Ajustes de órdenes de compra

Ajustes de órdenes de compra 

Antes de comenzar a emitir órdenes de compra, tiene que configurar el módulo para establecer las direcciones predeterminadas, opciones de aprobación, preferencias de notificaciones, entre otros. Para empezar, haga clic en la pestaña Ajustes y luego en Órdenes de compra. 

Primero, ingrese las direcciones de envío y facturación predeterminadas para la emisión de órdenes de compra, los términos y condiciones y un prefijo de orden de compra. Toda esta información se puede editar al emitir una orden de compra. Desplácese hacia abajo hasta la segunda mitad de la página para habilitar hasta dos líneas de impuestos, agregar códigos de expensas y configurar los ajustes de aprobación. 

Luego, determine si se requiere aprobación para enviar una orden de compra a un proveedor (común en propiedades en EE. UU.) o si no se requiere aprobación para enviar una orden de compra a un proveedor, pero sí para realizarle un pago (común en propiedades en Canadá). 

Luego, seleccione a los administradores y/o miembros de la Junta que están autorizados para aprobar órdenes de compra. (Todos los directores pueden aprobar órdenes de compra. Los administradores pueden crear y editar órdenes de compra, pero deben constar en la lista para poder aprobarlas. Los miembros de la Junta Directiva no pueden crear ni editar órdenes de compra, pero pueden aprobarlas y agregar comentarios si constan en la lista de personal autorizado). 

Si optó por requerir aprobación para enviar una orden de compra a un proveedor, ingrese la dirección o direcciones de email de las personas a las que se debe notificar cuando una orden está pendiente de aprobación. Puede agregar varias direcciones de email; separe cada dirección con punto y coma (;). 

Si optó por requerir aprobación para realizar pagos a los proveedores (común en propiedades en Canadá), el siguiente paso será crear hasta cuatro grupos de usuarios autorizados a quienes puede solicitar aprobación. Al solicitar aprobación a un determinado grupo, se enviarán automáticamente notificaciones por email. También puede ingresar los emails de las personas a las que se debe notificar cuando un usuario autorizado aprueba una orden de compra. 

Cómo emitir órdenes de compra 

Para emitir una orden de compra, haga clic en la pestaña Administrar, seleccione Órdenes de compra y luego haga clic en Crear una nueva orden de compra. Los campos "Facturar a" y "Enviar a" se llenan automáticamente con la información predeterminada que haya configurado, pero puede modificarla si lo desea. Seleccione el proveedor al cual se le emitirá la orden de compra del menú desplegable. (Los proveedores deben estar en el Directorio de proveedores para poder seleccionarlos. Para consultar cómo agregar proveedores al directorio, haga clic aquí). 

Luego, complete la sección "Elementos" de la orden de compra y haga clic en Guardar cambios. Los códigos de expensas son opcionales.  

La orden de compra se registrará como "Borrador". Puede volver a editarla hasta cuando la envíe para aprobación.  

Cómo solicitar aprobación de órdenes de compra y comunicarse con los proveedores 

El proceso de aprobación y el flujo de trabajo de la orden de compra dependen de la configuración de aprobación. Si configuró el módulo de modo que requiere aprobación para enviar órdenes de compra a los proveedores (común en propiedades en EE. UU.), consulte el Flujo de trabajo A. Si lo configuró de modo que requiere aprobación solo para realizar pagos a proveedores, consulte el Flujo de trabajo B. 

Flujo de trabajo de orden de compra A: Se requiere aprobación para enviar la orden de compra 

Cuando esté listo para enviar la orden de compra para aprobación, haga clic en el botón verde Enviar para aprobación. Al hacer clic en Enviar para aprobación, se notificará automáticamente a los emails registrados en la página de ajustes de la orden de compra para que puedan ingresar y aprobar la orden de compra y marcarla como "Pendiente de aprobación". Los usuarios autorizados también pueden hacer clic en Enviar y aprobar para aprobar la orden de compra inmediatamente.  

