Note : Cet article concerne la nouvelle version du module. Le déploiement de ce module remanié est en cours. Il est donc possible que seuls certains utilisateurs y aient accès pour le moment.

Résumé

La fonctionnalité de diffusion d’urgence vous permet de communiquer avec vos résidents ou d’autres groupes en leur envoyant un message vocal et/ou un message texte (SMS). Elle est idéale pour transmettre rapidement et facilement des consignes d’urgence ou des messages à vos résidents par téléphone. Les diffusions d’urgence peuvent être envoyées sous forme de messages vocaux ou de messages texte (SMS).

Note : Cliquez sur les images pour les agrandir.

Table des matières

• Autorisations relatives à la diffusion d’urgence
• Envoi d’une diffusion d’urgence (message vocal)
• Envoi d’une diffusion d’urgence (SMS)
• Consultation des rapports et des résultats des diffusions

Autorisations relatives à la diffusion d’urgence

Pour accéder au module de diffusion d’urgence, cliquez sur l’onglet Communiquer, puis sur le lien Diffusion d’urgence. Par défaut, seuls les utilisateurs de BuildingLink disposant des autorisations de niveau Agent directeur peuvent envoyer une diffusion d’urgence. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de niveau Gestionnaire ou Agent directeur peuvent accéder à la section Afficher les diffusions pour consulter les résultats des diffusions.

Cliquez sur l’onglet Diffuseurs autorisés pour consulter la liste des personnes autorisées à envoyer des diffusions d’urgence pour votre immeuble.

Vous pouvez configurer des autorisations spéciales pour permettre à d’autres utilisateurs ou types d’utilisateurs d’envoyer et/ou de consulter les diffusions d’urgence.

Envoi d’une diffusion d’urgence (message vocal)

Pour envoyer une diffusion d’urgence, cliquez sur l’onglet Communiquer, puis sélectionnez Diffusion d’urgence.

Créer une nouvelle diffusion

Sélectionnez Créer une nouvelle diffusion.

Vous serez invité à saisir un nom de diffusion et un numéro d’identification de l’appelant. Ce dernier est le numéro qui s’affichera sur le téléphone des résidents lorsqu’ils recevront l’appel. Bien que ce champ soit facultatif, il est fortement recommandé de le remplir, car les résidents seront plus susceptibles de répondre à l’appel s’ils reconnaissent le numéro.

Si vous ne saisissez pas de numéro d’identification de l’appelant, l’appel semblera provenir d’un numéro temporaire DoNotReply. Si vous souhaitez enregistrer un numéro d’identification de l’appelant par défaut, cochez la case Sauvegarder comme valeur par défaut. Ce numéro sera alors automatiquement renseigné lors de vos prochaines diffusions.

Ensuite, saisissez un nom pour votre diffusion, puis cliquez sur Suivant.

Réutiliser une diffusion précédente

Toutes les diffusions d’urgence envoyées précédemment pour votre immeuble sont automatiquement enregistrées.

Vous pouvez renvoyer l’un de ces messages en sélectionnant l’option Utiliser une diffusion précédente, puis en choisissant le message souhaité dans la liste déroulante.

Vous pourrez modifier le message existant ou y ajouter du contenu, ainsi que modifier la liste des destinataires par la suite.

Vous disposez de deux options pour créer un message vocal. L’option Enregistrer un message vocal vous permet d’enregistrer un message avec votre propre voix (idéal pour envoyer des diffusions dans une autre langue).

Si vous choisissez l’option Sauvegarder un message vocal, cliquez sur le bouton Sauvegarder maintenant. Une fenêtre s’ouvrira et vous invitera à saisir le numéro de téléphone auquel vous souhaitez recevoir un appel pour enregistrer votre message. Il vous suffit d’entrer votre numéro de téléphone, puis de cliquer sur le bouton Appelez-moi pour enregistrer le message et de suivre les instructions données pendant l’appel.

Une fois l’enregistrement terminé, cliquez sur Continuer.

Les messages vocaux enregistrés devraient apparaître dans les 30 secondes suivant la fin de l’enregistrement par téléphone.

Une fois l’enregistrement de votre message vocal terminé, cliquez sur le bouton Actualiser pour confirmer qu’il a bien été téléversé dans BuildingLink.

Cliquez sur Écouter le message pour écouter un aperçu de votre enregistrement vocal.

