Resumen
Esta página de ayuda explica los aspectos básicos de cómo buscar y editar órdenes de trabajo tales como cerrar solicitudes de mantenimiento completadas, agregar comentarios, agregar cargos e imprimir facturas.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Cómo buscar solicitudes de mantenimiento
- Cómo editar o cambiar el estado de una solicitud de mantenimiento
- Cómo imprimir solicitudes de mantenimiento
- Cómo imprimir facturas de solicitudes de mantenimiento
- Cómo ver reportes de cargos y registrar pagos
Cómo buscar solicitudes de mantenimiento
Para ver la lista de solicitudes de mantenimiento abiertas en su propiedad, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Se abrirá una pantalla que mostrará todas las solicitudes de mantenimiento abiertas en su propiedad. Si desea ver las solicitudes que están en espera o cerradas, seleccione los filtros correspondientes en la opción de "Estado".
Al hacer clic en la pestaña Avanzado, también puede seleccionar un intervalo de fechas específico, incluir solicitudes de unidades desactivadas, mostrar todas las notas relacionadas con cada solicitud de mantenimiento o mostrar solo tareas recurrentes.
Cómo editar o cambiar el estado de una solicitud de mantenimiento
Haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Luego, haga clic en la solicitud que desea editar o actualizar.
Al hacer clic en la solicitud de mantenimiento que desea ver o editar, verá una página como la que se muestra a continuación. Para editar la información de una solicitud de mantenimiento, como el número de unidad o el problema de mantenimiento, haga clic en el botón Editar ubicado en la primera sección en el lado inferior derecho. Para editar el proveedor o empleado asignado, diríjase a la sección "Asignaciones" y realice las modificaciones utilizando los menús desplegables.
También puede editar el empleado asignado, el proveedor asignado y categoría de mantenimiento de más de una solicitud a la vez. Para ello, marque la casilla junto a las solicitudes que desea modificar y luego haga clic en el botón Editar.
Se abrirá una ventana emergente donde podrá cambiar la categoría, el estado, el empleado y el proveedor asignado de todas las solicitudes seleccionadas al mismo tiempo. Cuando termine, haga clic en el botón Actualizar en la parte inferior.
Para cambiar el estado de una solicitud de mantenimiento (o de varias solicitudes de mantenimiento), seleccione la opción Estado:
Haga clic en Cerrar si las solicitudes están completadas.
Seleccione la opción Poner en espera para solicitudes que no se pueden completar por no contar con los repuestos u otra circunstancia especial. Esto también le permite seleccionar una fecha para que la solicitud de mantenimiento vuelva a aparecer en la lista de solicitudes abiertas, como recordatorio de que aún debe atenderse. (De lo contrario, ¡podría quedarse "En espera" para siempre!).
Si elige la opción Cerrar, dependiendo de la configuración de su edificio, es posible que el residente reciba una notificación por email informándole que "Se cambió el estado a cerrada". Independientemente de la configuración de su edificio, cambiar el estado a Poner en espera no genera ninguna notificación al residente. Sin embargo, puede agregar un comentario que diga "En espera" a la solicitud de mantenimiento que, según la configuración de su edificio, sí se enviará por correo electrónico al residente.
Para agregar un archivo adjunto o foto a una solicitud de mantenimiento, desplácese hasta la parte inferior de la solicitud y busque las áreas para cargar los archivos justo debajo de la sección "Asignaciones". Luego, haga clic en el botón Agregar imágenes o Agregar documentos según corresponda. La herramienta de carga de fotos y documentos le pedirá que seleccione las fotos o documentos de su computadora (límite de 4 MB).
Para agregar un comentario a una solicitud de mantenimiento (o a varias mediante nuestra función Actualizar múltiples solicitudes de mantenimiento), simplemente haga clic en el cuadro de comentarios y comience a escribir. Si prefiere, también puede seleccionar una de las respuestas de mantenimiento predefinidas de su propiedad; para ello, seleccione la respuesta que corresponda y haga clic en Insertar respuesta. Para agregar una respuesta predefinida a la lista, consulte Ajustes de respuestas de mantenimiento predefinidas.
