Categorías de equipos, artículos y reportes

Si es la primera vez que utiliza el módulo Equipos, asegúrese de primero consultar Cómo configurar equipos en su edificio. 

Cómo configurar los equipos de su edificio (¡para usuarios del módulo Equipos por primera vez!) 

Para utilizar el módulo Equipos se requieren unos cuantos ajustes iniciales, pero una vez que tenga todo configurado correctamente, puede convertirse en una herramienta fácil de usar para administrar los equipos de su edificio. Para configurar el módulo Equipos, siga estos pasos: 

1. Crear categorías de equipos 

2. Agregar equipos (agrupados dentro de las categorías de equipos)  

Cómo crear o editar categorías de equipos 

Antes de poder llevar un control de los equipos, debe crear categorías de equipos. En otras palabras, si va a utilizar el módulo Equipos por primera vez, debe crear al menos una categoría antes de poder comenzar a agregar equipos.  

Para crear una nueva categoría de equipos, haga clic en la pestaña Mantenimiento, seleccione Equipos y, a continuación, seleccione la pestaña central Categorías de equipos. 

 Luego, seleccione Agregar una nueva categoría. 

 Simplemente escriba el nombre de la categoría (por ejemplo, "calefactores" o "equipos de climatización") y guárdela.  

Cómo editar el nombre de una categoría  

Si necesita editar el nombre de una categoría ya creada, puede hacer clic en el nombre de la categoría en lugar del botón Agregar una nueva categoría. Se abrirá el formulario donde puede modificar el texto en el campo "Nombre de la categoría". 

Cómo agregar o editar equipos 
 

En la pestaña Mantenimiento, seleccione Equipos y luego haga clic en Crear nuevo artículo en la pestaña Equipos.  

Campos obligatorios 

Los únicos campos que debe llenar obligatoriamente son el nombre del equipo, el nombre abreviado y la categoría. 

Ejemplo: Puede agregar un equipo llamado "Ascensor secundario" y colocarlo en la categoría "Ascensores".  

Campos opcionales

Existen muchos otros campos para ingresar datos. Mientras más datos ingrese en cada equipo, más completos serán los reportes de equipos. 

Cómo adjuntar documentos y fotos 

Puede adjuntar documentos o fotos a cada equipo en la sección Archivos adjuntos y fotos. Generalmente, en los equipos se cargan documentos como manuales, recibos y planos. Podría ser aconsejable también cargar fotos del equipo. 

Cómo editar equipos 

Si necesita editar un equipo ya creado, haga clic en Mantenimiento, Equipos y luego en Equipos; utilice el panel de búsqueda para buscar el nombre del equipo que desea editar; también puede seleccionar una categoría para ayudar a reducir su búsqueda. Haga clic en Buscar para mostrar los resultados.  

Una vez que los resultados aparezcan en la pantalla, haga clic en el botón Editar en la línea del equipo que está buscando. Esto lo llevará nuevamente a la ventana Editar/Ver Equipos, donde podrá realizar y guardar los cambios que requiera. 

Cómo vincular equipos a las solicitudes de mantenimiento 

Al ingresar o editar una solicitud de mantenimiento, la administración del edificio y el personal pueden especificar a qué equipos corresponde la solicitud.  

Cómo buscar solicitudes de mantenimiento por equipo 

También puede buscar solicitudes de mantenimiento por equipo para ver los problemas de mantenimiento relacionados con determinados bienes y equipos del edificio. Al utilizar el módulo Buscar solicitudes dentro de la pestaña Mantenimiento, encontrará el filtro de Equipo en el menú de búsqueda Avanzado. 

Cómo ver reportes de equipos 

Mediante el módulo Equipos, podrá generar tres tipos de reportes relacionados con equipos. Puede acceder a dos de estos reportes -el Reporte detallado de equipos y el Reporte de reemplazo de equipos- ingresando a la pestaña Mantenimiento, luego seleccione Equipos y, por último, diríjase a la pestaña Reportes de equipos.  

El Reporte detallado de equipos le permite imprimir toda la información de los equipos que ha registrado, ya sea de todos los equipos de todas las categorías o de los equipos que pertenecen a una categoría en particular. También dispone de otras opciones de información detallada para personalizar aún más el reporte. Una vez que haya realizado sus selecciones, haga clic en Buscar o Exportar a Excel para generar o exportar el reporte. 
 

Al hacer clic en Buscar se generará el informe en una nueva pestaña o ventana, mientras que, si hace clic en Exportar a Excel, se descargará un archivo .xls a su dispositivo o computadora.  

Reporte de reemplazo de equipos - Costos proyectados por año  
 

Este reporte calcula automáticamente las fechas de reemplazo de equipos y le informa el costo total aproximado de reemplazar los equipos dentro del rango de fechas que seleccione.  

Nota: Para usar este reporte, debe ingresar, al momento de agregar cada Equipo, la fecha de instalación, vida útil y costo de reemplazo. 

Una vez que haya establecido los parámetros de búsqueda, haga clic en Buscar para mostrar el informe en la pantalla, donde podrá exportar la información a Excel.  

El último reporte relacionado con equipos se encuentra en la pestaña Mantenimiento. Seleccione Reportes de mantenimiento y luego haga clic en Reporte resumido - Solicitudes de mantenimiento según el equipo. Aquí puede establecer un intervalo de fechas y otros parámetros. La búsqueda indicará cuántas solicitudes de mantenimiento se han vinculado a cada uno de los Equipos durante ese período. Este reporte es útil para ayudarle a determinar si un equipo está defectuoso o necesita reemplazarse (por su frecuencia de uso o la cantidad de solicitudes de mantenimiento). 

Tenga en cuenta que este reporte es interactivo y le permite ver la lista de solicitudes de mantenimiento que corresponden a dichas cantidades haciendo clic en los números en negrita que aparecen en las columnas de la derecha. Esto le permitirá ver todos los detalles sobre las solicitudes específicas en lugar de la vista general.