L’option Générer un message vocal à partir d’un texte vous permet de saisir le texte du message que vous souhaitez diffuser. Celui-ci sera ensuite transmis aux résidents par téléphone à l’aide d’une voix numérique claire.

Une fois votre message rédigé, cliquez sur le bouton Suivant.

Dans l’onglet suivant, définissez votre liste de destinataires. Vous pouvez envoyer la diffusion à tous les résidents, à certaines catégories de résidents ou aux résidents de certains étages, colonnes ou emplacements. Vous pouvez également ajouter d’autres numéros de téléphone auxquels vous souhaitez envoyer la diffusion.

Vous devrez aussi choisir les types de numéros de téléphone auxquels envoyer la diffusion : résidentiels, cellulaires ou professionnels.

Si vous ne souhaitez envoyer la diffusion à aucun des numéros de téléphone de vos résidents actuellement enregistrés, vous pouvez sélectionner l’option Envoyer uniquement aux numéros supplémentaires ci-dessous.

Une fois votre liste de destinataires établie, cliquez sur le bouton Suivant.

Vous serez dirigé vers un écran de confirmation qui affichera une dernière fois tous les détails de votre message. Vous pourrez également écouter le message vocal afin d’en vérifier l’exactitude avant de cliquer sur Envoyer la diffusion maintenant.

Une fois la diffusion envoyée, les messages et les appels parviennent généralement à leurs destinataires dans un délai de 1 à 15 minutes.

Envoi d’une diffusion d’urgence (SMS)

Après avoir créé une diffusion, cochez la case Envoyer un message texte (SMS), puis saisissez le texte de votre message dans le champ prévu à cet effet. Une fois votre ou vos messages rédigés, cliquez sur Suivant.

Bien que l’envoi de messages texte (SMS) soit une pratique courante, certains utilisateurs ne disposent pas d’un forfait comprenant les SMS illimités et pourraient devoir payer des frais par message à leur fournisseur de services mobiles.

Dans l’onglet suivant, définissez votre liste de destinataires. Vous pouvez envoyer la diffusion à tous les résidents, à certaines catégories de résidents ou aux résidents de certains étages, colonnes ou emplacements. Vous pouvez également ajouter d’autres numéros de téléphone auxquels vous souhaitez envoyer la diffusion.

Vous devrez aussi choisir les types de numéros de téléphone auxquels envoyer la diffusion : les numéros de téléphone résidentiels, cellulaires ou professionnels des résidents.

Si vous ne souhaitez envoyer la diffusion à aucun des numéros de téléphone de vos résidents actuellement enregistrés, vous pouvez sélectionner l’option Envoyer uniquement aux numéros supplémentaires ci-dessous.

Une fois votre liste de destinataires établie, cliquez sur le bouton Suivant.

Vous serez dirigé vers un écran de confirmation qui affichera une dernière fois tous les détails de votre message. Vous pourrez également écouter le message vocal afin d’en vérifier l’exactitude avant de cliquer sur Envoyer la diffusion maintenant.

Une fois la diffusion envoyée, les messages et les appels parviennent généralement à leurs destinataires dans un délai de 1 à 15 minutes.

Consultation des rapports et des résultats des diffusions

BuildingLink conserve automatiquement un historique de toutes les diffusions envoyées et vous permet de consulter des rapports détaillés sur les résultats de chaque diffusion.

Pour accéder à ces rapports, cliquez sur l’onglet Communiquer, sélectionnez Diffusion d’urgence, puis accédez à l’onglet Afficher les diffusions. Vous y trouverez la liste des diffusions récemment envoyées. Si la diffusion que vous recherchez n’apparaît pas, cochez la case Inclure les diffusions archivées.

Vous verrez un résumé de chaque diffusion. Pour obtenir des renseignements plus détaillés, cliquez sur Afficher les résultats de la diffusion à côté de la diffusion dont vous souhaitez consulter les résultats.

En cliquant sur Afficher les résultats de la diffusion, vous accéderez à la liste complète de tous les appels et SMS envoyés, ainsi qu’à leur état, qui indique si l’envoi a été effectué avec succès ou s’il est toujours en cours.

Pour les diffusions vocales, l’écran des résultats indique également si l’appel a été effectué. Vous pourrez ainsi déterminer quels résidents doivent encore être avisés de la situation d’urgence et conserver un registre permanent des personnes qui ont été jointes.

Vous pouvez également exporter ce rapport aux formats Word, Excel ou PDF.