Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo renovado está en proceso de implementación y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.
Resumen
Los ajustes de mantenimiento permiten a los usuarios de nivel administrativo y directivo configurar los ajustes del módulo, establecer notificaciones automáticas relacionadas con las solicitudes de mantenimiento y personalizar la impresión de órdenes de trabajo, las categorías de mantenimiento y las respuestas de mantenimiento predefinidas.
La mayoría de los edificios están configurados para que tanto los residentes como el personal puedan enviar solicitudes de mantenimiento a través de BuildingLink. El módulo Mantenimiento también se puede configurar como "Solo de uso interno", lo cual impide que los residentes envíen solicitudes de mantenimiento en línea. Si desea activar o desactivar la opción de "Solo de uso interno" (o activar o desactivar el módulo de Mantenimiento por completo), comuníquese con Soporte de BuildingLink.
Para ver o modificar todos los demás ajustes de mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento, luego en Buscar solicitudes, luego, haga clic en el icono de engranaje a la derecha del encabezado de la página y seleccione Ajustes de mantenimiento.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Opciones de solicitudes de mantenimiento
- Opciones de notificación
- Opciones de órdenes de trabajo
- Formas de utilizar las categorías de mantenimiento
- Cómo agregar categorías de mantenimiento y reparación
- Cómo editar las categorías de mantenimiento
- Cómo agregar respuestas de mantenimiento predefinidas
- Cómo editar las respuestas predefinidas
Opciones de solicitudes de mantenimiento
Las opciones de solicitudes de mantenimiento le permiten personalizar los campos del formulario de solicitud de mantenimiento y los permisos para el personal y los residentes.
Para ver o cambiar las opciones de solicitudes de mantenimiento, diríjase a la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Opciones de solicitud de mantenimiento.
Desplácese por la página y seleccione los ajustes que mejor se adapten a las operaciones de su edificio; cuando termine, haga clic en el botón Guardar.
Opciones de notificación
Las opciones de notificación le permiten personalizar las notificaciones de mantenimiento automáticas que se envían a la administración y los residentes.
Para ver o cambiar las Opciones de notificación de mantenimiento, diríjase a la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Opciones de notificaciones.
La primera opción le permite seleccionar qué eventos generan una notificación por email a la administración del edificio. Una vez que haya seleccionado las notificaciones que desea recibir, ingrese la dirección o direcciones de las personas que deben recibir dichas notificaciones por email. Luego puede seleccionar qué eventos generan una notificación por email a los residentes; como mínimo, recomendamos notificar automáticamente al residente cuando se abre o cierra una solicitud. Si desea comunicarse fácilmente con los residentes sobre solicitudes de mantenimiento específicas, recomendamos también notificarles a los residentes cuando "El personal del edificio publica un comentario". Recuerde hacer clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página.
Opciones de órdenes de trabajo
Las opciones de órdenes de trabajo le permiten personalizar las órdenes de trabajo impresas. Para ver o cambiar las opciones de órdenes de trabajo, diríjase a la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Opciones de orden de trabajo.
Formas de utilizar las categorías de mantenimiento
Las categorías de mantenimiento/reparación le permiten configurar los tipos de trabajos de mantenimiento para los cuales desea llevar un control en su propiedad. Si desea generar reportes de mantenimiento detallados a través de BuildingLink, recomendamos crear categorías de mantenimiento detalladas.