Una vez que la respuesta predefinida aparezca en el campo de comentarios, podrá editarla o agregar texto según sea necesario. Si desea agregar un comentario privado que no se muestre a los residentes, marque la casilla Ocultar del residente. Todos los comentarios que guarde aparecerán en el Registro de actividades de esa solicitud de mantenimiento y todos los comentarios no privados, dependiendo de la configuración de su edificio, también se pueden enviar por email a los residentes.
Para registrar el tiempo de trabajo en una solicitud de mantenimiento o para agregar cargos a una solicitud, haga clic en Agregar cargos o Agregar tiempo empleado. Estos botones se encuentran debajo de la sección Respuesta predefinida.
Al hacer clic en el botón Agregar cargos, se abrirá un área para agregarlos debajo. Ingrese el monto en el campo Monto a cargar y elija a quién se le realiza el cargo (Edificio o Residente). Una vez que haya llenado estos campos, haga clic en el botón verde Guardar. Notará que el cargo agregado aparece en el registro de actividades una vez que haya terminado.
Si factura por hora o necesita llevar un control de cuánto tiempo se trabajó en una solicitud de mantenimiento, también puede seleccionar Agregar tiempo empleado. Para ello, haga clic en el botón Agregar tiempo empleado y se abrirá otra sección donde puede agregar una hora de inicio y fin o ingresar el tiempo manualmente. También puede agregar quién realizó el trabajo si es necesario. Una vez que haya terminado de agregar el tiempo, haga clic en Guardar.
Cómo imprimir solicitudes de mantenimiento
Si bien no es necesario imprimir las solicitudes de mantenimiento (siempre tendrá un registro con opción de búsqueda de todas las solicitudes generadas mediante BuildingLink), algunos edificios optan por imprimir las solicitudes de mantenimiento para entregarlas a los trabajadores de mantenimiento. (Nota: Una forma más eficiente de entregar solicitudes de mantenimiento a sus trabajadores sin acceso a correo electrónico o a una computadora es hacer que utilicen nuestra aplicación GEO, que funciona dispositivos iPhone, iPad, iPod Touch o Android. Esto les permitirá recibir las solicitudes en tiempo real, ¡sin necesidad de usar papel o tinta!).
Para imprimir una solicitud de mantenimiento, o varias, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Cada solicitud de mantenimiento tiene un pequeño ícono de impresora en el cual puede hacer clic para imprimirlas individualmente. También puede hacer clic en el botón Imprimir lista para imprimir toda la lista de solicitudes abiertas.
Si hace clic en una sola solicitud de mantenimiento para imprimirla, se abrirá una vista previa de la solicitud a imprimir. También puede seleccionar si desea o no incluir fotos, comentarios y/o comentarios privados en la solicitud de mantenimiento impresa.Luego, haga clic en el botón Imprimir.
Cómo imprimir facturas de solicitudes de mantenimiento
Si ha agregado un cargo a una solicitud de mantenimiento, es posible que también deba imprimir una factura para el residente. Para ello, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Haga clic en la solicitud cuya factura desea imprimir. A continuación, haga clic en el botón Crear factura.
Luego, haga clic en Generar PDF o en Imprimir y generar PDF. También puede utilizar los filtros en la parte superior para administrar los datos de la factura: puede incluir comentarios, cargos de residentes y/o cargos del edificio.
Cómo ver reportes de cargos y registrar pagos
Para indicar que se ha pagado un cargo de mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Busque la solicitud de mantenimiento correspondiente y haga clic en ella.
Para indicar que se ha pagado un cargo, haga clic en la sección Agregar cargos de la solicitud de mantenimiento e ingrese un cargo negativo por el monto pagado. Por ejemplo, si hay un cargo de $10.00 en la solicitud y se realizó un pago de $10.00, ingrese un cargo por -$10.00. Si desea anotar el número de cheque o información adicional sobre el pago, puede hacerlo en el campo de comentarios. Recuerde hacer clic en Guardar cuando termine.
Para ver un reporte de los cargos de mantenimiento pendientes y pagados en su propiedad, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Reportes de mantenimiento y luego Reporte de cargos. Para más información, consulte nuestra página de ayuda sobre Reportes de mantenimiento.
