Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo renovado está en proceso de implementación y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.
Resumen
El Directorio de proveedores está diseñado para edificios que llevan un control de la información de sus contratistas y proveedores externos. Es solo de uso interno (los residentes no pueden verlo) y permite al personal comunicarse rápidamente con los proveedores de su edificio e incluso asignar órdenes de trabajo a contratistas externos. El Directorio de proveedores también le permite monitorear el cumplimiento de los proveedores, es decir, determinar y cargar la documentación requerida, ver rápida y fácilmente si un determinado proveedor está en cumplimiento y recibir notificaciones cuando la documentación de cumplimiento de un proveedor esté próxima a expirar Para activar o desactivar el Directorio de proveedores, comuníquese con Soporte técnico de BuildingLink.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Cómo ver el Directorio de proveedores
- Cómo agregar compañías al Directorio de proveedores
- Cómo editar la información de un contratista en el directorio
- Cómo eliminar un proveedor del Directorio de proveedores
- Cómo monitorear el cumplimiento de los proveedores
- Cómo agregar documentos de cumplimiento
- Cómo renovar los documentos de cumplimiento
- Cómo configurar notificaciones de cumplimiento
- Elementos a la espera de una acción: Proveedores expirados o por expirar
- Resumen de cumplimiento de requisitos de seguro de proveedores
- Cómo mostrar la columna Cumplimiento del proveedor
- Cómo comunicarse con los proveedores
- Cómo asignarles órdenes de trabajo a los proveedores
- Cómo enviarle un email a un proveedor desde una solicitud de mantenimiento asignada
Cómo ver el Directorio de proveedores
Para ver el Directorio de proveedores, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Directorio de proveedores. Verá una lista de todos los proveedores registrados en el Directorio de proveedores de su edificio, junto con la información de cumplimiento de cada proveedor. Para exportar el Directorio de proveedores para imprimirlo o guardarlo en su computadora, haga clic en Exportar a Excel.
Cómo agregar compañías al Directorio de proveedores
Para agregar una compañía al Directorio de proveedores, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Directorio de proveedores. Haga clic en el botón verde Agregar proveedores de la lista principal.
Para buscar un proveedor en la lista principal, llene los campos correspondientes en la parte superior de la pantalla y se empezarán a mostrar resultados de la lista principal de proveedores/contratistas de BuildingLink. La lista principal de proveedores/contratistas se compone de compañías que otros edificios de BuildingLink han agregado a sus propios directorios de proveedores. La información de estas compañías se extrae de los directorios de otros edificios; de esta manera, es menos probable que usted tenga que ingresar la información de contacto de compañías conocidas.
También puede desplazarse por la lista principal para ver todas las compañías disponibles. Si desea confirmar los datos de contacto de una compañía antes de agregarla al directorio de su edificio, haga clic en la compañía que desea ver y la información de la empresa se abrirá en una nueva ventana.
Para agregar una compañía al directorio de su edificio desde la lista principal, haga clic en Agregar a mi directorio en la compañía correspondiente.
Si la compañía que desea agregar no aparece en la Lista principal de proveedores/contratistas, haga clic en el botón Crear compañía.
NOTA: Para evitar duplicados, le pedimos encarecidamente que primero busque minuciosamente si la compañía está registrada en la lista principal, ya que toda compañía que usted cree también se agregará a la Lista principal de proveedores/contratistas de BuildingLink.
En la ventana Crear compañía, ingrese toda la información de la compañía. Desde el campo "Nombre de la compañía" hasta "Acerca de nosotros", toda la información que ingrese debe ser pública. Esta información aparecerá en la Lista principal de proveedores/contratistas de BuildingLink y en el Directorio de proveedores de su edificio.
Debajo del campo "Acerca de nosotros", está la casilla de verificación "Permitir la asignación de solicitudes de mantenimiento a este proveedor". Si marca esta casilla, podrá asignar solicitudes de mantenimiento al proveedor y registrar las órdenes de trabajo completadas por el proveedor.
También puede llevar un control del cumplimiento de este contratista marcando la casilla de verificación "Monitorear el cumplimiento del proveedor". Para más información sobre cómo monitorear el cumplimiento, consulte la sección correspondiente en este artículo.
