Répertoire des fournisseurs

Affichage du répertoire des fournisseurs 

Pour afficher le répertoire des fournisseurs, cliquez sur l'onglet Maintenance et sélectionnez Répertoire des fournisseurs. Vous verrez une liste de tous les fournisseurs dans le répertoire des fournisseurs de votre immeuble, ainsi que des informations sur la conformité des fournisseurs. Pour exporter le répertoire des fournisseurs afin de pouvoir l'imprimer ou l'enregistrer sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton bleu Exporter vers Excel. 

Pour activer ou désactiver votre répertoire de fournisseurs, veuillez contacter le support technique de BuildingLink. 

Vous pouvez confirmer l'état actif/inactif du répertoire des fournisseurs dans le menu Options générales du paramétrage de l’immeuble sous l'onglet Paramètres. 

Ajouter des entreprises au répertoire des fournisseurs 

Pour ajouter une entreprise au répertoire des fournisseurs, cliquez sur l'onglet Maintenance et sélectionnez Répertoire des fournisseurs. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton vert Ajouter des fournisseurs à partir de la liste principale. 

Pour effectuer une recherche dans la liste principale, remplissez les champs de recherche en haut de l'écran et cliquez sur le bouton bleu Rechercher. Vous serez redirigé vers une liste principale des fournisseurs/prestataires de BuildingLink, où vous pourrez voir toutes les entreprises actuellement dans la liste principale de BuildingLink. La liste principale des fournisseurs/prestataires est composée d'entreprises que d'autres immeubles BuildingLink ont ajoutées à leur propre répertoire de fournisseurs. Ces entreprises sont extraites des répertoires d'autres immeubles ; de cette façon, vous êtes moins susceptible d'avoir à saisir vous-même les coordonnées d'entreprises bien connues. 

Vous pouvez également faire défiler la liste principale et afficher toutes les entreprises disponibles. Si vous souhaitez confirmer les coordonnées d'une entreprise avant de l'ajouter au répertoire de votre immeuble, cliquez sur Visualiser les détails. 

Pour ajouter une entreprise au répertoire de votre immeuble à partir de la liste principale, cliquez sur Ajouter à mon répertoire à droite d'une entreprise spécifique. 

Si l'entreprise que vous essayez d'ajouter ne figure pas dans la liste principale des fournisseurs/prestataires, cliquez sur le bouton vert Créer une nouvelle société dans le coin supérieur droit de la fenêtre de recherche. 

REMARQUE : Pour éviter d'ajouter des doublons, assurez-vous que l'entreprise ne figure pas déjà sur la liste principale en effectuant d'abord une recherche approfondie dans la liste principale pour cette entreprise, car toute entreprise que vous créez sera également ajoutée à la liste principale des fournisseurs/prestatairesde BuildingLink. 

Dans la fenêtre Créer une nouvelle société, remplissez toutes les informations sur l'entreprise sous «Infos de base». 

Toutes les informations générales saisies dans la section «Infos de base» pour les nouvelles entreprises apparaîtront sur la liste principale des fournisseurs/prestatairesde BuildingLink et dans le répertoire des fournisseurs de votre immeuble. Toutes les informations saisies dans la section Informations de base ne doivent pas être privées. Vous pouvez inclure des informations spécifiques à l’immeuble ou privées dans la section suivante.  

Cochez la case à côté de Permettre aux demandes de service d'être assignées à ce fournisseur? Si vous cochez cette case, vous pouvez attribuer des demandes de maintenance au fournisseur et enregistrer tous les bons de travail complétés par le fournisseur. 

 
Dans la section Informations spécifiques à l’immeuble, vous pouvez entrer le contact spécifique de votre immeuble au sein de l'entreprise. Ces informations concernent uniquement votre immeuble et ne seront pas ajoutées à la liste principale de BuildingLink. 

Gardez à l'esprit que si vous ajoutez une adresse courriel dans le champ courriel, vous pouvez envoyer des bons de travail à ce fournisseur si vous le décidez. Vous pourrez également saisir les informations de conformité du fournisseur si vous le souhaitez. 

