Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo renovado está en proceso de implementación y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.
Resumen
El módulo Equipos le permite a la administración y al personal de mantenimiento almacenar información y especificaciones sobre los equipos estacionarios en el edificio (por ejemplo, calefactores, ascensores, etc.). En este módulo puede llevar un control de las fechas de compra e instalación, costos y la información de garantía, así como cualquier otra información relevante sobre sus equipos.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Cómo configurar los equipos en su edificio (para usuarios del módulo Equipos por primera vez)
- Cómo crear categorías de equipos
- Cómo editar categorías de equipos
- Cómo agregar equipos
- Cómo buscar y editar equipos
- Cómo vincular equipos a las solicitudes de mantenimiento
- Cómo buscar solicitudes de mantenimiento por equipo
- Cómo ver el Reporte detallado de equipo
- Reporte de reemplazo de equipos - Costos proyectados por año
- Reporte de solicitudes de mantenimiento según el equipo
Cómo configurar los equipos en su edificio (para usuarios del módulo Equipos por primera vez)
Para utilizar el módulo Equipos se requieren unos ajustes iniciales, pero una vez que tenga todo configurado correctamente, puede convertirse en una herramienta fácil de usar para administrar los equipos de su edificio. Para configurar el módulo Equipos, siga estos pasos:
1. Establezca los niveles de autoridad de empleados que pueden agregar y editar categorías y equipos
2. Crear categorías de equipos
3. Crear equipos (agrupados dentro de las categorías de equipos)
Establezca los niveles de autoridad de empleados que pueden agregar y editar categorías y equipos
El personal de administración puede hacer clic en la pestaña Mantenimiento, seleccionar Equipo y, luego, hacer clic en el icono de engranaje. Seleccione si solo el personal de administración puede agregar y editar categorías de equipos y artículos o si el personal de mantenimiento también lo puede hacer. Una vez que haya seleccionado sus preferencias, haga clic en el botón verde Guardar todos los cambios.
Cómo crear categorías de equipos
Antes de poder llevar un control de los equipos, debe crear categorías de equipos. En otras palabras, si va a utilizar el módulo Equipos por primera vez, debe crear al menos una categoría antes de poder comenzar a agregar equipos.
Para crear una nueva categoría de equipo, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Equipo y luego abra la pestaña central Categorías de equipo.
Haga clic en el botón verde Agregar categoría. Simplemente escriba el nombre de la categoría (por ejemplo, "calefactores" o "equipos de climatización") y luego haga clic en el botón verde Guardar.
Cómo editar categorías de equipos
Si necesita editar el nombre de una categoría de equipo o desactivarla, haga clic en el nombre de la categoría en la pestaña Categorías de equipo. Se abrirá una ventana donde podrá modificar el texto del campo "Nombre de la categoría" y cambiar el estado de la categoría a inactiva. Haga clic en el botón verde Guardar para guardar los cambios. En el siguiente ejemplo, la Categoría de equipo "Calefactores" cambiará a inactiva una vez guardados los cambios.
Si necesita ver las categorías de equipos inactivas, haga clic en la casilla de verificación "Incluir categorías inactivas" en la pestaña Categorías de equipos. Puede hacer clic en el nombre de la categoría para editarla.
Cómo agregar equipos
Haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Equipo, luego seleccione Ítems de equipo y haga clic en el botón verde Agregar equipo ubicado en la esquina superior derecha.
Campos obligatorios
Los únicos campos que debe llenar obligatoriamente son el nombre del equipo, el nombre abreviado y la categoría a la que corresponde.
Ejemplo: Puede crear un equipo llamado "Elevador principal" y colocarlo en la categoría" Elevadores".
Campos opcionales
Hay muchos otros campos donde puede ingresar datos.
Adjuntar documentos y fotos
Puede adjuntar documentos o fotos a cada equipo. Generalmente, se cargan documentos como manuales, recibos y esquemas en Ítems de equipo. También se recomienda cargar fotos del artículo o ítem.
Cómo buscar y editar equipos
Si necesita editar un equipo, haga clic en la pestaña Mantenimiento, luego Equipo, luego Ítems de equipo y use el campo de búsqueda para buscar el nombre del equipo. Se puede utilizar el menú desplegable categoría para filtrar los resultados de búsqueda. Seleccione el nombre de la categoría para ver los resultados de la búsqueda.
Haga clic en el equipo que desea editar para abrir la ventana de edición del artículo; luego de realizar las modificaciones, haga clic en el botón verde Guardar para guardar los cambios.
Cómo vincular equipos a las solicitudes de mantenimiento
Al ingresar o editar una solicitud de mantenimiento, la administración y el personal del edificio pueden especificar a qué equipo pertenece la solicitud.
Cómo buscar solicitudes de mantenimiento por equipo
También puede buscar solicitudes de mantenimiento por equipo para ver problemas de mantenimiento relacionados con equipos específicos del edificio. Al utilizar la función Buscar solicitudes en la pestaña Mantenimiento, encontrará el filtro Equipo en las opciones de búsqueda Avanzado.
Cómo ver el Reporte detallado de equipo
El Reporte detallado de equipo le permite exportar e imprimir toda la información que ha registrado sobre sus equipos, ya sea de todos los artículos en todas las categorías o de todos los artículos que pertenecen a una categoría específica.
Para acceder al Reporte detallado de equipo, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione la pestaña Equipo y luego Ítems de equipo. Luego, use el menú desplegable "Categoría" para elegir las categorías y haga clic en Exportar a Excel.
En la ventana emergente, puede seleccionar otras opciones de información detallada para personalizar más el reporte. Una vez que haya seleccionado sus preferencias, haga clic en el botón Exportar a Excel para generar o exportar el reporte.
Reporte de reemplazo de equipos - Costos proyectados por año
Este reporte calcula automáticamente las fechas de reemplazo de los equipos y le informa el costo total aproximado de reemplazar los equipos dentro del rango de fechas que seleccione. Nota: Para usar este reporte, debe ingresar, al agregar cada ítem o artículo de equipo, su fecha de instalación, vida útil y costo de reemplazo.
Para acceder al Reporte de reemplazo de equipos haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Equipo y haga clic en Reporte de reemplazo de equipos. Una vez que establezca los parámetros de búsqueda, haga clic en Aplicar para mostrar el reporte en pantalla, donde podrá también exportarlo a Excel.
Reporte de solicitudes de mantenimiento según el equipo
El reporte final según el equipo se encuentra en la pestaña Mantenimiento, seleccione Reportes de mantenimiento y luego Solicitudes de mantenimiento según el equipo. Aquí, puede especificar cualquier rango de fechas y otros parámetros. Su búsqueda le indicará cuántas solicitudes de mantenimiento se han vinculado a cada uno de los equipos durante ese período de tiempo. Este reporte es útil para ayudarlo a determinar si un equipo está defectuoso o necesita reemplazarse (por su frecuencia de uso o la cantidad de solicitudes de mantenimiento).
Una vez que establezca los parámetros de búsqueda, haga clic en Aplicar para mostrar el reporte en pantalla, donde podrá también exportarlo a Excel. Tenga en cuenta que este reporte es interactivo y le permite ver la lista de solicitudes de mantenimiento que corresponden a dichas cantidades haciendo clic en los números en negrita que aparecen en las columnas de la derecha. Esto le permitirá ver todos los detalles sobre las solicitudes específicas en lugar de la vista general.