En la sección "Información de contacto adicional", puede ingresar el contacto específico de la compañía para su edificio. Esta información es solo para su edificio y no se agregará a la lista principal de BuildingLink.
Tenga en cuenta que, si agrega una dirección de email en el campo Email, podrá enviar órdenes de trabajo por correo electrónico a este proveedor. También podrá ingresar la información de cumplimiento del proveedor si lo desea.
Después de ingresar toda la información, haga clic en Guardar compañía para registrar a su nuevo contratista. Luego de guardar el registro, se abrirá nuevamente su Directorio de proveedores, donde deberá aparecer ahora la nueva compañía.
Cómo editar la información de un contratista en el directorio
Puede agregar notas, agregar o eliminar contactos específicos del edificio, monitorear el cumplimiento y editar la información básica. Para editar la información del proveedor/contratista, haga clic en la compañía que desea modificar; el registro se abrirá en una nueva ventana.
Nota: Solo puede editar la información básica de los proveedores que su edificio haya agregado a la lista principal. Sin embargo, puede agregar notas, agregar/eliminar contactos específicos para su edificio y monitorear el cumplimiento de todos los contratistas en el directorio de su edificio.
Puede agregar notas (p. ej., los requisitos de estacionamiento in situ del proveedor o el horario preferido de su técnico) o la fecha de inducción del proveedor en su propiedad. Al final del registro del proveedor, haga clic en Agregar nota o Agregar fecha de inducción; luego ingrese la nota/fecha en el campo de texto. Haga clic en Guardar nota o Guardar inducción de sitio después de ingresar la nueva información para guardarla en el registro del contratista.
Cómo eliminar un proveedor del Directorio de proveedores
Para eliminar un registro del Directorio de proveedores, haga clic en la X de la columna Eliminar para eliminar al proveedor del directorio de su edificio permanentemente.
Nota: Solo puede eliminar proveedores del directorio de su edificio, no de la lista principal de BuildingLink.
Cómo monitorear el cumplimiento de los proveedores
Al agregar o editar un proveedor, tendrá la opción de monitorear el cumplimiento del mismo.
Busque la casilla "Monitorear el cumplimiento del proveedor". Si marca esta casilla, puede elegir qué tipos de documentos se deben cargar para que el sistema registre que el proveedor está en cumplimiento.
Ejemplos de documentos de cumplimiento:
- Permiso comercial: Permiso de contratista, permiso de plomería, licencia profesional
- Indemnización por accidente laboral: Un certificado de seguro (COI) de la póliza de indemnización por accidente laboral del contratista.
- Seguro de responsabilidad civil: Un certificado de seguro (COI) de la póliza de responsabilidad civil del contratista.
- Certificaciones: Certificados de capacitación, certificados exigidos por el gobierno local, (como alternativa) una certificación que le permita al contratista realizar trabajos en su edificio.
Si se marca la casilla "Mostrar la columna de cumplimiento", el estado de cumplimiento se mostrará en la página principal de su Directorio de proveedores como Sin monitoreo del cumplimiento, En incumplimiento, En cumplimiento, Por expirar (expira en 30 días) y Expirado.
Nota: Si se incumple al menos uno de los tipos de cumplimiento requeridos, el proveedor aparecerá como En incumplimiento en el Directorio principal de proveedores.
El proveedor se marcará automáticamente como En cumplimiento si no selecciona ningún tipo de cumplimiento requerido.
Si selecciona ciertos tipos de cumplimiento obligatorio, el proveedor aparecerá como En incumplimiento a menos que cargue la documentación de cumplimiento mediante los enlaces Agregar.
Cómo agregar documentos de cumplimiento
Para cargar la documentación de cumplimiento, haga clic en el enlace azul Agregar junto al tipo de cumplimiento que corresponda. Puede seleccionar la fecha de expiración en que se debe renovar la documentación de cumplimiento o seleccionar Nunca. (Si ingresa una fecha de expiración, el estado de cumplimiento del proveedor cambiará automáticamente a "En incumplimiento" tan pronto llegue la fecha de vencimiento). Haga clic en el botón verde Guardar para guardar la documentación.
