occupation, l’occupant ou l’unité physique. En cliquant sur l'une des catégories, vous verrez tous les champs personnalisés actifs pour cette catégorie.   Cliquez sur le champ personnalisé que vous souhaitez modifier ou désactiver. Pour afficher les champs personnalisés inactifs, cochez la case Afficher les champs inactifs.

Dans l'écran d'édition du champ personnalisé, vous pourrez modifier le nom ou les paramètres du champ personnalisé. Cela inclut qui peut voir/modifier le champ et où il sera affiché (voir Ajout d'un nouveau champ personnalisé pour voir toutes vos options).

Pour supprimer un champ personnalisé, changez le « statut du champ personnalisé » à Inactif. Assurez-vous d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder.

Saisie/modification de données de champs personnalisés

Les utilisateurs de niveaux agents directeurs et gestion peuvent saisir et modifier les données des champs personnalisés. Vos résidents peuvent également modifier les informations de leur champ personnalisé sur leur profil si vous leur donnez la permission. 

Pour modifier ou saisir des données de champs personnalisés en tant qu'utilisateur de gestionnaire ou d'agent de sécurité, trouvez l'unité pour laquelle vous souhaitez saisir ou modifier les données de champs personnalisés dans la recherche rapide.

Le type de champ personnalisé (Profil de l'unité/Occupation, Unité physique ou Occupant) déterminera où vous irez pour saisir ou modifier les données. Pour saisir ou modifier les données du champ personnalisé de l'occupant, cliquez sur les trois points à droite du type d'occupant (propriétaire, locataire, etc.) du nom de l'occupant spécifique. Ensuite, cliquez sur Modifier l'occupant. Ensuite, entrez toutes les informations pertinentes dans la section Champs personnalisés de l'occupant au bas de l'écran et cliquez sur Enregistrer l'occupant lorsque vous avez terminé.

Pour saisir ou modifier les données de l'unité physique ou du profil de l'unité/champ d'occupation de l'unité, cliquez sur le texte bleu Modifier sur la carte Champs personnalisés. Ici, vous verrez tous les champs personnalisés de l'unité et de l'unité physique, entrez et/ou modifiez toutes les informations pertinentes et cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Pour saisir les données des champs personnalisés sous forme de liste (p. ex., pour plusieurs unités/occupants à la fois), cliquez sur l’onglet Gérer et sélectionnez Champs personnalisés. Sélectionnez les champs personnalisés que vous souhaitez remplir. Ensuite, cochez la case « Inclure les unités sans données ». Cliquez sur Rechercher les champs. Vous pouvez ensuite cliquer sur chaque champ vide, entrer et enregistrer les informations appropriées, puis passer à l'unité suivante de la liste. 

Affichage des données de champs personnalisés et extraction de rapports

Les informations enregistrées dans les champs personnalisés peuvent être visualisées et triées par champ personnalisé (si vous voulez obtenir une liste de toutes les informations sur les animaux de compagnie pour toutes les unités, par exemple) ou par unité (si vous avez simplement besoin de voir toutes les données des champs personnalisés pour une unité).

Pour extraire les rapports par champ personnalisé, cliquez sur l’onglet Gestion et sélectionnez Champs personnalisés. Ensuite, sélectionnez tous les champs personnalisés dont vous souhaitez afficher les données et entrez toute autre information (texte spécifique, etc.) que vous souhaitez rechercher. Cliquez sur le bouton Rechercher des champs.

Cela fera apparaître une feuille de calcul complète de toutes les informations sur les champs personnalisés qui correspondent à vos paramètres de recherche. (REMARQUE : Si vous avez ajouté et rempli un champ personnalisé comme « Nécessite de l'aide en cas d'urgence », c'est un excellent moyen d'obtenir une feuille de calcul complète de toutes les informations d'urgence et de l'imprimer pour tous les services d'urgence!) Vous pouvez également exporter les données en cliquant sur Exporter vers Excel et trier les données en cliquant sur la colonne par laquelle vous souhaitez trier.

Pour rechercher les données des champs personnalisés par unité, faites apparaître n'importe quelle unité en utilisant la recherche rapide dans le coin supérieur gauche. Vous serez dirigé directement vers l'écran Aperçu de l'unité, où vous pourrez afficher toutes les données du champ personnalisé pour cette unité. Gardez à l'esprit que vous ne verrez les champs personnalisés de l'occupant (qui s'afficheront à côté des coordonnées de chaque occupant) que si vous avez déjà rempli les champs personnalisés de l'occupant pour cette unité.