ResumenEl módulo Mantenimiento preventivo está diseñado para ayudarle al personal a recordar cuándo realizar los trabajos de mantenimiento que deben hacerse periódicamente (por ejemplo, limpieza de filtros, recorridos e inspecciones del edificio, mantenimiento de áreas verdes, etc.). Permite al administrador y al personal de nivel de mantenimiento ingresar tareas de mantenimiento preventivo o cualquier otra tarea que se realice a intervalos regulares; una vez ingresadas, el sistema genera automáticamente nuevas solicitudes de mantenimiento para estas tareas en los intervalos especificados. |
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El módulo Mantenimiento preventivo está ubicado en la pestaña Mantenimiento.
Cómo ingresar nuevas tareas de mantenimiento preventivo
Para empezar a ingresar una Tarea de mantenimiento preventivo, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Mantenimiento preventivo y luego seleccione la opción Mantenimiento preventivo del menú.
A continuación, haga clic en el botón Crear nueva tarea.
La primera sección de la ventana Definición de la tarea es muy parecida a la ventana Nueva solicitud que se abre al ingresar una solicitud de mantenimiento individual. Si no está familiarizado con este formulario, puede consultar el tema de ayuda sobre Cómo ingresar una nueva solicitud de mantenimiento.
La segunda sección de esta página, Programación de tareas, le permite configurar con qué frecuencia se realiza la tarea. Primero, especifique el intervalo equivalente al momento en que se debe realizar la tarea, utilizando para ello el menú desplegable; encontrará opciones que van desde lo más frecuente (Todos los días) hasta lo menos frecuente (Cada 5 años).
Si la tarea debe realizarse en días o meses específicos, marque las opciones que corresponda en las casillas de verificación debajo del menú desplegable de intervalo para seleccionar dichos días o meses.
Si elige un intervalo como, por ejemplo, "Todos los días" o "Todos los años", el campo "Fecha de inicio" dictará cuándo se genera la tarea.
Si desea, puede establecer la fecha de finalización de la tarea o seleccionar una cantidad determinada de tareas, luego de lo cual, dejarán de generarse.
Asimismo, puede crear una pausa por temporada durante la cual no se realizará la tarea. Marque la casilla e ingrese las fechas.
También puede enviar notificaciones por correo electrónico a miembros del personal cuando se genere una nueva tarea de este tipo o cuando la tarea haya finalizado.
Marque la casilla correspondiente a estas notificaciones; los destinatarios se extraerán de la sección "Notificaciones de mantenimiento" de la configuración general de su edificio.
Si desea reemplazar las direcciones de correo electrónico predeterminadas, seleccione la segunda casilla e ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en ese campo.
Además, las tareas de mantenimiento preventivo se pueden configurar de manera que se envíe un correo electrónico a un tercero, como un proveedor, con instrucciones específicas.
Cuando haya llenado completamente el formulario, haga clic en el botón Guardar.
Cómo buscar y editar las tareas de mantenimiento preventivo
Para buscar una determinada tarea de mantenimiento preventivo, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Mantenimiento preventivo y luego seleccione la opción Mantenimiento preventivo del menú. Utilice el panel de búsqueda para buscar una tarea creada en su edificio. También puede buscar tareas finalizadas o inactivas.
Si hace clic en Búsqueda avanzada se desplegarán más opciones de búsqueda, como Unidad, Incluir unidades desactivadas, Categorías de equipos, Equipos e Intervalo. Luego de seleccionar las opciones necesarias, haga clic en Buscar para mostrar los resultados en pantalla.
Una vez que encuentre la tarea que buscaba, puede hacer clic en cualquier lugar de esa fila para abrir la solicitud y editar su información.
Cómo ingresar comentarios en tareas abiertas
Las tareas de mantenimiento preventivo abiertas aparecen en la sección Buscar solicitudes del módulo Mantenimiento, al igual que cualquier otra solicitud de mantenimiento ingresada por el personal o los residentes. Una vez que una tarea aparece en la página Buscar solicitudes, puede ingresar comentarios en esa solicitud tal como lo haría en cualquier otra solicitud de mantenimiento.
Cómo ver el Cronograma de mantenimiento preventivo
Una vez que haya ingresado tareas de mantenimiento preventivo y haya programado el intervalo en que se deben realizar, podrá ver un cronograma de las próximas tareas; para ello, vaya a la pestaña Mantenimiento, seleccione Mantenimiento preventivo y luego haga clic en Cronograma de mantenimiento preventivo.
En esta página, puede buscar por rango de fechas para ver las tareas programadas durante ese período. Además del rango de fechas, también puede buscar una tarea específica o tareas que pertenezcan a una categoría de mantenimiento específica.
Luego de hacer clic en Buscar, los resultados se mostrarán en pantalla y se pueden exportar a Excel o PDF.
