Resumen
Nuestra funcionalidad de Órdenes de trabajo para proveedores permite a los edificios que tienen habilitado el Directorio de proveedores crear órdenes de trabajo personalizadas que se pueden enviar por email a los proveedores/contratistas externos o entregárselas directamente cuando estos llegan a la propiedad para realizar trabajos en el edificio o en las unidades.
Tabla de contenido
- Cómo generar una Orden de trabajo de proveedor
- Distribuir una solicitud de trabajo de proveedor
- Cómo editar o eliminar una Orden de trabajo de proveedor
- Cómo guardar una Orden de trabajo de proveedor completada
- Asignar una solicitud de mantenimiento a un proveedor vs. generar una orden de trabajo de proveedor
Cómo generar una Orden de trabajo de proveedor
Para generar una orden de trabajo de proveedor para una solicitud de mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Luego, haga clic en la solicitud de mantenimiento para la cual desea generar una orden de trabajo de proveedor. En la sección "Asignaciones", haga clic en Elaborar orden de trabajo. Si no ve esta opción, significa que no tiene habilitado el Directorio de proveedores o no ha agregado ningún proveedor. Debe tener al menos un proveedor en su Directorio de proveedores para poder generar una orden de trabajo.
A continuación, ingrese la información del trabajo y las instrucciones de acceso. Puede copiar esta información directamente de la solicitud de mantenimiento marcando la opción Copiar desde arriba. Una vez copiada está información, también puede agregar detalles adicionales o más especificaciones técnicas para el proveedor que podrían no haberse incluido en la solicitud de mantenimiento original (especialmente si esta fue enviada por un residente).
Cualquier sección adicional que haya elegido incluir en el formulario (p. ej., Servicios y mano de obra, Partes y material) se mostrará en la parte inferior para que el proveedor las llene al finalizar el trabajo.
Para revisar una vista previa de la orden de trabajo de proveedor, haga clic en el botón Vista preliminar. Cuando esté satisfecho con la Orden de trabajo de proveedor, haga clic en el botón Generar PDF. Se guardará automáticamente la Orden de trabajo en la sección Documentos de la solicitud de mantenimiento. Haga clic en el botón Guardar y enviar al proveedor para guardar la orden de trabajo e inmediatamente abrir el módulo para redactar un email.
Distribuir una solicitud de trabajo de proveedor
Una vez generada la orden de compra del proveedor, aparecerá en la sección "Documentos" de su solicitud de mantenimiento. Para imprimirla y entregársela al proveedor cuando llegue, simplemente haga clic en el documento y abra el archivo descargado cuando aparezca. A continuación, podrá imprimir el PDF.
Para enviar una orden de trabajo por email a un proveedor, haga clic en Enviar email a proveedor. Seleccione el proveedor y luego haga clic en Continuar. Marque la orden de trabajo que desea enviar por email al proveedor y haga clic en Continuar otra vez. Se abrirá el módulo de email con el campo de "Destinatario" seleccionado según sus indicaciones y el documento adjunto ya incluido. Simplemente escriba un asunto y una nota rápida en el campo "Texto del mensaje" y luego haga clic en Enviar email.
Cómo editar o eliminar una Orden de trabajo de proveedor
Para editar o eliminar una orden de trabajo de proveedor una vez generada, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Haga clic en la solicitud de mantenimiento que contiene la orden de trabajo generada. La Orden de trabajo de proveedor aparecerá en la sección Documentos de la solicitud de mantenimiento. Para editarla, simplemente haga clic en el ícono. Para eliminarla, haga clic en el ícono de papelera.
Cómo guardar una Orden de trabajo de proveedor completada
Si lo desea, puede guardar la orden de trabajo que el proveedor le entrega una vez completada en la sección Documentos de la solicitud de mantenimiento. Simplemente haga clic en la solicitud de mantenimiento correspondiente, vaya a la sección Documentos y haga clic en Agregar documentos. Tenga en cuenta que la orden de trabajo original ya está guardada en la solicitud de mantenimiento. Para diferenciar la solicitud completada de la original, ingrese una descripción.
Asignar una solicitud de mantenimiento a un proveedor vs. generar una orden de trabajo de proveedor
Asignar una solicitud de mantenimiento a un proveedor específico le permite llevar un control de qué proveedor va a realizar el trabajo y también le da la opción de enviar la solicitud por email directamente a un contacto del proveedor, de ser el caso. Se enviará por correo electrónico una copia exacta de la solicitud de mantenimiento, sin ningún campo ni información adicional. Generar una orden de trabajo de proveedor le permite elaborar una orden de trabajo más formal para que el proveedor la complete in situ y luego se la devuelva una vez finalizada. Puede agregar información adicional a la orden de trabajo y también solicitar información específica al proveedor.