Nouvelle demande de maintenance

Paramètres de demande de maintenance 

La plupart des immeubles sont configurés de manière à ce que les résidents et le personnel puissent soumettre des demandes de maintenance via BuildingLink. Le module Maintenance peut également être défini sur « Interne uniquement », ce qui interdit aux résidents de soumettre des demandes de maintenance en ligne. Si vous souhaitez activer ou désactiver l’option « Interne uniquement » (ou activer ou désactiver l’ensemble du module de maintenance), veuillez contact Support BuildingLink. 

Pour tous les autres paramètres de maintenance et options de notification, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Options générales du paramétrage de l’immeuble. (Vous devez disposer d’une autorité BuildingLink de niveau gestion ou supérieure pour modifier l’un de ces paramètres.) 

Dans l’écran Options générales du paramétrage de l’immeuble, faîtes défiler jusqu’à la section (13) Demande de maintenance pour afficher tous les paramètres supplémentaires. Voir les options ci-dessous : 

Pour configurer ou modifier les notifications de maintenance, accédez à Options générales du paramétrage de l’immeuble dans l’onglet Paramètres et faites défiler vers le bas jusqu’à la section (14) Options de demande de maintenance (notifications). La première option vous permettra de sélectionner les événements qui doivent déclencher un courriel de notification à la direction de l’immeuble. Une fois que vous avez sélectionné les notifications que vous souhaitez recevoir, entrez l’adresse ou les adresses de la ou des personnes qui devraient recevoir ces courriels de notification. 

Vous pouvez ensuite sélectionner les événements qui devraient déclencher un courriel de notification à vos résidents; à tout le moins, nous vous recommandons d’aviser automatiquement le résident lorsqu’une demande a été ouverte ou fermée. Si vous souhaitez être en mesure de communiquer facilement avec vos résidents au sujet de demandes de maintenance spécifiques, c’est également une bonne idée d’informer vos résidents « Lorsque le personnel de l’immeuble publie une action / commentaire ».  

Aucun résident qui n’est pas membre du conseil d’administration ne recevra un avis par courriel pour l’unité d’un autre résident ou ne sera en mesure de voir les demandes de maintenance pour une unité autre que la leur. 

Si vous souhaitez que les membres du conseil d’administration puissent voir toutes les demandes de maintenance pour toutes les unités, consultez notre rubrique d’aide Options du conseil d’administration. 

Pour permettre aux employés d’être assignés à des demandes de maintenance, accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez Employés. Cliquez sur Liste des employés en haut de l’écran pour voir tous les employés. Il y aura un bouton d’édition bleu à droite de chaque employé, sur lequel vous pouvez cliquer pour modifier les paramètres de l’employé. 

Dans la page « Modifier l’employé », assurez-vous de sélectionner « Oui » à côté de « Permettre aux demandes de services d'être assignées à cet employé ? ». 

Si vous souhaitez envoyer une demande de travail par courriel à un employé une fois qu’elle lui est attribuée, assurez-vous d’ajouter l’adresse courriel appropriée dans le champ de courriel pour cet employé. Cliquez ensuite sur Sauvegarder tous les changements.   

Pour personnaliser vos catégories de maintenance, consultez notre rubrique d’aide Catégories de maintenance. 

Saisie d’une nouvelle demande de maintenance 

Pour entrer une nouvelle demande de maintenance, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Nouvelle demande. Vous serez emmené sur un écran où vous pourrez remplir tous les détails pertinents. Au minimum, entrez le numéro d’unité, la description du problème et la catégorie de maintenance et sélectionnez si la personne à la maintenance a l’autorisation d’entrer dans l’appartement pour résoudre le problème. Dans la section «Permission d’entrer », il y a également un champ pour « Instructions d’entrée », où vous pouvez entrer des instructions telles que « Venez après 14 heures », « Veuillez appeler d’abord » ou « Méfiez-vous du chien ».  

Si la demande de maintenance concerne une zone commune (un problème à l’échelle du bâtiment), sélectionnez Assigner à l'unité de gestion pour remplir le champ « Numéro d’unité ». 

Si vous souhaitez effectuer une inspection ou une réparation de déménagement pour une unité, mais que vous ne voulez pas que le résident de cette unité puisse voir la demande ou recevoir des notifications, vous pouvez cocher la case à côté de « Ne pas montrer aux résidents ». 

Pour affecter un employé à une demande de maintenance spécifique, cet employé doit apparaître dans le menu déroulant sous « Employé assigné». Pour contrôler quels employés apparaissent dans ce menu, veuillez consulter la section 1 ci-dessus, qui explique en détail comment permettre aux employés d’être affectés aux demandes de maintenance.  Une fois que vous avez choisi un employé dans le menu déroulant, vous verrez la possibilité de « Envoyer une demande par courriel à un employé » si cet employé particulier a une adresse courriel enregistrée dans son profil.  

Si vous souhaitez utiliser le champ Fournisseur assigné ou Équipement, veuillez consulter les rubriques d’aide Du répertoire de l’équipement et/ou des fournisseurs. 

Veuillez noter que les champs que vous remplissez sur ce formulaire varieront en fonction de la façon dont votre bâtiment utilise le module Maintenance. Une fois que vous avez rempli les champs appropriés, cochez la case à côté de « Imprimer le bon de travail » si vous souhaitez imprimer la demande de maintenance immédiatement. Vous pourrez également imprimer la demande après l’enregistrement. 

Pour ajouter une photo ou un document à une demande de maintenance, cliquez sur l’en-tête bleu pour « Pièces jointes et photos ».  Ensuite, sélectionnez le bouton « Ajouter des images » ou le bouton «Ajouter des documents ».  

Dans l’écran Télécharger une photo/un document, sélectionnez la photo ou le document correct à partir des fichiers enregistrés sur votre ordinateur. Si votre photo ou document dépasse les limites de taille dans BuildingLink, veuillez consulter nos conseils sur la réduction / la compression de documents et de photos.  

Ensuite, ajoutez une légende pour décrire l’image ou le document et choisissez une photo ou un type de document. Le type de photo vous permet d’indiquer si la photo a été prise avant, pendant ou après la réparation. Lorsque vous avez terminé, assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder.  

Saisie de plusieurs demandes de maintenance 

Si vous avez plusieurs demandes de maintenance qui doivent être ajoutées en une seule séance, utilisez le bouton Sauvegarder et ajouter un autre pour enregistrer rapidement une demande et commencer à en entrer une autre. Si vous entrez la même demande sur plusieurs unités, consultez notre rubrique d’aide Répliquer.  

Plus d’informations sur les demandes de maintenance 

Assurez-vous de consulter nos rubriques d’aide sur la façon de modifier l’état d’une demande de maintenance (la fermer ou la mettre en attente), comment ajouter des commentaires et des frais, comment maintenir une base de données d’inventaire ou d’équipement, comment planifier des tâches récurrentes (maintenance préventive) et comment exécuter des rapports de maintenance. 

Le personnel peut également accéder au module maintenance via notre application Geo.