ResumenEl módulo Administración de recursos se utiliza, generalmente, para llevar un control de las asignaciones de los espacios de almacenamiento y estacionamiento; es una excelente herramienta para monitorear una amplia gama de recursos (activos) asignados e información específica relacionada con cada recurso y/o asignación. Se puede usar para asignaciones a largo y corto plazo y ofrece una forma fácil de ver qué recursos están disponibles para asignarse y cuáles ya se han asignado. También es ideal para llevar un control de los electrodomésticos en las unidades; por ejemplo, puede configurarlo para que le permita ver fácilmente cuáles de las unidades en el edificio tienen lavadoras, secadoras o microondas. |
Tabla de contenido
- Ajustes generales de Administración de recursos
- Cómo ver y agregar información de recursos
- Cómo agregar y modificar asignaciones de recursos
- Cómo ver y exportar la información de recursos
- Ajustes de categorías de recursos y campos de formulario
- Cómo incluir la información sobre recursos en la pantalla de búsqueda de la recepción
Ajustes generales de Administración de recursos
Si no ve el módulo Administración de recursos en el sitio web de su edificio, comuníquese con Soporte de BuildingLink para que podemos ayudarle a activar este módulo.
Si usted es un usuario de nivel administrativo o directivo en BuildingLink, puede decidir si los usuarios de nivel de recepción y mantenimiento pueden ver y usar el Administrador de recursos, o si desea reservarlo solo para usuarios de nivel administrativo. Para ver o modificar los permisos de Administración de recursos, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Opciones generales de configuración del edificio.
En la pantalla "Opciones generales de configuración del edificio", utilice el menú desplegable para seleccionar la sección "Administración de recursos”. Luego, seleccione si desea reservar el módulo Administración de recursos solo para administradores o si desea que todo el personal del edificio tenga acceso.
Cómo ver y agregar información de recursos
Para ver, agregar o editar información de los recursos, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Administración de recursos. Se abrirá el "Panel de administración de recursos", que mostrará todas las categorías de recursos y artículos.
Categorías de recursos
- Electrodomésticos/equipos dentro de las unidades: Estos recursos solo se pueden asignar a unidades físicas.
- Espacios de estacionamiento: Estos recursos solo se pueden asignar a la ocupación (propietarios) de la unidad.
- Espacios de almacenamiento: Estos recursos solo se pueden asignar a la ocupación (propietarios) de la unidad.
- Artículos de alquiler/préstamo: Estos recursos se pueden asignar a un ocupante específico de una unidad.
- Otros recursos: Estos recursos no se pueden asignar a una unidad u ocupante (han sido diseñados solo para uso interno).
Seleccione una categoría o tipo de recurso para ver, agregar o editar la información del recurso.
Luego de hacer clic en una determinada categoría, verá la información registrada del tipo o tipos de recursos seleccionados. Para agregar un nuevo artículo, haga clic en Agregar nuevo en la parte superior derecha de la página.
Se abrirá un formulario con todos los campos aplicables a ese recurso en particular. Estos campos son específicos para cada tipo de recurso: notará que los campos son diferentes si agrega información de electrodomésticos a si agrega información de espacios de almacenamiento, por ejemplo. Al agregar un artículo, seleccione el tipo e ingrese la información en los campos correspondientes (ninguno es obligatorio). Los cuadros desplegables que aparecen en el formulario son dinámicos, lo que significa que el texto que usted ingrese se guardará en el menú desplegable para su uso en el futuro. Para cambiar el nombre o desactivar cualquiera de los campos en el formulario de registro de un determinado recurso, por favor, haga clic aquí.
Una vez que haya ingresado toda la información del recurso, haga clic en Guardar o en Guardar y agregar otro. Al hacer clic en Guardar y agregar otro, podrá agregar varios recursos (por ejemplo, todos los espacios de almacenamiento) a la vez.
Cómo agregar y modificar asignaciones de recursos
Una vez que haya agregado todos los recursos físicos, puede asignar cada recurso a una unidad o residente específico. También puede asignar los recursos al momento de crearlos.
Para asignar un recurso a una unidad o residente, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Administración de recursos. Haga clic en la categoría o tipo de activo que contiene los recursos que desea asignar.
Junto a cada recurso, verá una columna que dice "Asignado a" o "Ubicación" con un enlace que dice "Asignar". Haga clic en "Asignar" junto al recurso que desea asignar.