Cómo renovar los documentos de cumplimiento
Al hacer clic en Ver/Editar en un documento de cumplimiento expirado, se abrirá el registro del proveedor. Haga clic en el icono de papelera para eliminar el documento expirado. A continuación, puede cargar la nueva documentación de cumplimiento.
Cómo configurar notificaciones de cumplimiento
Puede configurar notificaciones por email para alertar al personal pertinente que la documentación de cumplimiento de un proveedor está próxima a expirar. Para ello, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Directorio de proveedores y haga clic en el icono de engranaje.
Luego, seleccione Sí e ingrese las direcciones de email de las personas a las que se les debe notificar.
Se enviará una notificación individual por email a las direcciones proporcionadas cada vez que la documentación de un proveedor esté por expirar; sin embargo, si un mismo proveedor tiene varios documentos de cumplimiento que expiran en la misma fecha, dichas notificaciones se agruparán en un solo correo electrónico. Haga clic en Guardar todos los cambios para guardar los nuevos ajustes de notificaciones.
Elementos a la espera de una acción: Proveedores expirados o por expirar
Incluso si decide no configurar notificaciones por email, puede ver fácil y rápidamente si la documentación de algún proveedor está por expirar en los próximos 30 días en la sección Elementos a la espera de una acción de la página de inicio del Panel de control.
Resumen de cumplimiento de requisitos de seguro de proveedores
También puede ver la información de cumplimiento del proveedor en el "Resumen de cumplimiento de los requisitos de seguro de los proveedores" en la parte superior del Directorio de proveedores/contratistas.
Cómo mostrar la columna Cumplimiento del proveedor
Si no ve la columna "Cumplimiento del proveedor" en la página del directorio de proveedores/contratistas, marque la casilla "Mostrar la columna de cumplimiento". Esta columna mostrará los siguientes estados de cumplimiento del proveedor: Sin monitoreo del cumplimiento, En incumplimiento, En cumplimiento, Por expirar (expira en 30 días) y Expirado.
Cómo comunicarse con los proveedores
Para comunicarse con un proveedor, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Directorio de proveedores. La columna "Contactar proveedor" muestra la información de contacto del proveedor, como su email y página web.
Haga clic en el enlace azul Email en la columna "Contactar proveedor" para abrir una ventana para redactar un email al proveedor.
Si se ha registrado la página web del proveedor, haga clic en el enlace azul Visitar el sitio web para abrir la página web del proveedor en una nueva pestaña del navegador.
Cómo asignarles órdenes de trabajo a los proveedores
Al ingresar o editar una Solicitud de mantenimiento en la pestaña Mantenimiento, verá una opción que dice "Proveedor asignado". Si hace clic en el menú desplegable de esa opción, verá a todos los proveedores que están configurados para permitir que se les asigne solicitudes de mantenimiento, como se menciona anteriormente en este artículo. Seleccione el proveedor de la lista y haga clic en Guardar solicitud o Guardar.
Cómo enviarle un email a un proveedor desde una solicitud de mantenimiento asignada
Si el proveedor asignado a una solicitud tiene una dirección de email registrada en el Directorio de proveedores, tendrá la opción de enviarle un email desde la solicitud de mantenimiento asignada.
En la siguiente ventana, podrá elegir de entre los contactos registrados del proveedor o agregar uno nuevo.
Si el contacto al que desea enviar un email no se encuentra en el Directorio de proveedores, puede agregar un nuevo contacto para su edificio desde la solicitud de mantenimiento asignada a ese proveedor. Luego de hacer clic en Agregar contacto, ingrese la información del nuevo contacto para su edificio y guarde la información haciendo clic en Agregar contacto.
Hecho esto, el nuevo contacto del proveedor para su edificio deberá aparecer como una opción en la ventana de Enviar email a proveedor. Haga clic en Continuar luego de seleccionar los contactos que desee de su proveedor.
Redacte y envíe el correo electrónico en la siguiente ventana. Haga clic aquí para más información sobre cómo redactar y enviar un email.
