Vue d’ensemble
Le module Envoyer un courriel vous permet d'envoyer des courriels au personnel de l'immeuble, à la direction et aux résidents. Vous avez de nombreuses options pour choisir vos destinataires, avec la possibilité d'envoyer des courriels à tout le monde (en fonction de votre niveau d'accès), des courriels à des types spécifiques d'occupants et même des groupes de courriels par emplacement (étage / ligne).
Les mises à jour
- Livraison planifiée des courriels : Planifiez et envoyez vos courriels aux moments les plus opportuns, en assurant une communication cohérente et propice avec les résidents.
- Intégration facile d'images : Enrichissez vos courriels avec des images facilement intégrées, ajoutant un attrait visuel à vos messages.
- Options de formatage avancées : Créez des outils plus attrayants et d'aspect professionnel avec nos outils de formatage améliorés.
- Modèles de courriels innovants : Utilisez nos tout nouveaux modèles pour rationaliser votre processus de communication, en assurant l'efficacité et la cohérence de la marque.
- Limites de pièces jointes augmentées : Accueillez facilement des fichiers plus volumineux, grâce à notre limite de saisie accrue de 40 Mo (corps + pièces jointes).
Table des matières
- Paramètres de messagerie
- Affichage des courriel envoyés
- Envoi d'un courriel
- Utilisation de modèles
- Ajout d'images
- Ajout et conception de signatures électroniques
- Impression d'un courriel pour les destinataires
- Ajout de pièces jointes
- Planification des courriels
Paramètres de messagerie
Pour définir l'adresse courriel « de » par défaut pour tous les courriels manuels, accédez à l'onglet Paramètres et sélectionnez Options générales de configuration de l’immeuble. Faites défiler jusqu'à la section (4) Adresse courriel « expéditeur » par défaut et entrez l'adresse courriel par défaut.
Vous pouvez décider si les employés doivent, par défaut, envoyer des courriels manuels à partir de l'adresse courriel par défaut ou de l'adresse enregistrée dans leur profil utilisateur BuildingLink. Quoi qu'il en soit, l'employé sera toujours en mesure de modifier le champ « de » lors de l'envoi d'un courriel manuel.
Affichage des courriel envoyés
Pour afficher les courriels envoyés, cliquez sur l’onglet Communiquer et sélectionnez Envoyer un courriel. Cela vous mènera à l’onglet Boîte de réception qui affiche les messages envoyés aux destinataires de tous les liens de messages que vous avez configurés ainsi que toutes les notifications automatiques générées par BuildingLink au personnel de l’immeuble. La sélection de l’onglet Envoyé affiche tous les courriels envoyés manuellement par vous ou par le personnel. Enfin, la sélection de l’onglet Notifications affichera un historique de toutes les notifications automatiques envoyées aux résidents via BuildingLink. Ces notifications sont même divisées par module pour votre commodité! Si vous préférez, vous pouvez également utiliser la fonction de recherche en haut de votre boîte aux lettres pour rechercher des messages par plage de dates, destinataire ou objet.
Vous pouvez également renvoyer tout message précédemment envoyé à partir de la boîte aux lettres. Cliquez simplement sur le message que vous souhaitez renvoyer et cliquez sur le bouton Envoyer à nouveau. Vous pouvez même apporter des modifications à vos destinataires et / ou texte avant d’envoyer à nouveau!
Envoi d'un courriel
Pour envoyer un courriel via BuildingLink, cliquez sur l'onglet Communiquer et sélectionnez Envoyer un courriel et cliquez sur le bouton Composer dans le coin supérieur gauche de la page.
Lors de l'envoi d'un courriel, vous verrez l' adresse courriel par défaut dans le champ « De ». Cependant, vous pouvez toujours remplacer ce courriel par une autre adresse en cliquant sur le champ « De ». (Par exemple, vous pouvez taper l'adresse courriel du super si les réponses sur un arrêt de l'eau doivent aller directement à lui.) Votre nom se remplira également automatiquement, mais vous pouvez choisir de le modifier sur le moment ou d'utiliser le nom de l’immeuble en cochant ou en décochant les cases sous ces options.
Ensuite, choisissez qui devrait recevoir le courriel en cliquant sur l'une des options via les liens bleus à droite (détaillés ci-dessous) ou en tapant des unités, des occupants ou des employés spécifiques à l'aide du champ « À ».
Exclure : Cela vous permet d’« exclure les propriétaires non-résidents », ce qui enlèvera tous les propriétaires avec des locataires dans leurs unités de votre liste de destinataires, de sorte que seules les personnes vivant réellement sur place recevront le courriel. Si votre occupation future est activée pour votre propriété, vous verrez également l'option « Exclure les futurs occupants » ici.
Tous les occupants : Cela vous permet d'envoyer un courriel à tous les résidents/occupants dans la base de données BuildingLink.
Par emplacement : Cela vous permet de sélectionner les occupants en fonction de leur emplacement. Vous pouvez choisir d'envoyer un courriel à tout le monde du côté est de l’immeuble, par exemple, ou à tout le monde sur la ligne A.
Type/Groupe :
- Types d'occupants : Cela vous permet de sélectionner les occupants en fonction de leur type, tels que le propriétaire, le locataire, le colocataire, le membre de la famille, etc.
- Groupes filtrés : cela vous permet de choisir un groupe filtré spécifique.
- Groupes de messagerie : Cela vous permet d'envoyer des courriels aux membres d'un groupe de messagerie spécifique.