Aquí podrá ingresar a quién desea asignar el recurso y, si corresponde, la "Fecha de inicio" y la "Fecha de finalización" de la asignación. (Estas fechas son solo para sus registros: la asignación no cambiará automáticamente cuando llegue la fecha de finalización). Si desea asignar el recurso a un ocupante dentro de una unidad, ingrese el número de unidad y aparecerá un menú desplegable que le permitirá seleccionar un ocupante específico.
Cuando haya terminado de agregar la información del recurso, haga clic en Guardar.
Para cambiar la asignación de un recurso o para marcarlo como sin asignar, haga clic en el enlace que dice "Cambiar" junto al recurso correspondiente. Podrá cambiar el número de unidad/ocupante asignado o simplemente seleccionar Cambiar estado a "Sin asignar". También puede cambiar las fechas de inicio y finalización de la tarea. (Estas fechas son solo para sus registros: la asignación no cambiará automáticamente cuando llegue la fecha de finalización). Esta información también se puede cambiar haciendo clic en el botón Editar en la columna de la derecha.
Cómo ver y exportar la información de recursos
Para ver toda la información de un tipo de recurso en particular, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Administración de recursos. A continuación, haga clic en la categoría de recursos cuya información desea ver.
Se abrirá una pantalla que muestra toda la información de recursos ingresada previamente en la categoría de recursos seleccionada. En la parte superior de la pantalla, puede filtrar la búsqueda por número de unidad, tipo de recurso, búsqueda de texto, etc. Para filtrar los resultados de la búsqueda en función de la fecha de inicio o finalización, haga clic en Búsqueda avanzada. Después de ingresar los parámetros de búsqueda, haga clic en el botón azul Buscar.
En los resultados de búsqueda, puede hacer clic en cualquiera de los encabezados de columna para ordenar según esa columna. Al hacer clic derecho en los encabezados de columna aparecerán opciones adicionales.
Para exportar una hoja de cálculo con información de recursos, haga clic en el botón Exportar a Excel.
También puede ver la información de recursos vinculados a una unidad en particular si abre el perfil de la unidad desde el cuadro de Búsqueda rápida, siempre que el tipo de recurso esté configurado para mostrarse en la pantalla de búsqueda de recepción.
Ajustes de categorías de recursos y campos de formulario
Solo los usuarios de BuildingLink de nivel directivo pueden activar, desactivar y cambiar el nombre de las categorías de recursos y los campos de formulario. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Administración de recursos.
Se abrirá una página que le mostrará todos los recursos agrupados por categorías. Para eliminar toda una categoría de recursos, haga clic en el enlace "Cambiar estado" a la derecha de esa categoría y cambie el estado a "Inactivo”.
Para cambiar los tipos de recursos dentro de una categoría específica, haga clic en el enlace Editar junto a la categoría cuyos tipos de recursos desea editar.
Esto lo llevará a una pantalla en la que puede eliminar un tipo de recurso de la lista desmarcando la casilla "¿Su estado es activo?" junto al tipo de recurso.
También puede cambiar el nombre de los recursos. Por ejemplo, si lleva un control de todos los "Electrodomésticos/Equipos" en las unidades de su propiedad, es posible que tengamos algunos tipos de recursos que no utiliza y que falten otros que sí necesita. Si ese es el caso, puede cambiar el nombre de un tipo de recurso que no necesita monitorear (p. ej., calderas) a un tipo de recurso que sí necesite monitorear (p. ej., calefactores); para ello, ingrese un "Nombre alternativo" para ese recurso.
Para modificar la configuración de "Campos de formulario", haga clic en Ajustes y seleccione Administración de recursos. Haga clic en Editar junto a los campos de formulario de la categoría que desea modificar.
Puede eliminar campos desmarcando la casilla de la columna "¿Su estado es activo?". Por ejemplo, si no lleva un control del color de los Electrodomésticos/Equipos de la unidad, puede eliminar esa categoría.
O, tal vez, llevar un control de la fecha de compra sea indispensable en su propiedad. En ese caso, establezca ese campo como "Obligatorio”.
Al igual que puede cambiar los tipos de recursos en su edificio, también puede cambiar los campos del formulario ingresando un "Nombre alternativo”. Después de realizar los cambios correspondientes, asegúrese de hacer clic en Guardar todo.
Cómo incluir la información sobre recursos en la pantalla de búsqueda de la recepción
Haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Administración de recursos. Haga clic en Editar junto a la categoría que agrupa el recurso cuya información desea mostrar en la pantalla de búsqueda de recepción. Luego, marque la casilla "Mostrar en la búsqueda de recepción" a la derecha del recurso correspondiente. Si esta casilla está marcada, verá la información de recursos de cada unidad cuando abra el perfil de dicha unidad en el cuadro de Búsqueda rápida.
