Resumen
Nuestra funcionalidad de Órdenes de trabajo para proveedores permite a los edificios que tienen habilitado el Directorio de proveedores crear órdenes de trabajo personalizadas que se pueden enviar por email a los proveedores/contratistas externos o entregárselas directamente cuando llegan a la propiedad para realizar trabajos en el edificio o en las unidades.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Cómo generar una Orden de trabajo de proveedor
- Cómo entregar una Orden de trabajo al proveedor
- Cómo editar o eliminar una Orden de trabajo de proveedor
- Cómo guardar una Orden de trabajo de proveedor finalizada
- Diferencia entre asignar una solicitud de mantenimiento a un proveedor y generar una orden de trabajo de proveedor
Cómo generar una Orden de trabajo de proveedor
Para generar una orden de trabajo de proveedor para una solicitud de mantenimiento, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Haga clic en la solicitud de mantenimiento para la cual desea generar una orden de trabajo de proveedor. En la sección "Asignaciones", haga clic en Elaborar orden de trabajo. Si no ve esta opción, significa que no tiene habilitado el Directorio de proveedores o no ha agregado ningún proveedor. Debe tener al menos un proveedor en su Directorio de proveedores para poder generar una orden de trabajo.
A continuación, ingrese la información del trabajo y las instrucciones de acceso. Las secciones adicionales que decida incluir en el formulario (p. ej., servicio y mano de obra, piezas y material) aparecerán al final de la orden de trabajo para que el proveedor las llene una vez que finalice el trabajo.
Los detalles del trabajo se copiarán automáticamente de la solicitud de mantenimiento existente en la sección "Trabajo a realizar". También puede agregar información o especificaciones técnicas adicionales que tal vez no se incluyeron en la solicitud de mantenimiento original para el proveedor (especialmente si fue enviada por un residente).
Cuando haya terminado de elaborar la orden de trabajo para proveedor, haga clic en el botón Guardar y adjuntar PDF. Se guardará automáticamente la Orden de trabajo para proveedor en la sección "Documentos" de la solicitud de mantenimiento. Haga clic en el botón Guardar y enviar al proveedor para guardar la orden de trabajo y abrir inmediatamente el módulo para redactar un email.
Cómo entregar una Orden de trabajo al proveedor
Una vez que se haya generado la orden de trabajo, esta aparecerá en la sección "Documentos" de la solicitud de mantenimiento. Para imprimirla y entregársela al proveedor, haga clic en el documento y abra el archivo una vez que se descargue. Hecho esto, podrá imprimir el PDF.
Para enviar una orden de trabajo de proveedor por email, haga clic en Enviar email a proveedor. Seleccione el proveedor y luego haga clic en Continuar. Marque la orden de trabajo que desea enviar por correo electrónico al proveedor y haga clic en Continuar otra vez. Se abrirá el módulo Nuevo email; el campo "Para", así como el archivo adjunto, se cargarán automáticamente según lo que haya seleccionado. Escriba el asunto y una nota rápida en el campo "Texto del mensaje", luego haga clic Enviar.
Cómo editar o eliminar una Orden de trabajo de proveedor
Para editar o eliminar una orden de trabajo de proveedor ya generada, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Buscar solicitudes. Haga clic en la solicitud de mantenimiento que corresponda a la orden de trabajo de proveedor generada. La Orden de trabajo para proveedor se mostrará en la sección "Documentos" de la solicitud de mantenimiento. Para editarla, haga clic en el icono de lápiz. Para eliminarla, haga clic en el icono de papelera.
Cómo guardar una Orden de trabajo de proveedor finalizada
Si lo desea, puede archivar la orden de trabajo que el proveedor le entrega una vez finalizada en la sección "Documentos" de la solicitud de mantenimiento. Haga clic en la solicitud de mantenimiento correspondiente, vaya a la sección "Documentos" y haga clic en Agregar documento. Tenga en cuenta que la orden de trabajo inicial ya estará almacenada en la solicitud de mantenimiento. Para diferenciar la orden de trabajo inicial de la finalizada, puede ingresar una descripción y hacer clic Guardar.
Diferencia entre asignar una solicitud de mantenimiento a un proveedor y generar una orden de trabajo de proveedor
Asignar una solicitud de mantenimiento a un proveedor específico le permite monitorear qué proveedor realizará el trabajo. También le da la opción de enviar la solicitud por email directamente a un contacto del proveedor, si hay uno registrado. Se enviará por correo electrónico una copia exacta de la solicitud de mantenimiento sin campos ni información adicionales. Generar una orden de trabajo para proveedor le permite entregar una orden de trabajo más formal para que el proveedor la llene en el sitio y luego se la devuelva una vez finalizada. Puede agregar información adicional a la orden de trabajo y solicitar información específica al proveedor.