Una vez que la orden de compra está aprobada, se la puede enviar al proveedor. Haga clic en Enviar OC por email al proveedor para adjuntar automáticamente la orden de compra como un archivo PDF en la página Redactar email de BuildingLink, donde puede enviar la orden de compra por correo electrónico al proveedor y a otras personas. Si prefiere entregar la orden de compra personalmente o enviarla por correo postal, puede generar un PDF e imprimirlo. Si elige esta opción, simplemente haga clic en Abrir OC para indicar que la orden de compra se ha enviado al proveedor y que está listo para pasar al siguiente paso. También puede agregar notas al Registro de actividades ubicado a la izquierda de la página; estas notas aparecerán en el historial de estado de la orden. 

Luego de hacer clic en Enviar OC por email al proveedor o Abrir OC, la orden de compra se mostrará como "Abierta". Una vez que se han prestado los bienes y servicios y ha recibido una factura, puede actualizar las secciones *opcionales* "Recibido" y "Opciones de contabilidad". Haga clic en OK para pagar cuando esté listo para realizar el pago al proveedor. 

La orden de compra ahora mostrará "Listo para el pago". Al hacer clic en Cerrar OC, se guardará una copia permanente de la misma y se eliminará la opción de cancelarla. Sin embargo, puede agregar notas al registro de actividades incluso después de cerrar la orden de compra. 

Flujo de trabajo de orden de compra B: Se requiere aprobación para realizar pagos a proveedores 

Una vez terminado el borrador de la orden de compra, tendrá la opción de enviar la orden de compra directamente al proveedor haciendo clic en Enviar OC por email al proveedor. Esto adjunta automáticamente la orden de compra como un archivo PDF en la página Redactar email de BuildingLink, donde puede enviar la orden de compra por correo electrónico al proveedor y a otras personas. Si prefiere entregar la orden de compra personalmente o enviarla por correo postal, puede generar un PDF e imprimirlo. Si elige esta opción, simplemente haga clic en Abrir OC para indicar que la orden de compra se ha enviado al proveedor y que está listo para pasar al siguiente paso.  

Luego de hacer clic en Enviar OC por email al proveedor o Abrir OC, la orden de compra se mostrará como "Abierta". Una vez que se han prestado los bienes y servicios y ha recibido una factura, puede actualizar las secciones *opcionales* "Recibido" y "Opciones de contabilidad". Asegúrese de hacer clic en Guardar cambios.  

A continuación, haga clic en Enviar para aprobación. Esto le permite seleccionar a qué grupos desea solicitar aprobación. Una vez que haya seleccionado lo anterior, haga clic en Enviar solicitud.  

Luego de solicitar aprobación, la orden de compra se mostrará como "Pendiente de aprobación". Haga clic en el botón verde Aprobar para autorizar la orden de compra. También puede hacer clic en el botón verde Agregar nota y marcar la casilla Nota de aprobación para indicar que la aprobación se dio por reunión de la junta, voto del comité, etc. 

 Una vez aprobada la orden, haga clic en OK para pagar.  

Una vez que la orden de compra esté marcada como "OK para pagar", no podrá editar la información de los elementos, pero sí podrá agregar notas, actualizar la sección Opciones de contabilidad o cancelar la orden de compra. Haga clic en Cerrar OC una vez que haya realizado cualquier modificación final y desee archivar la orden de compra. 

Cómo generar archivos PDF 

Puede generar un PDF de las órdenes de compra en cualquier momento, siempre que hayan pasado del estado de Borrador. Simplemente haga clic en el botón azul Generar PDF. 

 Cómo editar o cancelar órdenes de compra 

La información de envío y facturación se puede editar hasta cuando la orden de compra esté marcada como "Enviada". 

Los elementos se pueden editar hasta cuando la orden de compra esté en estado "OK para pagar".  

Las Opciones de contabilidad se pueden editar hasta cuando la orden de compra esté en estado "Cerrado". 

Las órdenes de compra se pueden cancelar en cualquier etapa hasta cuando estén en estado "Cerrado".  

Cómo buscar órdenes de compra 

Puede establecer qué órdenes se muestran en la pantalla de inicio de Órdenes de compra haciendo clic en la barra gris que dice Ajustes. También puede hacer clic en el botón azul Buscar órdenes de compra para buscar por número de orden, proveedor, código de expensas, estado de la orden y rango de fechas.