Vous pouvez également suivre la conformité de cet entrepreneur en sélectionnant Oui ou Non. Vous trouverez plus d'informations sur le suivi de la conformité ci-dessous dans cet article. 

Cliquez sur Sauvegarder après avoir entré toutes les informations pour enregistrer votre nouvel entrepreneur. 

Après avoir enregistré votre entrée, vous serez redirigé vers votre répertoire de fournisseurs, où votre nouvelle entrée sera désormais répertoriée. 

Modification des coordonnées d'un entrepreneur dans votre répertoire 

Vous pouvez ajouter des notes, ajouter/supprimer des contacts supplémentaires spécifiques à l’immeuble, suivre la conformité et modifier les informations de base. Pour modifier les détails de l'entrepreneur, cliquez sur Afficher/Modifier à côté de l'entrée de l'entrepreneur que vous souhaitez mettre à jour. 
 

Remarque : Vous ne pouvez modifier les informations de base que pour les fournisseurs ajoutés à la liste principale par votre immeuble. Cependant, vous pouvez ajouter des notes, ajouter/supprimer des contacts supplémentaires spécifiques à l’immeuble et suivre la conformité de tous les entrepreneurs dans votre répertoire d’immeubles.  

Vous pouvez ajouter des notes (par exemple, les exigences de stationnement sur place du fournisseur ou l'horaire préféré de votre technicien) ou la date d'intégration du fournisseur sur votre site. En bas à droite de la page, cliquez sur Ajouter une note ou Ajouter une induction de site; vous entrez ensuite votre note/date dans le champ de texte ouvert. Cliquez sur Sauvegarder la note après avoir entré les nouvelles informations pour les enregistrer dans le dossier de votre entrepreneur. 

Suppression d'un prestataire du répertoire des fournisseurs 

Pour supprimer une entrée du répertoire des fournisseurs, cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement le fournisseur du répertoire des fournisseurs de votre immeuble. 
 

Remarque : Vous ne pouvez supprimer des fournisseurs que du répertoire de votre immeuble, pas de la liste principale BuildingLink. 

Suivi de la conformité des fournisseurs 

Lors de l'ajout ou de la modification d'un fournisseur, une option de conformité des fournisseurs est disponible. 

Par fournisseur, cela vous permettra de décider si vous souhaitez suivre leur conformité. Si vous définissez l'option « Suivre la conformité du fournisseur? » sur «Oui», vous pouvez choisir les types de documentation à télécharger pour que le fournisseur soit marqué comme «Conforme». 

Exemples de documents de conformité: 

L'état de conformité s'affichera sur la page principale de votre répertoire de fournisseurs comme étant conforme, non conforme ou non suivi. 

Remarque : Si un seul des types de conformité requis n'est pas conforme, le fournisseur affichera Non conforme dans le répertoire principal des fournisseurs. 

Si vous ne sélectionnez aucun type de conformité requis, le fournisseur sera automatiquement marqué comme Conforme 

Si vous sélectionnez certains types de conformité et requis, le fournisseur sera marqué comme non conforme à moins que la documentation de conformité ne soit téléchargée via les liens «ajouter». 

Ajout de documents de conformité 

Pour télécharger la documentation de conformité, cliquez sur le lien Ajouter à côté du type de conformité approprié. Vous pouvez sélectionner une date d'expiration à laquelle la documentation de conformité doit être renouvelée ou choisir «Aucune date d'expiration». (Si vous choisissez une date d'expiration, l'état de conformité du fournisseur passera automatiquement à «Expiré» une fois la date d'expiration atteinte.) Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer la documentation. 

Renouvellement du document de conformité 

Cliquer sur renouveler sur un document de conformité expiré permettra au fournisseur d'être à nouveau marqué comme conforme et vous permettra de télécharger une nouvelle documentation de conformité. 

Configuration des notifications de conformité 

Vous pouvez configurer des notifications par courriel pour alerter les personnes appropriées que la documentation de conformité du fournisseur va bientôt expirer. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Paramètres, sélectionnez Options générales du paramétrage de l’immeuble et utilisez le menu déroulant en haut pour sélectionner la section 40, répertoire des fournisseurs/conformité, ou faites défiler jusqu'à la section 40. 

