Nota: Este artículo se refiere al módulo que se rediseñó recientemente. Este módulo actualizado está en proceso de implementación y podría estar disponible solo para algunos usuarios.
Resumen
Las transmisiones de emergencia le permiten comunicarse con los residentes u otros grupos mediante un mensaje de voz y/o texto SMS. Son excelentes para transmitir instrucciones o mensajes de emergencia de forma fácil y rápida a los residentes a través de sus teléfonos. Las transmisiones de emergencia se pueden enviar como mensajes de voz o de texto SMS.
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Tabla de contenidos
- Permisos de transmisiones de emergencia
- Cómo enviar una transmisión de emergencia (voz)
- Cómo enviar una transmisión de emergencia (texto SMS)
- Cómo ver reportes y resultados de transmisiones
Permisos de transmisiones de emergencia
Para acceder al módulo de Transmisiones de emergencia, haga clic en la pestaña Comunicaciones y luego en el enlace Transmisión de emergencia.
De forma predeterminada, solo los usuarios de BuildingLink con nivel de autoridad directivo pueden enviar una transmisión de emergencia, y solo los usuarios de nivel administrativo y directivo pueden acceder a Ver transmisiones para visualizar los resultados de las transmisiones.
Haga clic en la pestaña Emisores autorizados para ver la lista de emisores autorizados en su propiedad.
Puede configurar Permisos especiales si desea permitir que otros usuarios o tipos de usuarios envíen y/o vean transmisiones de emergencia.
Cómo enviar una transmisión de emergencia (voz)
Para enviar una transmisión de emergencia, haga clic en la pestaña Comunicaciones y seleccione Transmisión de emergencia.
Crear una nueva transmisión
Seleccione Crear una nueva transmisión.
Se le pedirá que ingrese el nombre de la transmisión y un número de teléfono para la transmisión; este es el número que aparecerá en el teléfono de los residentes cuando reciban la llamada. Si bien este es un campo opcional, recomendamos que lo utilice. Es más probable que los residentes respondan la llamada, si reconocen el número.
Si no ingresa un número de teléfono, parecerá que la llamada proviene de un número temporal "DoNotReply". Si desea guardar un número de teléfono predeterminado, marque la casilla ¿Guardar como predeterminado?, y el número aparecerá automáticamente al enviar transmisiones en el futuro.
A continuación, ingrese el nombre de la transmisión y haga clic en Continuar.
Reutilizar una transmisión enviada previamente
Todas las transmisiones de emergencia enviadas anteriormente en su edificio se guardan automáticamente.
Puede volver a enviar uno de estos mensajes seleccionando la opción Usar una transmisión enviada previamente. Luego, seleccione el mensaje correspondiente de la lista desplegable.
Podrá editar o agregar información al mensaje existente y modificar la lista de destinatarios más adelante.
Tiene dos opciones para crear un mensaje de voz. La opción Grabe un nuevo mensaje de voz le permite grabar el mensaje con su propia voz (ideal para enviar transmisiones en otro idioma).
Si elige Grabe un nuevo mensaje de voz, cuando haga clic en el botón Grabar ahora, aparecerá una ventana que le solicitará un número para llamarlo y así poder grabar el mensaje. Simplemente ingrese su número de teléfono y haga clic en el botón Llamarme ahora para grabar mi mensaje. Luego, siga las indicaciones de la llamada.
Cuando termine de grabar el mensaje, haga clic en Continuar.
Las grabaciones de voz aparecerán a los 30 segundos de haber terminado de grabar el mensaje en el teléfono.
Cuando termine de grabar el mensaje de voz, haga clic en el botón Actualizar para confirmar si se ha cargado en BuildingLink.
Haga clic en Reproducir mensaje para escuchar previamente la grabación de audio de su mensaje de voz.
La opción Generar un nuevo mensaje de voz a partir del texto indicado a continuación le permite escribir el texto del mensaje que desea transmitir y enviarlo mediante una llamada a los residentes con una voz digital clara.
Una vez que el mensaje esté completo, haga clic en el botón Continuar.
En la pestaña siguiente, defina la lista de destinatarios. Lo puede enviar a todos los residentes, a tipos específicos de residentes y/o a los residentes de ubicaciones, líneas o pisos específicos. También puede ingresar números de teléfono adicionales que quisiera que reciban la transmisión.
También deberá elegir el tipo de números de teléfono que desea que reciban la transmisión: residencia, celular o trabajo.
Si no quiere que la transmisión se envíe a los números de los residentes existentes, puede seleccionar la opción Números telefónicos adicionales para el envío de mensaje de voz.
Una vez que la lista de destinatarios esté completa, haga clic en el botón Continuar.
Se abrirá una pantalla de confirmación que mostrará todos los detalles de su mensaje por última vez y le permitirá escuchar el mensaje de audio para que pueda confirmar su precisión antes de hacer clic en ¡Enviar esta transmisión ahora!
Una vez que envíe la transmisión, los mensajes y las llamadas llegarán a los destinatarios en 1 a 15 minutos.
Cómo enviar una transmisión de emergencia (texto SMS)
Después de crear una transmisión, marque la casilla que dice Deseo enviar un mensaje de texto a los residentes, y escriba el mensaje de texto SMS en el cuadro de texto a continuación. Cuando termine de crear el mensaje, haga clic en Continuar.
Aunque el envío de mensajes de texto SMS puede ser común, es posible que algunos usuarios no tengan mensajes de texto SMS ilimitados, y podrían incurrir en cargos por mensajería con su operador.
En la pestaña siguiente, defina la lista de destinatarios. Lo puede enviar a todos los residentes, a tipos específicos de residentes y/o a los residentes de ubicaciones, líneas o pisos específicos. También puede ingresar números de teléfono adicionales que quisiera que reciban la transmisión.
También deberá elegir el tipo de números de teléfono que desea que reciban la transmisión: residencia, celular o trabajo.
Si no quiere que la transmisión se envíe a los números de los residentes existentes, puede seleccionar la opción Números adicionales para mensajes de texto SMS.
Una vez que la lista de destinatarios esté completa, haga clic en el botón Continuar.
Se abrirá una pantalla de confirmación que mostrará todos los detalles de su mensaje por última vez y le permitirá escuchar el mensaje de audio para que pueda confirmar su precisión antes de hacer clic en ¡Enviar esta transmisión ahora!
Una vez que envíe la transmisión, los mensajes y las llamadas llegarán a los destinatarios en 1 a 15 minutos.
Cómo ver reportes y resultados de transmisiones
BuildingLink guarda automáticamente un historial de todas las transmisiones enviadas y le permite consultar resultados y reportes de transmisiones específicos y detallados.
Para acceder a estos reportes, haga clic en la pestaña Comunicaciones y seleccione Transmisión de emergencia, luego, diríjase a la pestaña Ver transmisiones. Allí verá una lista de las transmisiones enviadas recientemente. Si no ve la transmisión que está buscando, seleccione Incluir transmisiones archivadas.
Verá un resumen de cada transmisión. Para obtener información más detallada, puede hacer clic en Ver los resultados de la transmisión, junto a la transmisión cuyos resultados quiere consultar.
Al hacer clic en Ver los resultados de la transmisión se abrirá una lista completa de cada llamada o mensaje de texto SMS que se envió, y se mostrará si se realizó correctamente o si aún está en progreso.
En el caso de las transmisiones de voz, la ventana de resultados también le indicará si la llamada se completó. Esto le permitirá ver a qué residentes aún falta notificar sobre la emergencia y le brindará un registro permanente de quienes fueron contactados. También puede exportar este reporte a Excel, PDF o Word.