Assurance du résident

Permettre la conformité de l’assurance

Pour activer le module de conformité d’assurance, veuillez faire contacter un agent de sécurité avec le support BuildingLink.

Détermination des paramètres d’assurance

Pour déterminer vos paramètres d’assurance, cliquez sur l’onglet Autre et sélectionnez Assurance du résident. Accédez à l’onglet Paramètres de l’assurance .

Dans la section « Exigences en matière d’assurance », vous devez décider si vous souhaitez ou non fixer la couverture obligatoire pour vos résidents. Si la couverture est fixée à obligatoire, tous les résidents qui indiquent qu’ils n’ont pas d’assurance apparaîtront dans les futurs courriels en file d’attente demandant des informations sur la police d’assurance. Si la couverture est définie sur « non obligatoire », les résidents qui répondent qu’ils n’ont pas d’assurance n’apparaîtront pas automatiquement dans les futurs courriels en file d’attente. Dans cette section, vous serez également en mesure de définir des exigences minimales pour la responsabilité personnelle et la couverture des biens personnels. Cliquez sur Tout sauvegarder.

Ensuite, configurez vos règles d’automatisation des courriels. Cette section vous permet de décider dans quelles circonstances vous souhaitez que les résidents soient automatiquement ajoutés à un courriel en file d’attente, ainsi que de personnaliser le texte de l’courriel qui sera envoyé. Pour désactiver un courriel en file d’attente spécifique, il suffit de changer l’état en « Inactif ». Pour afficher/personnaliser le texte de chaque courriel, cliquez sur le bouton Afficher. Vous pouvez ensuite modifier n’importe quel texte de la page. Veuillez ne pas taper sur le lien « cliquez ici pour visiter le portail d’assurance » ou ajuster le texte entre parenthèses, car ces sections fournissent un contenu dynamique. Ces liens sont spécifiques à chaque résident de votre immeuble et il n’y a pas d’option pour le personnel de tester les liens. Vous pouvez également personnaliser le texte des courriels en file d’attente dans l’onglet Modèles de courriels d’assurance.

Veuillez noter que l’enregistrement dans la file d’attente de courriels automatisée est spécialement conçu pour les immeubles dont les occupations futures sont définies (conformément à notre fonctionnalité d’intégration de compte).  Si votre immeuble n’utilise pas les occupations futures, laissez les courriels comme inactifs. Lorsque vous avez terminé de personnaliser cette section, veillez à cliquer sur Tout sauvegarder.

Une fois que vos exigences et vos files d’attente automatisées sont personnalisées, l’étape suivante consiste à décider quels champs vous souhaitez suivre et lesquels de ces champs traçables seront requis pour que les résidents soumettent leurs informations de politique. Après avoir sélectionné les champs souhaités, cliquez sur Tout sauvegarder.

Enfin, vous aurez la possibilité de personnaliser le texte réel des formulaires que vos résidents rempliront afin de soumettre leurs informations de politique ou de vous inscrire à une police. Pour afficher le texte par défaut de chacune des pages d’assurance, cliquez sur Afficher le texte par défaut. Si vous souhaitez remplacer ce texte, entrez votre texte préféré dans la zone de texte. Après avoir apporté des modifications, assurez-vous de cliquer sur Tout sauvegarder.

Collecte de renseignements sur l’assurance auprès des résidents

Une fois que vous avez personnalisé les paramètres d’assurance de votre immeuble, il est temps d’informer vos résidents que vous souhaitez qu’ils soumettent leurs informations de police d’assurance. (Veuillez noter que vous devez activer l’courriel d’enquête sur les immeubles complets dans vos paramètres d’assurance pour ce faire.) Pour envoyer le sondage, cliquez sur l’onglet Autre et sélectionnez Assurance du résident. Ensuite, sélectionnez le tableau de bord d’assurance. Sous « Courriels automatisés à envoyer », vous pourrez voir le nombre de résidents qui ont été automatiquement extraits dans l’courriel d’enquête sur les immeubles. (Lors de la configuration initiale du module, cela devrait correspondre au nombre de résidents avec des adresses courriel valides dans votre propriété.) Cliquez sur Envoyer pour envoyer le sondage.