Categorías de mantenimiento predeterminadas:
- Electricidad
- Plomería
- Planta central
- Zonas comunes
- Calefacción - A/A
- Ascensores
- Fugas de condensadores
- Puertas y cerraduras
- Control de plagas
- Electrodomésticos
- Ventanas
- Vandalismo
- Pisos
- Otros
Muchos edificios agregan también las siguientes categorías y subcategorías opcionales:
- Lavamanos, grifos, tuberías: estas subcategorías generalmente se agregan en Plomería
- Estufa, refrigerador, lavaplatos: estas subcategorías generalmente se agregan en Electrodomésticos
- Bombillas, enchufes, interruptores: estas subcategorías generalmente se agregan en Electricidad
- Fugas
- Áreas verdes
- Mantenimiento preventivo
- Quejas por ruido
Cómo agregar categorías de mantenimiento y reparación
Para ver o agregar categorías de mantenimiento, diríjase a la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Categorías de mantenimiento, o desde la página de Inicio, vaya a la pestaña Ajustes y seleccione Categorías de mantenimiento/reparación. Luego, haga clic en el botón Agregar categoría.
Se abrirá la ventana Agregar categoría. Si desea agregar una nueva categoría principal, escriba el nombre de la categoría en el campo "Nombre de la categoría" y seleccione Sin categoría principal en el menú desplegable "Categoría principal".
Si desea agregar una subcategoría, escriba el nombre de la subcategoría en el campo "Nombre de la categoría" y elija una categoría principal del menú desplegable "Categoría principal".
Luego, puede elegir si esta categoría debe ser utilizada solo por el personal (y no por los residentes) y establecer las opciones de notificación específicas de la categoría; estas anulan los ajustes predeterminados de notificaciones de mantenimiento de las opciones de notificación. Además, puede ingresar instrucciones para mostrar a los residentes y una exención de responsabilidad. Por último, hay opciones para mostrar una línea de texto al imprimir la orden de trabajo y agregar un botón para esta categoría en el portal para residentes. Haga clic en Agregar categoría.
Cómo editar las categorías de mantenimiento
Para ver o editar categorías de mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Categorías de mantenimiento, o desde la página de Inicio, vaya a la pestaña Ajustes y seleccione Categorías de mantenimiento/reparación.
Haga clic en la categoría de mantenimiento/reparación que desea ver o cambiar. Se abrirá la ventana Editar categoría. Para eliminar una categoría, cambie el "Estado de la categoría" a Inactivo. Después de realizar cualquier cambio, haga clic en Guardar.
Cómo agregar respuestas de mantenimiento predefinidas
Los ajustes de Respuestas de mantenimiento predefinidas le permiten crear una lista de comentarios de uso frecuente (como, por ejemplo, trabajo finalizado, trabajo privado, en espera, etc.) que se pueden seleccionar fácilmente al comentar las solicitudes de mantenimiento. Una vez creados, los comentarios aparecerán en la lista de Respuestas de mantenimiento predefinidas y se podrán utilizar al editar solicitudes de mantenimiento.
Para agregar una nueva respuesta de mantenimiento predefinida, vaya a la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje, y seleccione Respuestas de mantenimiento predefinidas, o desde la página de Inicio, vaya a la pestaña Ajustes y seleccione Respuestas de mantenimiento predefinidas.
A continuación, haga clic en el botón verde Agregar respuesta. Ingrese el título de la respuesta para encontrarla fácilmente en la lista cuando desee usarla; el título no se incluirá en el texto del comentario final. Por último, escriba el texto del comentario que desea agregar en el cuadro "Cuerpo de la respuesta " y haga clic en el botón Guardar respuesta.
Cómo editar las respuestas predefinidas
Las respuestas predefinidas se pueden editar al comentar una solicitud de mantenimiento. Sin embargo, si desea editar una respuesta predefinida existente, vaya a la pestaña Mantenimiento, seleccione Buscar solicitudes, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Respuestas de mantenimiento predefinidas, o desde la página de Inicio, vaya a la pestaña Ajustes y seleccione Respuestas de mantenimiento predefinidas.
Haga clic en las respuestas de mantenimiento predefinidas que desea ver o modificar. Se abrirá la ventana Editar respuesta. Para eliminar una respuesta, cambie el "Estado de la respuesta" a Inactivo. Después de realizar cualquier cambio, haga clic en Guardar respuesta.
