Seguro de residentes

Cómo habilitar el módulo de Cumplimiento de seguros

Para activar el módulo de Cumplimiento de seguros, por favor, solicite a un usuario de nivel directivo que se comunique con Soporte de BuildingLink.

Cómo establecer los ajustes de seguros

Para determinar los ajustes del módulo de seguros, haga clic en la pestaña Otro y seleccione Seguro del residente. Diríjase a la pestaña Ajustes de Seguros.

En la sección "Requerimientos del seguro", debe establecer si desea que la cobertura sea obligatoria para los residentes. Si establece que la cobertura es obligatoria, aquellos residentes que indiquen que no tienen seguro se agregarán automáticamente a emails programados a futuro donde se les solicitará la información de sus pólizas de seguro. Si establece que la cobertura no es obligatoria, los residentes que respondan que no tienen seguro no se agregarán automáticamente a los emails programados. En esta sección también podrá establecer los requisitos mínimos de cobertura de responsabilidad civil y propiedad personal. Haga clic en Guardar todo.

A continuación, configure las reglas de automatización de emails. Esta sección le permite decidir en qué circunstancias desea que se agregue automáticamente a ciertos residentes a un email programado, así como personalizar el texto de dicho email. Para desactivar un email programado específico, simplemente cambie su estado a "Inactivo”. Para ver o personalizar el texto de cada email, haga clic en el botón Ver. Hecho esto, podrá modificar el texto que aparece en la página. Por favor, no escriba nada en el enlace "haga clic aquí para visitar el portal de seguros" ni modifique los textos entre corchetes, ya que estas secciones son de contenido dinámico. Estos enlaces son específicos para cada residente en su edificio y no hay una opción para que el personal pruebe los enlaces. También puede personalizar el texto de los emails programados desde la pestaña Plantillas de email para pólizas. 

Tenga en cuenta que la sección de emails automatizados "Pre-mudanza" está diseñada específicamente para edificios que han definido ocupaciones a futuro (de acuerdo con nuestra funcionalidad de integración de cuentas). Si su edificio no va a utilizar ocupaciones a futuro, configure el estado de los emails "Pre-mudanza" a inactivo. Cuando termine de personalizar esta sección, haga clic en Guardar todo.

Una vez que haya establecido los requerimientos y los ajustes de automatización de emails, el siguiente paso es decidir qué campos desea monitorear y cuáles de esos campos monitoreados son obligatorios cuando los residentes envíen la información de sus pólizas. Después de seleccionar los campos deseados, haga clic en Guardar todo.

Por último, podrá personalizar el texto de los formularios que los residentes deben llenar para enviar la información de sus pólizas o para contratar una póliza. Para ver el texto predeterminado de cada una de las páginas de seguro, haga clic en Ver texto predeterminado. Si desea sustituir este texto, escriba el texto de su preferencia en el cuadro correspondiente. Después de realizar cualquier modificación, haga clic en Guardar todo.

Cómo recopilar la información de los seguros de los residentes

Una vez que haya personalizado los ajustes de seguros en su propiedad, es hora de notificar a los residentes para que ellos envíen la información de sus pólizas de seguro. (Nota: La función de email Encuesta para todo el edificio, en la sección Ajustes de seguro, debe estar activada para poder hacer esto). Para enviar la encuesta, haga clic en la pestaña Otro y seleccione Seguro del residente. A continuación, seleccione el Panel de control del seguro. En "Emails automáticos a enviar", podrá ver la cantidad de residentes que se han agregado automáticamente al email Encuesta para todo el edificio. (La primera vez que configure este módulo, dicha cantidad debe coincidir con el número de residentes con direcciones de email válidas en su propiedad). Haga clic en Enviar para enviar la encuesta.

Una vez que envíe la encuesta, los residentes recibirán el texto del correo electrónico que usted personalizó en los Ajustes de seguro, solicitándoles que envíen la información de sus pólizas de seguro, junto con un enlace para que puedan hacerlo. De igual forma, los residentes también pueden agregar la información de su póliza de seguro, en cualquier momento, a través de la pestaña Editar perfil del Portal de Residentes.

La administración también puede agregar la información de seguro a nombre de un residente. Para hacerlo, abra el perfil de la unidad desde el campo Búsqueda rápida. Luego, desplácese a la pestaña Seguro y haga clic en el botón verde Agregar Seguro. Llene la información pertinente del seguro y luego haga clic en Guardar.

Cómo ver, buscar y editar la información de los seguros

El Panel de control del seguro (Otro -> Seguro del residente -> Panel de control del seguro) contiene un gráfico que muestra la cantidad y el tipo de emails de seguros enviados a los residentes. En la sección Aseguradoras y cobertura de seguros, también podrá ver un gráfico circular de la cobertura de seguro de los residentes.

Para generar una lista con toda la información de seguros de los residentes registrada en su propiedad, haga clic en la pestaña Otro y seleccione Seguro del residente. Luego, haga clic en la pestaña Buscar Seguros.

Se abrirá una lista con toda la información de los seguros de los residentes registrada al momento. También puede buscar por parámetros específicos como Unidad y Estado.

Para cambiar el estado de una póliza o editar cualquier otra información, simplemente haga clic en el registro en cuestión. Por ejemplo, puede cambiar el estado de una póliza de "Enviada" a "Aprobada", lo que significa que la administración ha determinado que la información enviada por el residente es válida; o, si la información de la póliza es claramente incorrecta, puede cambiar el estado a "Rechazada". Tenga en cuenta que todos los estados deben cambiarse manualmente, por lo que, si necesita registrar que una póliza ha expirado, deberá cambiar su estado a "Expirada”.

Además de cambiar el estado de la póliza, también puede editar cualquier otra información en la página. Cuando haya terminado de hacer cambios, asegúrese de hacer clic en Guardar.

Recuerde que también puede ingresar a esta sección a través de la página de búsqueda de residentes; seleccione la pestaña Seguro en la parte superior.

Cómo mantener el módulo de Seguros mediante el envío de emails automatizados

Dependiendo de los ajustes de seguro en su propiedad, es posible que haya decidido habilitar la función de emails programados automatizados para situaciones específicas. Se recomienda elegir un intervalo (por ejemplo, mensual) para ingresar al Panel de control del seguro y enviar los emails que se hayan programado automáticamente. Tenga en cuenta que los emails programados NUNCA se envían automáticamente; solo se envían cuando usted hace clic manualmente en Enviar. 

Para ver la lista de emails automatizados y enviarlos, haga clic en la pestaña Otro y seleccione Seguro del residente. Luego, seleccione la pestaña Panel de control del seguro. En la sección "Emails automáticos a enviar", podrá ver cada email automatizado habilitado, así como la cantidad de residentes que han sido agregados a cada lista. El email Encuesta del edificio agrupa a los residentes que aún no hayan recibido la encuesta, ya sea porque no tenían una dirección de correo electrónico válida cuando se envió la encuesta por primera vez o porque se mudaron al edificio después de que se envió la encuesta inicial. El email Pre-mudanza agrupa a los residentes que tienen registrada una fecha de mudanza a futuro en su perfil de unidad de BuildingLink, en edificios donde se registran ocupaciones a futuro. El Primer aviso agrupa a los residentes que no hayan respondido a la encuesta del edificio en un plazo de 30 días; el Segundo aviso agrupa a los residentes que no hayan respondido a la encuesta del edificio luego de 30 días más. Puede hacer clic en Vista preliminar para ver la lista de residentes que corresponde a cada categoría. Cuando esté listo para enviar, simplemente haga clic en Enviar.