Une fois dans la section 40, sélectionnez «Oui» sous Avertir le gestionnaire 30 jours avant l'expiration de la documentation de conformité des fournisseurs? puis saisissez l'adresse ou les adresses courriel des personnes à notifier. 

Une notification par courriel distincte sera envoyée à votre ou vos adresses courriel fournies pour tout fournisseur dont la documentation expire. Cependant, si le même fournisseur a plusieurs types de conformité expirant à la même date, ces notifications seront regroupées dans un seul courriel. Cliquez sur Sauvegarder tous les changements pour enregistrer votre nouveau paramètre de notification. 

Éléments d'action expirant des fournisseurs 

Même si vous choisissez de ne pas configurer de notifications par courriel, vous pourrez toujours voir rapidement et facilement si des fournisseurs ont des documents expirant dans les 30 prochains jours à partir de la liste des actions requises sur votre page d'accueil des gestionnaires. 

Résumé de la conformité de l'assurance du fournisseur 

Vous pouvez également afficher les informations de conformité des fournisseurs à partir de la page Répertoire des fournisseurs via le résumé de conformité en haut de la page Répertoire des fournisseurs/prestataires. 

Afficher la colonne Conformité du fournisseur 

Si vous ne voyez pas la colonne Conformité des fournisseurs sur la page Répertoire des fournisseurs/prestataires, sélectionnez-la dans la section Options en haut de la liste. Cette colonne affichera les statuts suivants pour la conformité du fournisseur : non suivi, non conforme, conforme, conforme (expirant dans les 30 jours) et expiré. 

 
Contacter les fournisseurs 

Pour contacter un fournisseur, cliquez sur l'onglet Maintenance et sélectionnez Répertoire des fournisseurs. À côté de chaque fournisseur, vous verrez toutes les informations de contact pertinentes. 

Si le fournisseur a une adresse courriel enregistrée dans le dossier, il y aura également une icône d'enveloppe ouverte dans la colonne Contacter le fournisseur. Cliquez sur cette icône pour envoyer un courriel au fournisseur en utilisant le programme de messagerie que vous avez choisi. 

Si le site Web du fournisseur est enregistré, un petit globe sera disponible en tant que lien rapide vers le site Web de l'entreprise. (Via une fenêtre pop-up) 

Attribuer des bons de travail aux fournisseurs 

Lors de la saisie ou de la modification d'une demande de maintenance dans l'onglet Maintenance, vous verrez une option pour « Fournisseur assigné ». Si vous cliquez sur le menu déroulant sous cette option, vous verrez tous les fournisseurs configurés pour autoriser les affectations de demandes de maintenance, comme mentionné ci-dessus dans cet article. Sélectionnez le fournisseur souhaité dans la liste et cliquez sur Sauvegarder. 

Envoi d'un courriel à un fournisseur à partir d'une demande de maintenance attribuée 

Si le fournisseur assigné à une demande a une adresse courriel enregistrée dans le répertoire des fournisseurs, vous aurez la possibilité d'envoyer directement la demande par e-mail au fournisseur d'une demande de maintenance attribuée. 

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir parmi les contacts existants ou ajouter un nouveau contact pour le fournisseur. 

Ajout d'un courriel de contact fournisseur 

Si le contact du fournisseur auquel vous souhaitez envoyer un courriel ne figure pas actuellement dans le répertoire des fournisseurs, vous pouvez ajouter un nouveau contact de l’immeuble à partir d'une demande de maintenance attribuée à ce fournisseur. Après avoir cliqué sur Ajouter un contact, entrez les informations de contact de votre nouvel immeuble et enregistrez les informations en cliquant sur Ajouter un contact. 

Le nouveau contact du fournisseur devrait maintenant s'afficher en tant qu'option de contact sélectionnable dans la fenêtre Envoyer un courriel au contact du fournisseur. 

Cliquez sur Continuer après avoir sélectionné vos contacts fournisseur préférés. 

Composez et envoyez votre courriel dans la fenêtre suivante. 

Cliquez pour plus d'informations sur la façon d'envoyer et de composer et d'envoyer un courriel.