Diffusion d’urgence

Diffusion d’urgence 

Le module de diffusion d'urgence se trouve sous l'onglet communication dans le menu de navigation. 

Les diffusions d'urgence peuvent être envoyées sous forme de messages vocaux ou de messages SMS. 

Autorisations de diffusion d'urgence 

Par défaut, seuls les utilisateurs BuildingLink disposant d'une autorité de niveau d'agent directeur peuvent envoyer une diffusion d'urgence, et seuls les utilisateurs de niveau Gestion et Agent Directeur peuvent afficher les résultats de la diffusion d'urgence. 

Cliquez sur l'onglet Diffuseurs autorisés pour voir une liste des diffuseurs autorisés pour votre propriété. 

Vous pouvez configurer des autorisations spéciales si vous souhaitez autoriser d'autres utilisateurs ou types d'utilisateurs à envoyer et/ou afficher des diffusions d'urgence. 

Envoi d'une diffusion d'urgence (vocale) 

Pour envoyer une diffusion d'urgence, cliquez sur l'onglet Communiquer et sélectionnez Message d’urgence dans le menu de navigation ou sélectionnez Envoyer une diffusion vocale et/ou SMS d'urgence dans le menu Actions. 

Pour créer une toute nouvelle diffusion : Sélectionnez Créer une nouvelle diffusion. 

Vous serez invité à saisir un numéro d'identification de l'appelant pour la diffusion. C'est le numéro qui apparaîtra sur le téléphone d'un résident lorsqu'il recevra l'appel. Bien qu'il s'agisse d'un champ facultatif, il est fortement recommandé, car les résidents seront plus susceptibles de répondre à l'appel s'ils reconnaissent le numéro. 

Si vous n'entrez pas de numéro d'identification de l'appelant, l'appel semblera provenir d'un numéro temporaire Ne pas répondre. Si vous souhaitez enregistrer un numéro d'identification de l'appelant par défaut, cochez la case à côté de «Enregistrer par défaut» et le numéro se remplira automatiquement lors de l'envoi de futures émissions. 

Ensuite, entrez un nom pour votre diffusion et cliquez sur Continuer. 

 
Pour réutiliser une diffusion précédemment envoyée : Toutes les diffusions d'urgence précédentes envoyées pour votre bâtiment seront automatiquement enregistrées. Vous pouvez renvoyer l'un de ces messages en sélectionnant l'option "Réutiliser une diffusion précédemment envoyée" et en sélectionnant le message souhaité dans la liste déroulante. Vous pourrez modifier ou compléter le message existant et modifier la liste des destinataires ultérieurement. 

Vous avez deux options lors de la création d'un message vocal. L'option Enregistrer un nouveau message vocal vous permettra d'enregistrer votre voix en prononçant un message (idéal pour envoyer des émissions dans une autre langue). 

Alors que l'option Générer un nouveau message vocal à partir du texte ci-dessous vous permettra de saisir le texte du message que vous souhaitez diffuser et de le faire livrer lors d'un appel aux résidents par une voix numérique claire. 

Si vous choisissez d'enregistrer un nouveau message vocal, une fenêtre apparaîtra demandant un numéro sur lequel vous appeler pour enregistrer le message. Entrez simplement votre numéro de téléphone et suivez les instructions de l'appel. 

Les messages vocaux enregistrés doivent s'afficher dans les 30 secondes suivant la fin de l'enregistrement au téléphone. 

Envoi d'une diffusion d'urgence (SMS) 

En cliquant sur cette case, une clause de non-responsabilité apparaîtra si vous choisissez d'envoyer un SMS. Vous pouvez cliquer sur Oui pour continuer. 

Bien que l'envoi de messages SMS puisse être courant, certains utilisateurs peuvent ne pas disposer d'une messagerie SMS illimitée et peuvent encourir des frais par message de la part de leur opérateur. 

 
Pour créer un message SMS, saisissez le texte de votre SMS. Lorsque vous avez terminé de créer votre ou vos messages, cliquez sur Continuer. 

Dans l'onglet suivant, définissez votre liste de destinataires. Vous pouvez envoyer à tous les résidents, à des types de résidents spécifiques et/ou à des résidents d'étages, de lignes et d'emplacements spécifiques. Vous pouvez également entrer tout numéro de téléphone supplémentaire que vous souhaitez que la diffusion atteigne. 

Vous devrez également choisir le type de numéros de téléphone auxquels vous souhaitez envoyer la diffusion - numéros de domicile, de portable ou de travail des résidents. 

Si vous ne souhaitez pas que la diffusion atteigne l'un de vos numéros de résidents existants, vous pouvez sélectionner l'option «Envoyer uniquement aux numéros supplémentaires ci-dessous». 

Une fois votre liste de destinataires terminée, cliquez sur le bouton Continuer. 

 
Vous serez redirigé vers un écran de confirmation, qui affichera tous les détails de votre message une dernière fois et vous permettra d'entendre le message audio, afin que vous puissiez confirmer son exactitude avant de cliquer sur Envoyer cette diffusion maintenant! 

Une fois que vous avez envoyé votre diffusion, les messages et les appels parviendront généralement à vos destinataires dans un délai de 1 à 15 minutes.

Affichage des rapports de diffusion et des résultats 

 
BuildingLink conserve automatiquement un historique de toutes vos diffusions envoyées et vous permet de voir des résultats/rapports de diffusion spécifiques et détaillés. Pour accéder à ces rapports, cliquez sur l'onglet Communiquer et sélectionnez Message d’urgence et accédez à l'onglet Voir les diffusions. Vous y verrez une liste de vos diffusions récemment envoyées. Si la diffusion que vous recherchez n'est pas visible, sélectionnez «Inclure les diffusions archivées». 

 
Vous verrez un résumé de chaque émission. Pour voir une vue plus détaillée, vous pouvez cliquer sur Visualiser les résultats de la diffusion à côté de la diffusion dont vous souhaitez obtenir les résultats. 

Cliquer sur Afficher les résultats de diffusion affichera une liste complète de chaque appel ou SMS envoyé et vous indiquera s'il a été effectué avec succès ou s'il est toujours en cours. Pour les diffusions vocales, l'écran des résultats indiquera également si l'appel s'est terminé par une réponse en direct ou par une réponse automatique. Cela vous permettra de voir quels résidents doivent encore être alertés de l'urgence et vous donnera un enregistrement permanent de qui a été atteint. Vous pouvez également exporter ce rapport vers Excel, PDF ou Word.