Répertoire de l'immeuble

Le répertoire de l'immeuble se trouve sous l’onglet Communiquer dans l’arborescence de navigation. Remarque : aucun lien vers le répertoire de l'immeuble ne sera trouvé dans la liste des actions après avoir sélectionné l’onglet Communiquer. 

Modification des coordonnées générales de votre immeuble 

Pour modifier les coordonnées générales de votre immeuble, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Répertoire de l'immeuble pour afficher le menu Répertoire de l'immeuble.  

En haut du menu Répertoire de l'immeuble, vous verrez une section pour les adresses. Cette section affiche les coordonnées générales de votre immeuble et les coordonnées générales de la société de gestion, y compris le numéro de téléphone principal et l’adresse postale de votre immeuble et de votre société de gestion. Pour modifier ces informations, cliquez sur Modifier le répertoire de l'immeuble. 

Dans le menu suivant, cliquez sur Modifier sur les coordonnées que vous souhaitez mettre à jour pour ouvrir le menu Modifier. Remarque : Selon les options d’installation de votre immeuble, les coordonnées peuvent ne pas être modifiées. Pour mettre à jour les champs restreints, demandez à un agent directeur d’envoyer une demande par courriel à [email protected].  Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Sauvegarder. 

Ajout d’un contact au répertoire de l'immeuble

Pour ajouter un contact spécifique à votre répertoire de l'immeuble, cliquez sur l’onglet Communiquer et sélectionnez Répertoire de l'immeuble. Dans la  section Contacts, cliquez sur Ajouter un contact. 

Le menu Ajouter un contact vous permet de remplir toutes les coordonnées d’une personne-ressource spécifique, telle que le gestionnaire immobilier ou le surintendant.  

Pour préciser si les résidents devraient avoir accès aux renseignements d’une personne-ressource en particulier, sélectionnez Oui ou Non à côté de la question « Ce contact devrait-il être affiché sur la page "communications" du portail résident? ». Si vous sélectionnez Oui, les résidents peuvent voir ce contact dans le Répertoire de l'immeuble. Si vous sélectionnez Non, vous avez créé un contact interne pour le personnel uniquement, ce qui peut être approprié pour les contacts tels qu’un directeur régional que seul le personnel devrait pouvoir contacter. 

Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer toutes les informations de contact. 

Après avoir enregistré les informations de contact, vous verrez une fenêtre contextuelle vous invitant à télécharger une photo pour votre contact. Pour ajouter une photo, cliquez sur Oui, Télécharger une photo. 

Après avoir décidé de télécharger une photo, choisissez Capture de caméra Web ou Télécharger un fichier image. Remarque : BuildingLink Connector est requis pour utiliser la Capture de caméra Web. Pour plus d’informations sur le connecteur, cliquez ici. Lors de la sélection ou de la capture de la photo, cliquez sur Enregistrer pour continuer.  

Ajout d’un lien de réponse directe au message au répertoire de l'immeuble 

La section Liens de réponse directe au message vous permet de créer des raccourcis ou des boutons pour permettre aux résidents / membres du personnel d’envoyer facilement des courriels à des groupes de personnes spécifiques. Vous pouvez choisir qui peut afficher et accéder à ces raccourcis, et vous pouvez également choisir de masquer les adresses courriel du destinataire. (Vous pouvez utiliser un lien de message pour permettre aux résidents d’envoyer un message au conseil d’administration sans pouvoir voir les adresses de courriel des membres du conseil d’administration, par exemple.) 

Pour ajouter un lien de réponse directe au message, cliquez sur l’onglet Communiquer et sélectionnez Répertoire de l'immeuble. Ensuite, cliquez sur Modifier le répertoire de l'immeuble. Dans la section Liens de message, sélectionnez Ajouter un lien au message. Selon le nombre de contacts dans votre répertoire de l'immeuble, vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour trouver la section Liens de réponse directe au message.  

Le menu suivant vous permet d’entrer le titre du message (p. ex. Contacter le conseil d’administration) et la ou les adresses de courriel auxquelles les messages doivent aller. 

Vous avez également la possibilité de décider qui peut voir et utiliser le lien de réponse directe au message. Si vous définissez le lien de reéponse directe pour qu’il soit visible pour les propriétaires ou les locataires (sous-locataires), vous pouvez également choisir d’ajouter un bouton séparé sur la page d’accueil des résidents avec le titre de ce lien; que vous choisissiez ou non d’afficher le bouton sur la page d’accueil, le lien apparaîtra dans le répertoire de l'immeuble.  

Si le conseil d’administration doit avoir un accès facile au lien message, vous pouvez également choisir d’afficher le lien sur la page Conseil uniquement afin que les membres du Conseil puissent facilement le trouver. 

Vous pouvez également ajouter des instructions pour guider les utilisateurs sur l’utilisation d’un certain lien, telles que « Veuillez utiliser uniquement le bouton Contacter le conseil pour les questions de politique ou les plaintes. Toutes les autres questions peuvent être adressées à la réception ou au bureau de gestion ». 

Sélectionnez une option si vous souhaitez envoyer un courriel distinct à chaque courriel de destinataire que vous avez spécifié ou si vous souhaitez envoyer un seul courriel avec toutes les adresses dans le champ « À ». 

Sélectionnez qui (le cas échéant) devrait être en mesure d’afficher l’adresse courriel du destinataire (es). 

Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous avez terminé.  

Autres façons créatives d’utiliser les liens de message : 

« Allez chercher ma voiture » - Définissez ce lien pour envoyer un courriel au personnel de voiturier afin que les résidents puissent soumettre des demandes de voiture. 

« Inscrivez-vous au yoga » - Définissez ce lien pour envoyer un courriel à un directeur de classe à votre salle de gym. 

« Location par courriel » - Définissez ce lien pour envoyer un courriel au bureau de location afin que les résidents puissent envoyer des demandes de location. 

« Courriel à la réception » - Définissez ce lien pour envoyer un courriel à la réception afin que les résidents puissent poser des questions de base au personnel en cas de besoin. 

Modification du répertoire de l'immeubles

Pour modifier des contacts ou des liens de message, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Répertoire de l'immeuble. Cliquez sur Modifier à côté du lien de contact ou de message que vous souhaitez modifier. 

Affichage et impression du répertoire de l'immeuble

Les résidents pourront afficher n’importe quel lien de contact ou de message que vous avez défini pour être visible à leur niveau d’autorité. Ces informations seront à leur disposition lorsqu’ils se connecteront à BuildingLink. 

Les membres du personnel peuvent afficher le répertoire de l'immeuble destiné au personnel ou aux résidents en cliquant sur le bouton Aperçu du « Répertoire de l'immeuble » du personnel ou Aperçu de la page « Communication » des résidents.  

L’aperçu sélectionné s’affichera dans un nouvel onglet. 

Pour imprimer ou exporter le répertoire, sélectionnez Imprimer/Exporter dans l’aperçu de la page Du répertoire de l'immeuble destinée au personnel.