Résumé
Le module Bons de commande vous permet de créer et d’envoyer des bons de commande à des fournisseurs autorisés tout en offrant la possibilité de demander l’approbation de ces bons par des gestionnaires, des membres du conseil d’administration ou d’autres personnes autorisées.
Note: cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Paramètres des Bons de Commande
- Créer des Bons de Commande
- Soumettre des BC pour Approbation & Communiquer avec les Fournisseurs
- Générer des PDF
- Modifier / Annuler des Bons de Commande
- Rechercher des Bons de Commande
Paramètres des Bons de Commande
Avant d’émettre des bons de commande, vous devrez configurer le module en ajoutant les adresses par défaut, les options d’approbation, les préférences d’alerte, etc.
Accédez à Gestion sur la gauche. Ensuite, sélectionnez Bons de commande. Cliquez sur l’icône d’Engrenage pour ouvrir la page des paramètres.
Adresse de livraison
Spécifiez le type d’adresse à laquelle expédier
Puis, entrez l’adresse de livraison par défaut à laquelle les Bons de Commande seront envoyés.
Vous pouvez modifier l’adresse au moment de la création d’un Bon de Commande si celle-ci doit être expédiée à un endroit différent.
Adresse de facturation
Ensuite, saisissez l’adresse de facturation par défaut; si elle est identique celle de livraison, cochez la case Identique à l'adresse de livraison.
Sinon, choisissez le type d’adresse, puis saisissez les informations.
Termes et conditions particulières
Vous pouvez ajouter du texte supplémentaire au bas des factures
Comptabilité
Ajoutez les données comptables dans cette section, incluant les préfixes et les codes de votre logiciel de comptabilité ainsi que les informations liées aux taxes. Cochez l’option Activer la ligne de taxe 2 si une seconde taxe est requise.
Paramètres d’approbation et d’alerte
Finalement, choisissez comment le Bon de Commande sera approuvé. Si aucune approbation est nécessaire, vous pouvez sélectionner L'approbation n'est pas activée.
- Approbation requise pour envoyer le bon de commande – cette option vous permet de sélectionner uniquement les gestionnaires et les membres du conseil d’administration pour approuver.
- Approbation demandée avant le paiement - cette option vous permet de créer plusieurs groupes d’approbation en cas de relance ou pour un traitement à un niveau supérieur.
Exemples de Groupes :
Conseil d’administration : de 0$ à 5000 $
Directeur régional : de 5000$ à 100000 $
Cliquez sur Configurer à droite de Approbation requise pour envoyer le bon de commande pour choisir qui peut approuver.
Ou cliquez sur Configurer à droite de Approbation demandée avant le paiement pour créer les groupes et limites d’approbation.
Ces listes sont générées à partir des employés de l’immeuble.
Créer des Bons de Commande
Pour créer un bon de commande, cliquez sur Gestion, puis Bons de commande. Cliquez ensuite sur Créer un bon de commande.
Vous pouvez indiquer les détails, à qui adresser le paiement et afficher les termes et conditions spéciales de la commande. Certains champs seront préremplis selon vos paramètres. Cliquez sur Suivant au bas de la page pour continuer.
Vous pouvez ensuite choisir à qui envoyer la facture, l’adresse de livraison et le fournisseur. Ces derniers sont issus du répertoire des Fournisseurs sous l’onglet Maintenance. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Vous pouvez ensuite ajoutez les articles à la commande. Entrez le code de dépense, le nom de l’article, la description (si applicable), la quantité et le prix unitaire. Cliquez sur Ajouter un article pour en ajouter d’autres.
Vous pouvez également entrer les frais de livraison. La taxe sera calculée automatiquement selon les paramètres, mais peut être modifiée manuellement au besoin. Cliquez sur Créer pour finaliser la commande
Vous pourrez alors réviser l’ensemble des informations du bon de commande. Il est possible d’inclure des notes additionnelles si nécessaire et un document PDF de la commande peut également être généré. Sauvegardez lorsque tout semble en ordre.
Soumettre des BC pour Approbation & Communiquer avec les Fournisseurs
Le processus d’approbation et les flux de travaux des BC sont déterminés par vos paramètres d’approbation.
- Si vous avez configuré le module pour exiger une approbation lors de l’envoi des BC aux fournisseurs (pratique courante pour les propriétés aux États-Unis), consultez le Flux de travaux A.
- Si vous avez configuré le module pour exiger une approbation uniquement lors de l’envoi des paiements aux fournisseurs, consultez le Flux de travaux B.
