AperçuLe premier avis à envoyer est l'avis de convocation et de demande de procuration. Cela comprend la date et l'heure de l'assemblée et des instructions sur la façon d'attribuer une procuration (et un bulletin de vote directif). |
Cet avis initial peut être l'un des suivants: |
Option 1: Envoyer l'avis par courriel
1. Cliquez sur « Configurer et envoyer ».
2. Sélectionnez à qui vous souhaitez envoyer la notification. Vous pouvez envoyer à toutes les unités ou si vous avez besoin d'envoyer à des unités individuelles, cliquez dans la case et commencez à taper le numéro de l'unité. L'unité correcte apparaîtra alors dans la liste déroulante sur laquelle vous pourrez cliquer. Répétez cette opération jusqu'à ce que vous ayez sélectionné toutes les unités à qui vous souhaitez envoyer l'avis.
3. Vous avez également la possibilité de modifier la ligne d'objet de l'avis de réunion, bien qu'elle soit renseignée par défaut.
Nous avons fourni un corps de courriel recommandé dans la section surlignée en jaune que vous pouvez modifier. Le corps de courriel en dehors de la section en surbrillance est généré automatiquement et ne peut pas être modifié.
4. Effectuez les mises à jour souhaitées dans la section indiquée ci-dessous :
5. Si vous souhaitez prévisualiser le courriel, vous pouvez vous l'envoyer en cliquant sur « Envoyer l'aperçu », en saisissant votre adresse e-mail et en cliquant sur « Envoyer ». Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'avis aux propriétaires d'unités, cliquez sur « Envoyer un courriel ».
Option 2: Imprimer l’avis
1. Pour imprimer et envoyer vous-même l'avis, cliquez sur « Configurer et imprimer »
2. Sélectionnez si vous souhaitez générer des avis pour des unités individuelles en saisissant et en sélectionnant les numéros d'unité dans le champ déroulant, ou laissez tel quel pour générer des avis pour toutes les unités.
3. Sous la section en surbrillance jaune de « Corps : », vous pouvez personnaliser le message si vous le souhaitez.
4. Cliquez sur « Générer » puis sur « Télécharger », ce qui téléchargera automatiquement un PDF imprimable des avis que vous avez créés.
Option 3: Envoyer l'avis par la poste
1. Pour envoyer les avis, sélectionnez « Configurer et envoyer ».
2. Sélectionnez à qui vous souhaitez envoyer l'avis. Vous pouvez envoyer un courrier à toutes les unités ou si vous avez besoin d'envoyer à des unités individuelles, cliquez dans la case et commencez à taper le numéro de l'unité. L'unité correcte apparaîtra alors dans la liste déroulante sur laquelle vous pourrez cliquer. Répétez cette opération jusqu'à ce que vous ayez sélectionné toutes les unités à qui vous souhaitez envoyer l'avis.
3. Sélectionnez les documents que vous souhaitez inclure (téléchargés sous l'onglet Configuration)
4. Si vous souhaitez inclure un bulletin de vote directif, cochez la case à ajouter à votre paquet d'envoi.
5. Sous « Corps : », vous pouvez personnaliser le message si vous le souhaitez. Un aperçu en direct s'affiche juste en dessous. Faites défiler pour passer en revue toutes les pages de votre paquet de courrier.
6. Cliquez sur « Aperçu » pour générer l'aperçu, puis sur « Afficher l'aperçu ». Une fois que vous avez approuvé l'expéditeur, cliquez sur « Payer et envoyer ».
Option 4: Envoyer l'avis par SMS
1. Pour envoyer les notifications par SMS, sélectionnez « Configurer et SMS ». Notez que cela ne sera envoyé qu'aux propriétaires d'unités pour lesquels il y a un numéro de téléphone portable dans le dossier.
2. Sélectionnez si vous souhaitez envoyer des avis par SMS pour des unités individuelles en saisissant et en sélectionnant les numéros d'unité dans le champ déroulant, ou laissez tel quel pour générer des avis pour toutes les unités.
3. Cliquez sur « Envoyer un message ».