Directorio de proveedores

Cómo ver el Directorio de proveedores 

Para ver el Directorio de proveedores, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Directorio de proveedores. Verá una lista de todos los proveedores registrados en el Directorio de proveedores de su edificio, junto con la información de cumplimiento de cada proveedor. Si desea exportar el Directorio de proveedores para imprimirlo o guardarlo en su computadora, haga clic en el botón azul Exportar a Excel.  

Para activar o desactivar el Directorio de proveedores, por favor, comuníquese con Soporte técnico de BuildingLink. 

Puede confirmar si el Directorio de proveedores está activo o inactivo ingresando al menú Opciones generales de configuración del edificio del módulo Ajustes. 

Cómo agregar compañías al directorio de proveedores 
 

Para agregar una compañía al Directorio de proveedores, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Directorio de proveedores. En la esquina superior derecha, haga clic en el botón verde Agregar más proveedores de la lista principal. 

Para buscar un proveedor en la lista principal, llene los campos correspondientes en la parte superior de la pantalla y haga clic en el botón azul Buscar. Esto lo llevará a la Lista principal de proveedores/contratistas de BuildingLink donde podrá ver todas las compañías que se encuentran en la lista principal de BuildingLink. La Lista principal de proveedores/contratistas se compone de compañías que otros edificios de BuildingLink han agregado a sus propios directorios de proveedores. La información de estas compañías se extrae de los directorios de otros edificios; de esta manera, es menos probable que usted tenga que ingresar la información de contacto de compañías conocidas. 

También puede desplazarse por la lista principal para ver todas las compañías disponibles. Si desea confirmar los datos de contacto de una compañía antes de agregarla al directorio de su edificio, haga clic en Ver detalles.  

Para agregar una compañía al directorio de su edificio desde la lista principal, haga clic en Agregar a mi directorio a la derecha de la compañía correspondiente.  

Si la compañía que desea agregar no aparece en la Lista principal de proveedores/contratistas, haga clic en el botón verde Crear una nueva compañía ubicado en la esquina superior derecha de la ventana de búsqueda. 

NOTA: Para evitar agregar duplicados, le pedimos de favor que primero busque minuciosamente si la compañía está registrada en la lista principal, ya que toda compañía que usted cree también se agregará a la Lista principal de proveedores/contratistas de BuildingLink. 

En la ventana Crear una nueva compañía, ingrese toda la información de la compañía en "Información básica".  

Toda la información general de nuevas compañías que usted ingrese en la sección "Información básica" aparecerá en la Lista principal de proveedores/contratistas de BuildingLink y en el Directorio de proveedores de su edificio. La información ingresada en la sección de Información básica no debe ser privada. Puede ingresar información privada o información específica que corresponda al edificio en la siguiente sección. 

Tenga en cuenta la casilla ¿Permitir la asignación de solicitudes de mantenimiento a este proveedor? Si marca esta casilla, podrá asignarle solicitudes de mantenimiento al proveedor y registrar las órdenes de trabajo realizadas por este.  

En la sección Información específica del edificio, puede ingresar el contacto específico de la compañía para su edificio. Esta información es únicamente para su edificio y no se agregará a la lista principal de BuildingLink. 

Tenga en cuenta que si agrega una dirección de email al campo de correo electrónico, podrá enviar órdenes de trabajo por correo electrónico a este proveedor. También podrá ingresar la información de cumplimiento del proveedor, si así lo desea. 

Asimismo, puede realizar el monitoreo inicial del cumplimiento de este proveedor seleccionando Sí o No. Puede consultar más información sobre cómo llevar un control del cumplimiento en el siguiente artículo.  

Haga clic en Guardar después de ingresar toda la información para registrar al nuevo proveedor.  

Luego de guardar el registro, se abrirá nuevamente su Directorio de proveedores, donde deberá aparecer ahora la nueva compañía. 

Cómo editar la información de un contratista en el directorio 

Puede agregar notas, agregar o eliminar contactos específicos del edificio, monitorear el cumplimiento y editar la información básica. Para editar la información del proveedor/contratista, haga clic en Ver/Editar junto al registro que desea modificar.  

Nota: Solo puede editar la información básica de los proveedores que su edificio haya agregado a la lista principal. Sin embargo, puede agregar notas, agregar/eliminar contactos adicionales específicos para su edificio y monitorear el cumplimiento de todos los contratistas en el directorio de su edificio.  

Puede agregar notas (p. ej., los requisitos de estacionamiento in situ del proveedor o el horario preferido de su técnico) o la fecha de inducción del proveedor en su propiedad. En la parte inferior derecha de la página, haga clic en Agregar nota o Agregar inducción del sitio; luego ingrese la nota/fecha en el campo de texto. Haga clic en Guardar nota después de ingresar la nueva información para guardarla en el archivo de su contratista. 

Cómo eliminar un proveedor del Directorio de proveedores 

Para eliminar un registro del Directorio de proveedores, haga clic en Remover para eliminar al proveedor del directorio de su edificio permanentemente.  

 
Nota: Solo puede eliminar proveedores del directorio de su edificio, no de la lista principal de BuildingLink.  

Cómo monitorear el cumplimiento de los proveedores 
 

Al agregar o editar un proveedor, tendrá a su disposición una opción de Cumplimiento del proveedor.  

Esto le permitirá decidir si desea llevar un control del cumplimiento de cada proveedor. Si marca "Sí" en la opción "¿Monitorear el cumplimiento del proveedor?", puede elegir qué tipos de documentos se deben cargar para que el proveedor mantenga su estado de "Cumple". 

