Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo renovado está en proceso de implementación y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.
Resumen
El módulo de Mantenimiento preventivo tiene como objetivo ayudar al personal a recordar cuándo realizar trabajos de mantenimiento periódico (por ejemplo, limpieza de filtros, recorridos e inspecciones del edificio, mantenimiento de jardines, etc.). Permite al personal administrativo y de mantenimiento ingresar tareas de mantenimiento preventivo como limpieza, mantenimiento de áreas verdes, reemplazo de filtros o cualquier otra tarea que deba hacerse a intervalos regulares. Una vez que se crea una tarea recurrente, el sistema genera automáticamente nuevas solicitudes de mantenimiento para estas tareas según los intervalos especificados.
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Tabla de contenido
- Ajustes de Mantenimiento preventivo
- Cómo agregar mantenimientos preventivos
- Cómo buscar y editar mantenimientos preventivos
- Cómo agregar comentarios en tareas de mantenimiento preventivo abiertas
- Cómo ver el cronograma/programación de mantenimientos preventivos
Ajustes de Mantenimiento preventivo
Los ajustes de Mantenimiento preventivo le permiten elegir quién puede administrar las tareas de mantenimiento preventivo (recurrentes) en su propiedad. Para acceder a estos ajustes, ingrese a la pestaña Mantenimiento, seleccione Mantenimiento preventivo y haga clic en el icono de engranaje. Luego, elija quién puede agregar y editar tareas de Mantenimiento preventivo y haga clic en Guardar ajustes.
Cómo agregar mantenimientos preventivos
Para crear una tarea de mantenimiento preventivo, ingrese a la pestaña Mantenimiento y seleccione Mantenimiento preventivo. Luego, haga clic en Agregar tarea.
En la primera sección debe ingresar el título de la tarea (para poder ubicarla en el futuro en la lista) y los detalles de la tarea, como la unidad, descripción y categoría de mantenimiento. Es muy similar a cuando está creando una nueva solicitud de mantenimiento.
La segunda sección le permite crear el cronograma. Elija el intervalo en el que se debe realizar la tarea; dependiendo de lo que seleccione, las opciones cambiarán.
Por ejemplo:
Si elige meses específicos del año, verá casillas de verificación para elegir los meses en los que se programará la tarea.
Si elige días específicos de la semana, verá casillas de verificación para elegir los días de la semana en los que se realizará la tarea.
Luego, seleccione la fecha de inicio y finalización. Si elige la opción mensual, la fecha de inicio determinará qué día del mes deberá realizarse la tarea. Por ejemplo, si la fecha de inicio de una tarea es el día 15, la tarea se creará automáticamente el día 15 de cada mes.
También puede elegir una pausa por temporada si es necesario. Si es así, no se creará la tarea durante el periodo seleccionado. Si la tarea debe realizarse durante todo el año, puede omitir este paso.
Luego, determine si desea enviar notificaciones por email al personal cuando se genere una nueva tarea de este tipo o cuando la tarea haya finalizado.
Marque la casilla que corresponda para cada notificación; los destinatarios se extraen de la sección "Opciones de notificación" del módulo Ajustes de mantenimiento de su edificio.
Si desea reemplazar las direcciones de email de notificación, seleccione la segunda casilla de verificación e ingrese las direcciones de email de los destinatarios en ese campo.
Las tareas de mantenimiento preventivo también se pueden configurar de manera que se envíe un email a un tercero, como un proveedor, con instrucciones adicionales específicas. Haga clic en Agregar tarea para crear la tarea de mantenimiento preventivo.
Cómo buscar y editar mantenimientos preventivos
Para buscar tareas de mantenimiento preventivo, abra a la pestaña Mantenimiento y seleccione Mantenimiento preventivo. Verá la lista de tareas activas de su edificio.
Use los filtros en la parte superior de la página para definir su búsqueda. Puede exportar la lista de tareas a Excel o PDF.
Haga clic en la tarea que desea editar. Para cancelar una tarea, cambie el "Estado de la tarea" a Inactiva. Una vez que haya terminado de editar, haga clic en Guardar cambios.
Cómo agregar comentarios en tareas de mantenimiento preventivo abiertas
Las tareas de mantenimiento preventivo (recurrentes) se convierten en una solicitud de mantenimiento cuando llega la fecha en que están programadas. Puede encontrarlas en la pestaña Mantenimiento, sección Buscar solicitudes. Utilice el filtro Avanzado para ver las tareas recurrentes en la lista de mantenimiento.
Abra la solicitud de mantenimiento para escribir un comentario y/o cerrar la tarea.
Cómo ver el cronograma/programación de mantenimientos preventivos
Para el ver el cronograma o programación de mantenimientos preventivos, haga clic en la pestaña Mantenimiento, luego en Mantenimiento preventivo y
haga clic en Cronograma de mantenimiento.
La lista muestra, de forma predeterminada, la programación de la siguiente semana, pero puede cambiar el rango de fechas para ver otros periodos. También puede usar los otros filtros para refinar la búsqueda.