Flux de travaux A pour Bon de Commande – Approbation requise pour envoyer le BC
Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre BC pour approbation, cliquez sur Soumettre pour approbation. Un courriel sera automatiquement envoyé à toute personne en mesure d’approuver en fonction de vos paramètres. Lorsque le BC est soumis, son statut passera à En attente d’approbation.
Une fois le BC approuvé, il peut être envoyé à un fournisseur. Cliquez Courriel au fournisseur pour joindre automatiquement le BC en format PDF dans la page Rédiger un Courriel de BuildingLink, ou vous pouvez envoyer le BC au fournisseur et autres destinataires.
Si vous préférez remettre le bon de commande en main propre ou encore l’envoyer par la poste régulière, vous pouvez générer un fichier PDF pour imprimer. Si vous choisissez cette option, cliquez sur Ouvrir pour indiquer que le BC a été envoyé au fournisseur et que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.
Vous pouvez également ajouter des notes au journal d’Activité dans la section de gauche de la page; ces notes apparaitront avec l’historique de statu du BC.
Après avoir cliqué sur Courriel au fournisseur ou Ouvrir, le BC indiquera « Ouvert ». Lorsque les biens et services auront été rendus et que vous aurez reçu une facture, vous pourrez mettre à jour les sections *optionnelles* « Reçu » et « Options de comptabilité ». Cliquez OK pour payer lorsque vous êtes prêt à émettre un paiement au fournisseur.
Votre BC indiquera alors « Prêt au paiement ». Cliquer sur Fermer le bon de commande sauvegardera une copie permanente du bon de commande et il ne sera plus possible de l’annuler. Vous pourrez continuer d’ajouter des notes au journal d’activité une fois que le bon de commande indiquera « Fermé ».
Flux de travaux B pour Bon de Commande – Approbation Requise pour Envoyer le Paiement au Fournisseur
Une fois le brouillon de votre BC complété, vous verrez l’option d’envoyer le BC directement au fournisseur par courriel en cliquant sur Courriel au fournisseur. Cette action joindra automatiquement le BC en format PDF à la page Rédiger un courriel de BuildingLink, où vous pourrez envoyer le BC au fournisseur et à d’autres destinataires.
Si vous préférez remettre le BC en main propre ou l’envoyer par la poste régulière, vous pouvez générer un fichier PDF à imprimer. Si vous choisissez cette option, cliquez simplement sur Ouvrir pour indiquer que le BC a été envoyé au fournisseur et que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.
Après avoir cliqué sur Courriel au fournisseur ou Ouvrir, le BC indiquera « Ouvert ». Lorsque les biens et services auront été rendus et que vous aurez reçu une facture, vous pourrez mettre à jour les sections *optionnelles* « Reçu » et « Options de comptables ». Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les Modifications. Ensuite, cliquez sur Soumettre pour approbation.
Une fois la demande d’approbation faite, le bon de commande indiquera « En attente d’approbation ». Cliquez sur le bouton Approuver pour autoriser le bon de commande. Vous pouvez également inclure une note dans la boîte de dialogue Ajouter une note. Cliquez sur Enregistrer pour inscrire la note au BC. Une fois le bon de commande approuvé, cliquez sur OK pour payer.
Lorsque le bon de commande indiquera « Ok pour payer », toutes les lignes d’articles seront verrouillées, mais vous pourrez toujours ajouter des notes et mettre à jour la section Options comptables ou annuler le bon de commande. Cliquez sur Fermer le bon de commande quand vous aurez effectués les dernières modifications et souhaitez enregistrer le bon de commande.
Générer des PDF
Vous pouvez générer des fichiers PDF de vos bons de commande à n’importe quel moment une fois le qu’ils ont passés le statut « Brouillon ». Cliquez simplement sur Générer un PDF.
Modifier / Annuler des Bons de Commande
- Les informations de livraison et de facturation sont modifiables jusqu’à ce qu’un bon de commande indique le statut « Envoyé »
- Les lignes d’articles sont modifiables jusqu’à ce qu’un bon de commande indique le statut « Ok pour payer »
- Les Options Comptables sont modifiables jusqu’à ce qu’un bon de commande indique le statut « Fermé ».
- Les bons de commande peuvent être annulés à tout moment avant d’indiquer le statut « Fermé ».
Rechercher des Bons de Commande
Vous pouvez configurer les filtres suivants pour déterminer quels bons de commandes apparaitront sur la page d’accueil:
- Chercher par numéro du bon de commande
- Chercher par fournisseur
- Chercher par numéro de facture
- Chercher par date
- Statut
- Regrouper par
- Code de dépense
