Resumen
El módulo Enviar email le permite enviar emails al personal, la administración y los residentes del edificio. Tiene varias opciones para elegir destinatarios, con la posibilidad de enviar emails masivos a todo el edificio (dependiendo de su nivel de acceso), emails masivos a tipos específicos de ocupantes e incluso emails masivos por ubicación (piso/línea).
Las novedades
- Envío programado de emails: Planifique y envíe sus emails en los horarios más adecuados, asegurando una comunicación constante y oportuna con los residentes.
- Inserte imágenes de forma sencilla: Mejore la apariencia de sus emails con imágenes fáciles de insertar para agregar un atractivo visual a sus mensajes.
- Opciones avanzadas de formato: Cree emails más atractivos y de aspecto profesional con nuestras mejoradas herramientas de formato.
- Innovadoras plantillas de email: Utilice nuestras nuevas plantillas para agilizar su proceso de comunicación y garantizar una mayor eficiencia y coherencia de marca.
- Mayor capacidad de archivos adjuntos: Adjunte archivos más grandes con facilidad, gracias a nuestro nuevo límite de archivos adjuntos de 40 MB (cuerpo + archivos adjuntos).
Tabla de contenido
- Ajustes de email
- Cómo ver los emails enviados
- Cómo enviar un email
- Cómo utilizar plantillas
- Cómo agregar imágenes
- Cómo agregar y diseñar firmas de email
- Cómo imprimir un email para los destinatarios
- Cómo adjuntar archivos
- Cómo programar emails
Ajustes de email
Para establecer la dirección de email remitente predeterminada "De" para todos los correos electrónicos manuales, vaya la pestaña Ajustes y seleccione Opciones generales de configuración del edificio. Desplácese hasta la sección (4) Direcciones de email de "remitente" predeterminadas e ingrese la dirección de email predeterminada.
Puede decidir si los empleados deben, de forma predeterminada, enviar emails manuales desde la dirección predeterminada o desde la dirección registrada en el perfil de usuario de cada uno en BuildingLink. De cualquier forma, el empleado siempre podrá editar el campo "De" cuando envíe un email manualmente.
Cómo ver los emails enviados
Para ver los emails enviados, haga clic en la pestaña Comunicarse y luego en Enviar email. Se abrirá la pestaña Bandeja de entrada que muestra los mensajes enviados a los destinatarios de los links de mensajes que haya configurado, así como las notificaciones automáticas generadas por BuildingLink al personal del edificio. Si selecciona la pestaña Enviado, se mostrarán los emails enviados manualmente por usted o por el personal. Finalmente, al seleccionar la pestaña Notificaciones se mostrará un historial de las notificaciones automáticas enviadas a los residentes a través de BuildingLink. ¡Y estas notificaciones incluso están divididas por módulo para su comodidad! Si lo prefiere, también puede usar la función de búsqueda en la parte superior del buzón para buscar mensajes por rango de fechas, destinatario o asunto.
También puede reenviar cualquier mensaje enviado anteriormente desde el Buzón. Simplemente haga clic en el mensaje que desea reenviar y luego en el botón Reenviar. ¡Incluso puede modificar los destinatarios y/o el texto del mensaje antes de reenviar el email!
Cómo enviar un email
Para enviar un email desde BuildingLink, haga clic en la pestaña Comunicarse y seleccione Enviar email, luego haga clic en el botón Redactar ubicado en la parte superior izquierda.
Al enviar un email, verá la dirección de correo electrónico de remitente predeterminada en el campo "De". Sin embargo, siempre puede cambiar esta dirección por otra haciendo clic en el campo "De" (por ejemplo, en caso de un corte de agua, puede escribir la dirección de email del encargado de mantenimiento si las respuestas deben ir directamente a dicha persona). Su nombre también se llenará automáticamente, pero puede optar por modificarlo en el momento o usar el nombre del edificio marcando o desmarcando las casillas correspondientes en la parte inferior.
Luego, elija los destinatarios del email haciendo clic en cualquiera de los enlaces en azul que aparecen a la derecha o escriba el número de la unidad, ocupantes o empleados específicos en el campo "Para".
Excluir: Esto le permite "Excluir a los propietarios no residentes", lo cual omitirá a los propietarios con inquilinos en sus unidades de su lista de destinatarios, de modo que solo las personas que viven en el edificio recibirán el email. Si tiene habilitada la función "ocupación futura" en su propiedad, también verá la opción de "Excluir a los ocupantes futuros".
Todos los ocupantes: Esto le permite enviar un email a todos los residentes/ocupantes en la base de datos de BuildingLink.
Por ubicación: Esto le permite seleccionar ocupantes en función de su ubicación. Puede optar por enviar un correo electrónico a todos los residentes de la torre este del edificio, por ejemplo, o a todos los ocupantes de la línea A.
Tipo/Grupo:
- Tipos de ocupantes: Esto le permite seleccionar ocupantes en función de su tipo, como propietario, inquilino, subarrendatario, familiar, etc.