- Résidents : Cela vous permet de sélectionner les occupants en fonction des unités.
- Employés : Cela vous permet d'envoyer un courriel à tous les employés, à tous les employés d'un type spécifique (ex. réception ou gestion) ou de sélectionner des employés spécifiques par leur nom.
- Membres du conseil d'administration : Si les membres du conseil d'administration s'appliquent à votre propriété et qu'ils sont codés dans le système, vous pouvez également les sélectionner ici.
- Liens vers les messages : Si vous avez créé des liens de messages dans votre répertoire de l’immeuble (p. ex. Envoyer un courriel au conseil d'administration, envoyer un courriel au comité des communications), vous pouvez envoyer un courriel à ces groupes en sélectionnant Liens de message.
Options de destinataire supplémentaires
La sélection de Plus vous donnera la possibilité, si vous avez activé la désinscription pour votre propriété (ce qui signifie que les résidents peuvent être choisis de ne pas recevoir de courriels de routine), de voir une option pour « Remplacer les paramètres de désinscription ». En sélectionnant cette option, tous les résidents de votre liste de destinataires seront envoyés à tous les résidents de votre liste de destinataires, quel que soit leur statut de retrait.
Si vous souhaitez afficher une liste des noms et adresses courriel de vos destinataires sélectionnés, cliquez sur le lien bleu Afficher les destinataires. Une boîte apparaîtra qui affiche tous les contacts dans le champ « À » de votre courriel. Si vous souhaitez exporter cela, vous pouvez sélectionner le bouton Exporter dans le coin inférieur droit. Une fois que vous avez sélectionné vos destinataires, tapez l'objet et le message de votre courriel, puis cliquez sur Envoyer.
Utilisation de modèles
Si vous souhaitez personnaliser l'apparence de votre courriel, sélectionnez l'un de nos modèles modifiables en cliquant sur Modèles, puis sur Utiliser un modèle de courriel.
Vous pouvez afficher les modèles que votre immeuble a créés, votre contenu enregistré et les modèles que BuildingLink a créés pour vous. Si vous souhaitez utiliser l'un de ces modèles, cliquez sur Appliquer. Pour en savoir plus sur la création et la modification de modèles, consultez notre article d'aide sur les modèles de messagerie.
Ajout d'images
Vous pouvez intégrer des images dans le corps de votre courriel en cliquant sur l'icône de l’image dans la barre d'outils.
Vous pouvez soit télécharger une image, soit effectuer une recherche dans notre galerie d'images. Si vous recherchez une image dans notre galerie, vous pouvez entrer un mot-clé et la galerie d'images vous fournira une liste d'images que vous pouvez utiliser.
Ajout et conception de signatures électroniques
Si vous souhaitez envoyer vos courriels avec des signatures personnalisées, cliquez simplement sur l’icône Signatures dans la barre d'outils de l'éditeur. Si vous avez déjà conçu et enregistré des signatures, elles apparaîtront ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur n'importe laquelle de vos signatures pour les ajouter à la fin de votre courriel. Pour concevoir une nouvelle signature, cliquez simplement sur l’option Gérer les signatures. 
Impression d'un courriel pour les destinataires
Si vous souhaitez créer une copie imprimable de votre courriel pour les destinataires qui n'ont peut-être pas de courriel dans le système, sélectionnez l'option Imprimer, puis sélectionnez Créer une copie imprimable. Une fois sélectionné, vous pouvez choisir d'imprimer des copies pour l'une des options détaillées ci-dessous :
- Occupants sans adresse courriel ou désinscrits : Si vous souhaitez un copie papier par occupant sans adresse courriel ou qui s'est désinscrit.
- Unités sans adresse courriel : Si vous souhaitez une copie papier par unité où personne n'a d'adresse courriel spécifiée.
- Toutes les unités : Si vous souhaitez une copie papier par unité, qu'ils aient ou non une adresse courriel dans le système.
- Tous les occupants : Si vous souhaitez une copie papier par occupant, qu'ils aient ou non une adresse courriel dans le système.
Une fois que vous avez fait votre sélection, cliquez sur Générer un PDF. Cela ouvrira un fichier PDF de copies papier imprimables automatiquement individualisées et adressées de votre courriel exact qui peut ensuite être distribué via des boîtes aux lettres ou sous les portes. Si vous n'avez pas d'imprimante connectée à l'ordinateur sur lequel vous travaillez, vous pouvez également choisir d'enregistrer les copies PDF sur votre ordinateur, puis de vous les envoyer par courriel (en pièce jointe) pour les imprimer à partir d'un ordinateur avec imprimante.
Ajout de pièces jointes
Pour ajouter une pièce jointe à un courriel, cliquez sur le bouton Joindre en bas à gauche et sélectionnez un fichier à joindre à partir de votre ordinateur. BuildingLink prend en charge les pièces jointes jusqu'à 40 Mo pour le nombre total de pièces jointes et le corps de votre courriel.
Planification des courriels
Pour planifier l'envoi de votre courriel à une date ultérieure, cliquez sur le bouton Envoyer plus tard en bas juste en dessous du corps de votre courriel. Ensuite, sélectionnez une date et une heure futures, puis cliquez sur Planifier et votre courriel sera envoyé à ce moment-là. Le courriel apparaîtra également dans le dossier Programmé de votre boîte aux lettres si vous devez y apporter des modifications avant son envoi.