Nota: Basta con que el proveedor no cumpla con uno de los tipos de cumplimiento requeridos para que aparezca como No cumple en la página principal del Directorio de proveedores. 

Si no selecciona ningún tipo de cumplimiento obligatorio, el proveedor aparecerá automáticamente como Cumple.  

Si selecciona ciertos tipos de cumplimiento obligatorio, el proveedor aparecerá como No cumple a menos que cargue la documentación de cumplimiento mediante los enlaces "agregar".  

Cómo agregar documentos de cumplimiento 
 

Para cargar la documentación de cumplimiento, haga clic en el enlace agregar junto al tipo de cumplimiento que corresponda. Puede seleccionar la fecha de vencimiento en que se debe renovar la documentación de cumplimiento o seleccionar "Sin vencimiento". (Si ingresa una fecha de vencimiento, el estado de cumplimiento del proveedor cambiará automáticamente a "Vencido/a" tan pronto llegue la fecha de vencimiento). Haga clic en Guardar para guardar la documentación. 

Cómo renovar los documentos de cumplimiento 

 
Haga clic en el enlace renovar en un documento de cumplimiento expirado para cargar la nueva documentación de cumplimiento y de esta manera registrar nuevamente el estado del proveedor como Cumple. 

Cómo configurar notificaciones de cumplimiento 

Puede configurar notificaciones por correo electrónico para alertar al personal pertinente que la documentación de cumplimiento de un proveedor está próxima a caducar. Para ello, haga clic en la pestaña Ajustes, seleccione Opciones generales de configuración del edificio y utilice el menú desplegable en la parte superior para ir a la Sección 40 Directorio/cumplimiento de proveedores o desplácese hasta la sección 40.  

Una vez en la sección 40, seleccione "Sí" en la pregunta ¿Notificar a la administración 30 días antes de que expire la documentación de cumplimiento del proveedor? y luego ingrese las direcciones de email de las personas a las que se debe notificar.  

Se enviará una notificación individual por correo electrónico a las direcciones proporcionadas cada vez que la documentación de un proveedor esté por expirar; sin embargo, si un mismo proveedor tiene varios tipos de documentación de cumplimiento que expiran en la misma fecha, dichas notificaciones se agruparán en un solo correo electrónico. Haga clic en Guardar para guardar los nuevos ajustes de notificación.  

Elementos a la espera de una acción: Proveedores expirados o por expirar  

Incluso si decide no configurar notificaciones por correo electrónico, puede ver fácil y rápidamente si la documentación de algún proveedor está por expirar en los próximos 30 días en la sección Elementos a la espera de una acción de la página de inicio del Panel de control del administrador. 

Resumen de cumplimiento de requisitos de seguro de proveedores 

También puede ver la información de cumplimiento del proveedor en el módulo Directorio de proveedores, sección Resumen de cumplimiento de requisitos de seguro de los proveedores en la parte superior del Directorio de proveedores/contratistas. 

Cómo mostrar la columna Cumplimiento del proveedor  

Si no ve la columna Cumplimiento del proveedor en la página del Directorio de proveedores/contratistas, marque la casilla correspondiente de la sección Opciones en la parte superior de la lista. Esta columna muestra los siguientes estados de cumplimiento de los proveedores: Sin monitorear, No cumple, Cumple, Cumple (Expira dentro de 30 días) y Vencido/a. 

Cómo comunicarse con los proveedores 

 
Para comunicarse con un proveedor, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Directorio de proveedores. Junto a cada proveedor, verá toda la información de contacto pertinente. 

Si el proveedor tiene una dirección de correo electrónico registrada en el sistema, también habrá un ícono de sobre abierto en la columna Contactar proveedor. Haga clic en ese ícono para enviar un correo electrónico al proveedor utilizando el programa de correo electrónico de su preferencia.  

Si la página web del proveedor está registrada en el sistema, notará un pequeño globo terráqueo como enlace rápido al sitio web de la compañía (en una ventana emergente). 

Cómo asignarles órdenes de trabajo a los proveedores  
 

Al ingresar o editar una Solicitud de mantenimiento en la pestaña Mantenimiento, verá una opción que dice "Proveedor asignado". Si hace clic en el menú desplegable de esa opción, verá a todos los proveedores que están configurados para permitir que se les asigne solicitudes de mantenimiento, como se menciona anteriormente en este artículo. Seleccione el proveedor de la lista y haga clic en Guardar. 

Cómo enviarle un email a un proveedor desde una solicitud de mantenimiento asignada 

Si el proveedor asignado a una solicitud tiene una dirección de correo electrónico registrada en el Directorio de proveedores, tendrá la opción de enviar la solicitud por correo electrónico directamente al proveedor al que se le asignó la solicitud de mantenimiento. 

En la siguiente ventana, puede elegir entre los contactos registrados o agregar un nuevo contacto del proveedor. 

Cómo agregar un email de contacto de un proveedor 

Si la persona de contacto del proveedor al que desea enviar un correo electrónico no se encuentra en el Directorio de proveedores, puede agregar un nuevo contacto para el edificio a partir de una solicitud de mantenimiento asignada a ese proveedor. Después de hacer clic en Agregar contacto, ingrese la información del nuevo contacto de su edificio y guárdela haciendo clic en Agregar contacto. 

La nueva persona de contacto del proveedor deberá aparecer ahora como una opción de contacto seleccionable en la ventana Enviar email a contacto de proveedor. 

Haga clic en Continuar después de seleccionar los contactos correspondientes de su proveedor.  

Redacte y envíe su correo electrónico en la siguiente ventana.  

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo enviar y redactar emails.