Nueva solicitud de mantenimiento

Ajustes de solicitudes de mantenimiento 

La mayoría de los edificios están configurados de manera que tanto los residentes como el personal puedan enviar solicitudes de mantenimiento a través de BuildingLink. El módulo Mantenimiento también se puede configurar como "Solo de uso interno", lo cual impide que los residentes envíen solicitudes de mantenimiento en línea. Si desea activar o desactivar la opción de "Solo de uso interno" (o activar o desactivar el módulo de Mantenimiento en su totalidad), comuníquese con Soporte de BuildingLink. 

Para todos los demás ajustes de mantenimiento y opciones de notificación, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Opciones generales de configuración del edificio. (Debe tener autoridad de nivel administrativo o superior en BuildingLink para cambiar cualquiera de estos ajustes). 

En la pantalla Opciones generales de configuración del edificio, desplácese hacia abajo hasta la sección (13) Solicitud de mantenimiento para ver todas las configuraciones adicionales. Consulte las opciones de notificación a continuación: 

Para configurar o modificar las notificaciones de mantenimiento, diríjase a Opciones generales de configuración del edificio en la pestaña Ajustes y desplácese hasta la sección (14) Solicitudes de mantenimiento (Notificaciones). La primera opción le permitirá seleccionar qué eventos se deben notificar por correo electrónico a la administración del edificio. Luego de seleccionar qué notificaciones desea recibir, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas a notificar. A continuación, puede seleccionar qué eventos se deben notificar por correo electrónico a los residentes; como mínimo, recomendamos que se notifique automáticamente a los residentes cuando se abra o cierre una solicitud. Si desea comunicarse fácilmente con los residentes sobre solicitudes de mantenimiento específicas, también sería buena idea notificar a los residentes "Cuando el personal del edificio publique una acción/comentario". 

Los residentes, salvo que sean miembros de la junta directiva, jamás reciben notificaciones por correo electrónico sobre otras unidades ni pueden ver las solicitudes de mantenimiento de una unidad que no sea la suya. 

Si desea que los miembros de la junta directiva puedan ver todas las solicitudes de mantenimiento de todas las unidades, consulte nuestra sección de ayuda sobre Opciones de la junta directiva. 

Para permitir que a los empleados se les pueda asignar solicitudes de mantenimiento, diríjase a la pestaña Administrar y seleccione Empleados. Haga clic en Lista de empleados en la parte superior de la pantalla para ver a todos los empleados. A la derecha de cada empleado hay un botón azul que dice Editar; haga clic en este botón para modificar cualquier configuración del empleado. 

En la página "Editar empleado", seleccione "Sí" en la pregunta "¿Permitir la asignación de solicitudes de mantenimiento a este empleado?". 

Si desea poder enviar por correo electrónico una solicitud de trabajo a un empleado una vez que se la haya asignado, verifique que la dirección de correo electrónico del empleado en el campo "Email" sea la correcta. Luego, haga clic en Guardar todos los cambios. 

Para personalizar las categorías de mantenimiento, consulte nuestra página de ayuda sobre Categorías de mantenimiento. 

Cómo ingresar una nueva solicitud de mantenimiento 

Para ingresar una nueva solicitud de mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Nueva Solicitud. Se abrirá una pantalla donde puede llenar toda la información pertinente. Como mínimo, ingrese el número de unidad, la descripción del problema y la categoría de mantenimiento y seleccione si el encargado de mantenimiento tiene permiso para ingresar al apartamento para solucionar el problema. En la sección "Permiso para entrar" también hay un campo llamado "Instrucciones de entrada" donde puede escribir instrucciones como "Venir después de las 2 p. m.", "Llame antes de venir" o "Tenga cuidado con el perro".  

Si la solicitud de mantenimiento es para un área común (algo que afecta a todo el edificio), seleccione la unidad de administración "Mgmt" en el campo número de unidad. 

Si desea realizar una inspección o reparación por mudanza en una unidad, pero no desea que el residente de esa unidad vea la solicitud o reciba notificaciones, puede marcar la casilla "No mostrar a los residentes".  

Para asignar un Empleado a una solicitud de mantenimiento específica, dicho empleado debe constar en el menú desplegable "Empleado asignado". Para administrar qué empleados constan en este menú, consulte la Sección 1 sobre estas líneas que detalla cómo permitir la asignación de solicitudes de mantenimiento a los empleados. Una vez que haya elegido un empleado del menú desplegable, verá la opción de "Enviar solicitud por email al empleado" si el empleado tiene una dirección de email registrada en su perfil. 

Si desea utilizar los campos Proveedor asignado o Equipos, consulte las páginas de ayuda sobre Equipos y/o Directorio de proveedores. 

Tenga en cuenta que los campos a llenar en este formulario varían dependiendo de cómo su edificio utiliza el módulo Mantenimiento. Una vez que haya llenado los campos que corresponda, marque la casilla "Imprimir Orden de trabajo" si desea imprimirla de inmediato. También puede imprimir la solicitud después de guardarla. 

Para agregar una foto o documento a una solicitud de mantenimiento, haga clic en el encabezado azul "Archivos adjuntos y fotos". Luego, pulse el botón "Agregar foto" o "Cargar documento".  

En la pantalla Cargar foto/documento, seleccione la foto o el documento de los archivos guardados en su computadora. Si la foto o documento excede los límites de peso en BuildingLink, por favor, consulte nuestros consejos para reducir/comprimir documentos y fotos.  

Luego, agregue una descripción y seleccione el tipo de imagen o documento. El tipo de imagen le permite indicar si la fotografía se tomó antes, durante o después de la reparación. Cuando termine, haga clic en Guardar. 

Cómo ingresar múltiples solicitudes de mantenimiento 

Si tiene múltiples solicitudes de mantenimiento que debe agregar al mismo tiempo, utilice el botón Guardar y agregar otra solicitud para guardar rápidamente una solicitud y comenzar a ingresar otra. Si va a ingresar una misma solicitud para varias unidades, consulte nuestra página de ayuda sobre Duplicar. 

Más información sobre solicitudes de mantenimiento 

No olvide consultar nuestras páginas de ayuda sobre cómo cambiar el estado de una solicitud de trabajo (cerrarla o ponerla en espera), cómo agregar comentarios y cargos, cómo mantener un inventario o una base de datos de equipos, cómo programar tareas recurrentes (mantenimiento preventivo) y cómo generar reportes de mantenimiento. 

El personal también puede acceder al módulo de Mantenimiento a través de nuestra aplicación GEO.