Resumen
El módulo de Ajustes de instrucciones para el personal permite a los usuarios de nivel administrativo y directivo crear y editar Tipos de instrucciones, establecer notificaciones automáticas relacionadas con las instrucciones y configurar los ajustes del módulo, lo que le permite personalizar su cuenta de BuildingLink. Puede ver o modificar los ajustes de las Instrucciones para el personal desde la Tabla de instrucciones para el personal haciendo clic en el icono de engranaje a la derecha del encabezado de la página o desde el Panel de control, haciendo clic en la pestaña Ajustes y luego en Instrucciones para el personal.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Tipos de instrucción sugeridos
- Cómo agregar tipos de instrucciones
- Cómo editar los tipos de instrucciones
- Notificaciones
- Configuración del módulo
Tipos de instrucción sugeridos
Los tipos de instrucciones deben reflejar las categorías que usted necesita para registrar y monitorear las autorizaciones de invitados (o cualquier otra instrucción que los residentes puedan darle al personal o la administración). Las opciones de notificaciones y los ajustes del módulo deben reflejar las operaciones específicas de su propiedad.
La mayoría de los edificios utilizan los siguientes tipos de instrucciones:
- Acceso a agentes inmobiliarios
- Empleados domésticos/Paseadores de perros
- Permiso de ingreso temporal
- Permiso de ingreso permanente
- No permitir
- Instrucciones de la administración (como tipo de instrucción interna para uso del personal)
También puede agregar los siguientes tipos de instrucciones:
- Instrucciones para viajes
- Custodia de correo o periódicos
- Notas internas
- Preferencias de residentes
- Cuidador
- Permiso de ingreso temporal (con una fecha de expiración específica o "estadía máxima")
Cómo agregar tipos de instrucciones
Para ver o agregar Tipos de instrucciones para el personal en la tabla de instrucciones para el personal, haga clic en icono de engranaje o, en el Panel de Control, haga clic en la pestaña Ajustes y luego seleccione Instrucciones para el personal.
Luego, haga clic en el botón verde Agregar un nuevo tipo de instrucción.
Si utiliza KeyLink, también puede elegir que se muestren las instrucciones en KeyLink cuando se retira una llave.
Asegúrese de establecer quiénes pueden agregar, ver y editar este tipo de instrucciones. Si su edificio permite subarrendatarios, asegúrese de definir si los propietarios podrán ver y editar las instrucciones ingresadas por los subarrendatarios, así como ingresar las suyas propias.
Si su edificio permite que los residentes envíen este tipo de instrucciones, puede agregar más información para mostrárselas. Marque la casilla Agregar un mensaje para los residentes cuando envíen una instrucción de este tipo para mostrar el cuadro de mensaje.
Puede personalizar el mensaje de confirmación que se muestra a los residentes una vez que envían la instrucción.
Marque la casilla Agregar un mensaje a la pantalla de confirmación después de enviar una instrucción de este tipo.
También tiene la opción de incluir una exención de responsabilidad que los residentes deben aceptar para enviar la instrucción. Marque la casilla Requerir una exención de responsabilidad al enviar instrucciones de este tipo.
Puede establecer la forma en que el residente acepta la exención de responsabilidad, ya sea marcando una casilla o escribiendo la palabra Sí en un cuadro de texto. A continuación, ingrese el título y el texto de la exención.
Si su edificio está configurado para enviar notificaciones a la administración, puede optar por sustituir la dirección de email de notificación predeterminada o agregar más destinatarios de email en la sección Notificaciones por email.
*Si no se han configurado notificaciones de instrucciones predeterminadas en su edificio, puede hacerlo desde la Tabla de instrucciones para el personal; haga clic en el icono de engranaje y seleccione Notificaciones.
Puede elegir que las instrucciones expiren automáticamente. Seleccione si la expiración es opcional; obligatoria, pero sin límite; u obligatoria con un límite específico. También puede establecer una hora predeterminada si es necesario.
Por último, puede optar por solicitar la firma del residente cuando un miembro del personal ingresa las instrucciones y/o solicitar que se escaneen ciertos documentos para tipos de instrucciones específicos
Cómo editar los tipos de instrucciones
Para editar los Tipos de Instrucciones desde la Tabla de instrucciones para el personal haga clic en el icono de engranaje o desde el Panel de control, haga clic en la pestaña Ajustes y luego en Instrucciones para el personal.
Haga clic en el tipo de instrucción que desea editar.
Utilice los menús desplegables numerados para cambiar el orden de los tipos de instrucciones una vez creada la instrucción.
Para más información sobre los ajustes en la página Editar el tipo de instrucción, consulte la sección anterior Cómo agregar tipos de instrucciones. Después de realizar cualquier cambio, haga clic en Guardar. Para eliminar un Tipo de instrucción, cambie su estado a “Inactivo”.
Notificaciones
Las Notificaciones le permiten enviar notificaciones automáticas al personal o a los residentes cuando se realizan ciertas acciones relacionadas con las instrucciones. Para ver o editar notificaciones de instrucciones desde la Tabla de instrucciones para el personal; haga clic en el icono de engranaje y seleccione Notificaciones o, desde el Panel de Control, haga clic en la pestaña Ajustes, seleccione Instrucciones para el personal y luego Notificaciones. Una vez que haya seleccionado las opciones de notificación correspondientes, haga clic en Guardar todo los cambios.
Configuración del módulo
Aquí puede establecer qué usuarios tienen acceso para agregar y eliminar fotos de las instrucciones, así como otros ajustes que no están en los tipos de instrucciones individuales.
Para ver o editar la configuración del módulo desde la tabla de instrucciones para el personal, simplemente haga clic en icono de engranaje, y luego seleccione Ajustes del módulo o desde el Panel de Control haga clic en la pestaña Ajustes, luego en Instrucciones para el personal y seleccione Ajustes del módulo. Una vez que haya seleccionado las opciones de ajustes correspondientes, haga clic en Guardar todos los cambios.