- Grupos filtrados: Esto le permite elegir un grupo filtrado.
- Grupos de email: Esto le permite enviar emails a miembros de un grupo específico de correo electrónico.
- Residentes: Esto le permite seleccionar ocupantes en función de las unidades.
- Empleados: Esto le permite enviar emails a todos los empleados, a los empleados de un tipo específico (p. ej., Recepción o Administración) o seleccionar empleados específicos por nombre.
- Miembros de la Junta: Si su propiedad utiliza una junta directiva y los miembros están codificados en el sistema, también puede seleccionarlos aquí.
- Links de mensajes: Si ha creado links de mensajes en el Directorio de su edificio (p. ej., Enviar email a la Junta, Enviar email al Comité de comunicaciones), puede enviar un correo electrónico a esos grupos seleccionando Links de mensajes.
Opciones adicionales de destinatarios
Seleccionar Más le dará la opción de, si tiene habilitada la función de Autoexclusión en su propiedad (lo que significa que los residentes pueden optar por no recibir emails de rutina), verá una opción que dice "Sustituir los ajustes de autoexclusión". Si la selecciona, el email se enviará a todos los residentes en la lista de destinatarios, incluso si han optado por no recibir emails.
Si desea ver la lista con los nombres y direcciones de email de los destinatarios seleccionados, haga clic en el botón azul Ver destinatarios. Se abrirá una ventana que muestra todos los contactos en el campo "Para" de su email. Si desea exportarla, puede seleccionar el botón Exportar en la esquina inferior derecha. Una vez que haya seleccionado los destinatarios, escriba el asunto y el mensaje de su correo electrónico y luego haga clic en Enviar.
Cómo utilizar plantillas
Si desea personalizar la apariencia y diseño de su email, seleccione una de nuestras plantillas editables haciendo clic en Plantillas y luego en Utilizar plantilla de email.
Puede ver las plantillas que ha creado su edificio, su contenido guardado y las plantillas que BuildingLink ha creado para usted. Si desea utilizar una de estas plantillas, haga clic en Aplicar. Para más información sobre cómo crear y editar plantillas, consulte nuestro artículo de ayuda sobre Plantillas de email.
Cómo agregar imágenes
Puede insertar imágenes en el cuerpo de su correo electrónico haciendo clic en el icono de imagen en la barra de herramientas.
Puede cargar una imagen o buscar una en nuestra galería de imágenes. Si busca una imagen en nuestra galería, puede ingresar una palabra clave y la galería de imágenes le proporcionará una lista de imágenes que puede usar.
Cómo agregar y diseñar firmas de email
Si desea enviar sus emails con firmas personalizadas, simplemente haga clic en el icono Firmas en la barra de herramientas del editor. Si ya ha diseñado y guardado firmas, aparecerán ahí. Puede hacer clic en cualquiera de sus firmas para agregarlas al final del correo electrónico. Para diseñar una nueva firma, haga clic en Administrar firmas. 
Cómo imprimir un email para los destinatarios
Si desea crear una copia impresa del email para los destinatarios que quizás no tienen un correo electrónico registrado en el sistema, seleccione la opción Imprimir y luego Crear una copia para imprimir. Una vez seleccionada, puede optar por imprimir copias para cualquiera de las opciones que se detallan a continuación:
- Ocupantes sin direcciones de email o autoexcluidos: Si desea una copia por cada ocupante sin una dirección de email o que se haya autoexcluido.
- Unidades sin direcciones de email: Si desea una copia impresa por unidad donde nadie haya especificado una dirección de email.
- Todas las unidades: Si desea una copia impresa por unidad, independientemente de si tienen o no una dirección de email en el sistema.
- Todos los ocupantes: Si desea una copia impresa por ocupante, independientemente de si tiene o no una dirección de email en el sistema.
Una vez que haya seleccionado lo que corresponda, haga clic en Generar PDF. Se abrirá automáticamente un archivo PDF de documentos imprimibles, personalizados, con direcciones y con el correo electrónico original, que luego se pueden distribuir a través de buzones de correo, debajo de las puertas, etc. Si la computadora en la que está trabajando no tiene una impresora conectada, también puede optar por guardar las copias en PDF en su computadora y luego enviárselas por email (como archivo adjunto) para imprimirlas desde otra computadora.
Cómo adjuntar archivos
Para agregar un archivo adjunto a un correo electrónico, haga clic en el botón Adjuntar en la parte inferior izquierda y seleccione un archivo de su computadora. BuildingLink admite un máximo de 40 MB en total, incluidos todos los documentos adjuntos y el cuerpo del email.
Cómo programar emails
Para programar el envío de un email en una fecha posterior, haga clic en el botón Enviar después en la parte inferior derecha debajo del cuerpo del email. Luego, seleccione la fecha y hora y haga clic en Programar y su correo electrónico se enviará en la fecha seleccionada. El correo electrónico también aparecerá en la carpeta Programado en su buzón de correo si necesita realizar algún cambio antes de enviarlo.