Une fois que vous avez envoyé le sondage, les résidents recevront le texte de le courriel que vous avez personnalisé dans vos paramètres d’assurance, en leur demandant de soumettre leurs informations de police d’assurance et en leur fournissant un lien via lequel ils peuvent le faire. À tout moment, les résidents pourront également ajouter leurs informations de police d’assurance via l’onglet Modifier le profil de leur portail résident.

La direction peut également ajouter des renseignements sur l’assurance au nom d’un résident. Pour ce faire, tirez vers le haut l’unité dans la recherche rapide. Ensuite, accédez à l’onglet Assurance et cliquez sur le bouton vert Ajouter une assurance. Remplissez les détails d’assurance pertinents, puis cliquez sur Sauvegarder.

Affichage/ recherche/ modification des informations d’assurance

Le tableau de bord d’assurance (Autre -> l’assurance du résident - > tableau de bord d’assurance) affichera un graphique montrant le nombre et le type de courriels d’assurance envoyés à vos résidents. Sous Couverture d’assurance et assureurs, vous pourrez également voir un graphique à secteurs de la couverture d’assurance de vos résidents.

Pour extraire une liste de tous les renseignements sur l’assurance des résidents au dossier de votre propriété, cliquez sur l’onglet Autre et sélectionnez Assurance du résident. Ensuite, cliquez sur l’onglet Rechercher une assurance.

Vous serez amené à une liste de tous les renseignements sur l’assurance des résidents qui se trouvent actuellement dans vos dossiers. Vous pouvez également effectuer une recherche en fonction de critères spécifiques tels que l’unité et le statut.

Pour modifier l’état d’une politique ou modifier l’une des informations, cliquez simplement sur l’entrée en question. Vous pourrez changer le statut d’une politique « soumise » en « Approuvé », par exemple, ce qui signifie que les informations sur les résidents soumises ont été jugées valides par la direction, ou, si les informations sur la politique sont clairement inexactes, vous pouvez décider de changer le statut en « Refusé ».  Veuillez noter que tous les statuts doivent être modifiés manuellement, donc si vous devez noter qu’une stratégie a expiré, vous devrez changer le statut en « Expiré ».

En plus de modifier l’état de la stratégie, vous pouvez également modifier les informations de la page. Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications, veillez à cliquer sur Sauvegarder.

Notez que vous pouvez également accéder à la section via la page Recherche de résidents, en sélectionnant l’onglet Assurance en haut.

Gestion du module d’assurance en envoyant vos courriels en file d’attente

Selon les paramètres d’assurance de votre propriété, vous avez peut-être décidé d’activer les courriels en file d’attente automatisés pour des situations spécifiques. Il est recommandé de choisir un intervalle (peut-être mensuel) pour visiter votre tableau de bord d’assurance et envoyer tous les courriels automatiquement mis en file d’attente. Veuillez noter que vos courriels en file d’attente ne seront JAMAIS envoyés automatiquement; ils ne seront envoyés que lorsque vous cliquez manuellement sur Envoyer.

Pour afficher vos courriels automatisés en file d’attente et les envoyer, cliquez sur l’onglet Autre et sélectionnez Assurance résidente. Ensuite, sélectionnez l’onglet Tableau de bord d’assurance. Dans la section « Courriels automatisés à envoyer », vous pourrez afficher chaque courriel automatisé activé ainsi que le nombre de résidents qui ont été extraits dans cette liste de diffusion. Le courriel d’enquête sur les immeubles attirera tous les résidents qui n’ont pas encore reçu le sondage, soit parce que leur adresse courriel n’était pas valide lorsqu’elle a été envoyée pour la première fois, soit parce qu’ils ont emménagé après l’envoi initial du sondage. Le pré-emménager inclura tous les résidents dont la date d’emménagement future est entrée dans leur profil d’unité BuildingLink, dans les immeubles où les occupations futures sont définies. Le premier avis ciblera les résidents qui n’ont pas répondu au sondage après 30 jours, et le deuxième avis ciblera les résidents qui n’ont pas répondu au sondage après 30 jours supplémentaires. Vous pouvez cliquer sur Aperçu pour afficher une liste des résidents qui se qualifient dans chaque catégorie. Lorsque vous êtes prêt à envoyer, cliquez simplement sur Envoyer.